Taking a Message for Someone
Answering the phone for a friend or colleague who is unavailable and accurately taking a message to relay to them later, much like the friends do for each other in 'Friends'.
Für einen nicht verfügbaren Freund oder Kollegen ans Telefon gehen und eine Nachricht genau aufnehmen, um sie später weiterzuleiten, genau wie die Freunde es in 'Friends' füreinander tun.
Situationen
Wählen Sie aus 5 Gesprächs zum Üben
Initial Call Reception & Identification
You answer the phone for an unavailable colleague/friend, identify yourself, and politely inform the caller that the person they wish to speak with is not available.
Sie nehmen den Anruf für einen nicht verfügbaren Kollegen/Freund entgegen, stellen sich vor und teilen dem Anrufer höflich mit, dass die Person, mit der er sprechen möchte, nicht verfügbar ist.
Offering to Take a Message
After informing the caller of the person's unavailability, you proactively offer to take a message on their behalf, asking if there's anything you can help with or convey.
Nachdem Sie den Anrufer über die Unverfügbarkeit der Person informiert haben, bieten Sie proaktiv an, eine Nachricht für diese aufzunehmen, und fragen, ob es etwas gibt, bei dem Sie helfen oder das Sie weiterleiten können.
Gathering Key Information
The caller provides the message, and you actively listen and note down essential details such as the caller's name, contact number, the purpose of the call, and any urgent actions required.
Der Anrufer gibt die Nachricht weiter, und Sie hören aktiv zu und notieren sich wesentliche Details wie den Namen des Anrufers, die Kontaktnummer, den Zweck des Anrufs und alle erforderlichen dringenden Maßnahmen.
Clarifying & Confirming Details
You repeat back the message to the caller to ensure accuracy, asking clarifying questions if anything is unclear or to confirm specific details like spellings or numbers.
Sie wiederholen die Nachricht dem Anrufer, um die Genauigkeit zu gewährleisten, und stellen Klärungsfragen, falls etwas unklar ist oder um spezifische Details wie Schreibweisen oder Zahlen zu bestätigen.
Concluding the Call & Relaying Plans
You politely thank the caller, assure them the message will be delivered, and indicate when the person they called will likely receive it or be able to return the call.
Sie bedanken sich höflich beim Anrufer, versichern ihnen, dass die Nachricht weitergeleitet wird, und geben an, wann die angerufene Person sie wahrscheinlich erhalten wird oder zurückrufen kann.