Taking a Message for Someone
Answering the phone for a friend or colleague who is unavailable and accurately taking a message to relay to them later, much like the friends do for each other in 'Friends'.
Répondre au téléphone à la place d'un ami ou d'un collègue indisponible et noter précisément un message pour le lui transmettre plus tard, tout comme les amis le font les uns pour les autres dans la série 'Friends'.
Situations
Choisissez parmi 5 conversations à pratiquer
Initial Call Reception & Identification
You answer the phone for an unavailable colleague/friend, identify yourself, and politely inform the caller that the person they wish to speak with is not available.
Vous répondez au téléphone pour un collègue/ami indisponible, vous vous identifiez et informez poliment l'appelant que la personne qu'il souhaite joindre n'est pas disponible.
Offering to Take a Message
After informing the caller of the person's unavailability, you proactively offer to take a message on their behalf, asking if there's anything you can help with or convey.
Après avoir informé l'appelant de l'indisponibilité de la personne, vous proposez proactivement de prendre un message en son nom, en demandant s'il y a quelque chose avec quoi vous pouvez aider ou que vous pouvez transmettre.
Gathering Key Information
The caller provides the message, and you actively listen and note down essential details such as the caller's name, contact number, the purpose of the call, and any urgent actions required.
L'appelant fournit le message, et vous écoutez activement et notez les détails essentiels tels que le nom de l'appelant, le numéro de contact, l'objet de l'appel et toute action urgente requise.
Clarifying & Confirming Details
You repeat back the message to the caller to ensure accuracy, asking clarifying questions if anything is unclear or to confirm specific details like spellings or numbers.
Vous répétez le message à l'appelant pour en assurer l'exactitude, en posant des questions de clarification si quelque chose n'est pas clair ou pour confirmer des détails spécifiques comme les orthographes ou les numéros.
Concluding the Call & Relaying Plans
You politely thank the caller, assure them the message will be delivered, and indicate when the person they called will likely receive it or be able to return the call.
Vous remerciez poliment l'appelant, les assurez que le message sera transmis et indiquez quand la personne qu'ils ont appelée est susceptible de le recevoir ou de pouvoir rappeler.