Initial Call Reception & Identification
You answer the phone for an unavailable colleague/friend, identify yourself, and politely inform the caller that the person they wish to speak with is not available.
Vous répondez au téléphone pour un collègue/ami indisponible, vous vous identifiez et informez poliment l'appelant que la personne qu'il souhaite joindre n'est pas disponible.
Dialogue
Écoutez et suivez la conversation
Vocabulaire
Mots et phrases essentiels du dialogue
department
A division or section of a company or organization, like 'Marketing Department' for the team handling sales and promotions.
Une division ou une section d'une entreprise ou d'une organisation, comme le 'Département Marketing' pour l'équipe qui gère les ventes et les promotions.
speaking
Used when answering the phone to introduce yourself, as in '[Name] speaking' to say 'This is [Name] talking'.
Utilisé pour se présenter en répondant au téléphone, comme dans '[Nom] speaking' pour dire 'C'est [Nom] qui parle'.
unfortunately
An adverb to express regret or bad news politely, like 'Unfortunately, he's not here' meaning 'Sadly, that's the case'.
Un adverbe pour exprimer le regret ou une mauvaise nouvelle poliment, comme 'Malheureusement, il n'est pas là', signifiant 'Hélas, c'est le cas'.
stepped out
A polite way to say someone has left their desk or office temporarily, often for a short time.
Une façon polie de dire que quelqu'un a quitté temporairement son bureau ou son poste, souvent pour un court moment.
meeting
A formal gathering where people discuss business or work matters, common in offices.
Une réunion formelle où les gens discutent des affaires ou des questions de travail, courante dans les bureaux.
desk
The table or workstation in an office where someone sits to do their job, like a computer area.
La table ou poste de travail dans un bureau où quelqu'un s'assoit pour faire son travail, comme une zone d'ordinateur.
around
Used with times to mean 'approximately' or 'about', like 'around 2 PM' for not exactly 2:00.
Utilisé avec les heures pour signifier 'approximativement' ou 'vers', comme 'autour de 14 h' pour pas exactement 14:00.
take a message
To receive a caller's information and note it down to pass on later when the person returns.
Recevoir les informations de l'appelant et les noter pour les transmettre plus tard lorsque la personne rentre.
Phrases Clés
Phrases importantes à retenir et à pratiquer
Hello, Marketing Department, Sarah speaking. How can I help you?
This is a standard professional phone greeting: Start with 'Hello', state the department, say your name with 'speaking', and offer help with 'How can I help you?'. Use it when answering work calls to sound polite and helpful.
Ceci est une salutation téléphonique professionnelle standard : Commencez par 'Hello', indiquez le département, donnez votre nom avec 'speaking', et proposez de l'aide avec 'How can I help you ?'. Utilisez-la pour répondre aux appels professionnels afin de paraître poli et serviable.
Hi Sarah, this is John from Sales. Is Michael in?
Introduce yourself with 'This is [Name] from [Department]' and ask if someone is available using 'Is [Name] in?', which means 'Is [Name] at their desk or available?'. Useful for calling colleagues.
Présentez-vous avec 'This is [Name] from [Department]' et demandez si quelqu'un est disponible en utilisant 'Is [Name] in?', ce qui signifie '[Name] est-il à son bureau ou disponible ?'. Utile pour appeler des collègues.
Oh, hi John. Unfortunately, Michael just stepped out for a meeting. He's not at his desk right now.
Greet back, use 'unfortunately' for bad news, explain absence with 'stepped out for a meeting' (past tense for recent action), and clarify with 'not at his desk'. This politely informs the caller why the person isn't available.
Saluez en retour, utilisez 'malheureusement' pour les mauvaises nouvelles, expliquez l'absence avec 'vient de sortir pour une réunion' (passé composé pour action récente) et clarifiez avec 'n'est pas à son bureau'. Cela informe poliment l'appelant pourquoi la personne n'est pas disponible.
I see. Do you know when he'll be back?
'I see' acknowledges understanding, then ask about return time with 'Do you know when he'll be back?' using future 'will' contraction. It's a natural follow-up question in conversations when someone is unavailable.
'I see' reconnaît la compréhension, puis demande le moment du retour avec 'Do you know when he'll be back ?', en utilisant la contraction du futur 'will'. C'est une question de suivi naturelle dans les conversations quand quelqu'un est indisponible.
He said he'd be back around 2 PM. Can I take a message for him?
Report what was said using reported speech 'he said he'd be back' (past tense for future plan), 'around' for approximate time, and offer help with 'Can I take a message?'. This shows good service by offering to relay info.
Rapportez ce qui a été dit en utilisant le discours indirect 'he said he'd be back' (passé pour plan futur), 'around' pour temps approximatif, et offrez de l'aide avec 'Can I take a message?'. Cela montre un bon service en offrant de transmettre l'information.