Gathering Key Information
The caller provides the message, and you actively listen and note down essential details such as the caller's name, contact number, the purpose of the call, and any urgent actions required.
L'appelant fournit le message, et vous écoutez activement et notez les détails essentiels tels que le nom de l'appelant, le numéro de contact, l'objet de l'appel et toute action urgente requise.
Dialogue
Écoutez et suivez la conversation
Vocabulaire
Mots et phrases essentiels du dialogue
available
Means someone is free to talk or can be reached right now. Use it when asking if a person is ready for a call, like 'Is he available?'
Signifie que quelqu'un est libre pour parler ou peut être contacté immédiatement. Utilisez-le quand vous demandez si une personne est prête pour un appel, comme 'Est-il disponible ?'
out of the office
An idiom meaning someone is not at work or their desk at the moment, often because they are away or in a meeting. It's polite for professional settings.
Une expression idiomatique signifiant que quelqu'un n'est pas au travail ou à son bureau en ce moment, souvent parce qu'il est absent ou en réunion. C'est poli dans les contextes professionnels.
rescheduled
Means to change the time or date of an event, like a meeting, to a new one. Useful for business or planning talks.
Signifie changer l'heure ou la date d'un événement, comme une réunion, pour une nouvelle. Utile pour les discussions d'affaires ou de planification.
urgent
Describes something that needs quick attention or action because it's important. Say it to show priority, like 'It's urgent, please call back soon.'
Décrit quelque chose qui nécessite une attention ou une action rapide car c'est important. Dites-le pour montrer la priorité, comme 'C'est urgent, veuillez rappeler bientôt.'
call back
A phrasal verb meaning to return a phone call later. Common in phone conversations when someone can't talk right away.
Un verbe phrasal signifiant de rappeler plus tard. Courant dans les conversations téléphoniques quand quelqu'un ne peut pas parler tout de suite.
you're welcome
A polite response to 'thank you.' It's a standard way to acknowledge help or thanks in English conversations.
Une réponse polie à 'merci'. C'est une façon standard d'accuser réception d'une aide ou d'un remerciement dans les conversations en anglais.
Phrases Clés
Phrases importantes à retenir et à pratiquer
How can I help you?
This is a polite opening question when answering the phone in a professional setting. It shows you're ready to assist and invites the caller to explain their needs. Use it at the start of calls.
Ceci est une question d'ouverture polie lors de la réponse au téléphone dans un cadre professionnel. Elle montre que vous êtes prêt à aider et invite l'appelant à expliquer ses besoins. Utilisez-la au début des appels.
I'm afraid Peter is out of the office right now.
A gentle way to say someone is unavailable. 'I'm afraid' softens bad news politely. Useful for informing callers without being direct or rude.
Une façon douce de dire que quelqu'un est indisponible. 'I'm afraid' adoucit les mauvaises nouvelles poliment. Utile pour informer les appelants sans être direct ou grossier.
Can I take a message for him?
Offers to record information for the absent person. This sentence uses 'can I' for polite requests and is essential in message-taking scenarios to keep the conversation going.
Propose d'enregistrer des informations pour la personne absente. Cette phrase utilise 'can I' pour des demandes polies et est essentielle dans les scénarios de prise de messages pour maintenir la conversation.
Could you tell him that our meeting has been rescheduled?
A polite request using 'could you' for formality. It relays important details like changes in plans. Great for business English to ask someone to pass on information.
Une demande polie utilisant 'could you' pour la formalité. Elle transmet des détails importants comme les changements de plans. Idéal pour l'anglais des affaires pour demander à quelqu'un de transmettre des informations.
Is there anything else?
Checks if the caller has more to say before ending. It's a useful closing question in service situations to ensure you've covered all points and shows good listening skills.
Vérifie si l'interlocuteur a plus à dire avant de terminer. C'est une question de clôture utile dans les situations de service pour s'assurer que tous les points ont été couverts et démontre de bonnes compétences d'écoute.
So, Peter needs to call you back urgently at 555-0123. Is that correct?
This repeats key details for confirmation, using 'so' to summarize and 'is that correct?' to verify accuracy. Important for avoiding mistakes when taking messages; practice paraphrasing for clarity.
Cela répète les détails clés pour confirmation, en utilisant « so » pour résumer et « is that correct ? » pour vérifier l'exactitude. Important pour éviter les erreurs lors de la prise de messages ; pratiquez la reformulation pour plus de clarté.
You're welcome. I'll make sure he gets the message as soon as he's back.
Responds to thanks and reassures the caller. 'You're welcome' is idiomatic politeness, and the promise builds trust. Use at the end of helpful phone interactions.
Répond aux remerciements et rassure l'appelant. 'De rien' est une politesse idiomatique, et la promesse renforce la confiance. Utilisez-le à la fin d'interactions téléphoniques utiles.