Initial Call Reception & Identification
You answer the phone for an unavailable colleague/friend, identify yourself, and politely inform the caller that the person they wish to speak with is not available.
Sie nehmen den Anruf für einen nicht verfügbaren Kollegen/Freund entgegen, stellen sich vor und teilen dem Anrufer höflich mit, dass die Person, mit der er sprechen möchte, nicht verfügbar ist.
Dialog
Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch
Wortschatz
Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog
department
A division or section of a company or organization, like 'Marketing Department' for the team handling sales and promotions.
Eine Abteilung oder Sektion eines Unternehmens oder einer Organisation, wie z. B. die 'Marketing-Abteilung' für das Team, das für Verkäufe und Promotionen zuständig ist.
speaking
Used when answering the phone to introduce yourself, as in '[Name] speaking' to say 'This is [Name] talking'.
Wird verwendet, wenn man ans Telefon geht, um sich vorzustellen, z. B. '[Name] speaking', um zu sagen 'Hier spricht [Name]'.
unfortunately
An adverb to express regret or bad news politely, like 'Unfortunately, he's not here' meaning 'Sadly, that's the case'.
Ein Adverb, um Bedauern oder schlechte Nachrichten höflich auszudrücken, wie 'Leider ist er nicht hier', was 'Traurigerweise ist das der Fall' bedeutet.
stepped out
A polite way to say someone has left their desk or office temporarily, often for a short time.
Eine höfliche Art zu sagen, dass jemand vorübergehend seinen Schreibtisch oder sein Büro verlassen hat, oft für kurze Zeit.
meeting
A formal gathering where people discuss business or work matters, common in offices.
Eine formelle Versammlung, bei der Menschen Geschäfts- oder Arbeitsangelegenheiten besprechen, üblich in Büros.
desk
The table or workstation in an office where someone sits to do their job, like a computer area.
Der Tisch oder Arbeitsplatz in einem Büro, an dem jemand sitzt, um seine Arbeit zu erledigen, wie ein Computerbereich.
around
Used with times to mean 'approximately' or 'about', like 'around 2 PM' for not exactly 2:00.
Wird mit Uhrzeiten verwendet, um 'etwa' oder 'ca.' zu bedeuten, wie 'ungefähr 14 Uhr' für nicht genau 14:00.
take a message
To receive a caller's information and note it down to pass on later when the person returns.
Die Informationen des Anrufers aufnehmen und notieren, um sie später weiterzugeben, wenn die Person zurückkehrt.
Schlüsselsätze
Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben
Hello, Marketing Department, Sarah speaking. How can I help you?
This is a standard professional phone greeting: Start with 'Hello', state the department, say your name with 'speaking', and offer help with 'How can I help you?'. Use it when answering work calls to sound polite and helpful.
Dies ist eine standardmäßige professionelle Telefonbegrüßung: Beginnen Sie mit 'Hello', nennen Sie die Abteilung, sagen Sie Ihren Namen mit 'speaking' und bieten Sie Hilfe mit 'How can I help you?' an. Verwenden Sie sie beim Annehmen von Anrufen im Büro, um höflich und hilfsbereit zu wirken.
Hi Sarah, this is John from Sales. Is Michael in?
Introduce yourself with 'This is [Name] from [Department]' and ask if someone is available using 'Is [Name] in?', which means 'Is [Name] at their desk or available?'. Useful for calling colleagues.
Stellen Sie sich mit 'This is [Name] from [Department]' vor und fragen Sie, ob jemand verfügbar ist, mit 'Is [Name] in?', was '[Name] ist am Schreibtisch oder verfügbar?' bedeutet. Nützlich zum Anrufen von Kollegen.
Oh, hi John. Unfortunately, Michael just stepped out for a meeting. He's not at his desk right now.
Greet back, use 'unfortunately' for bad news, explain absence with 'stepped out for a meeting' (past tense for recent action), and clarify with 'not at his desk'. This politely informs the caller why the person isn't available.
Begrüße zurück, verwende 'leider' für schlechte Nachrichten, erkläre die Abwesenheit mit 'gerade zu einem Meeting rausgegangen' (Präteritum für kürzliche Handlung) und kläre mit 'nicht an seinem Schreibtisch'. Das informiert den Anrufer höflich darüber, warum die Person nicht verfügbar ist.
I see. Do you know when he'll be back?
'I see' acknowledges understanding, then ask about return time with 'Do you know when he'll be back?' using future 'will' contraction. It's a natural follow-up question in conversations when someone is unavailable.
'I see' zeigt Verständnis an, dann fragen Sie nach der Rückkehrzeit mit 'Do you know when he'll be back?', unter Verwendung der Kontraktion des Futurs 'will'. Es ist eine natürliche Folgefrage in Gesprächen, wenn jemand nicht verfügbar ist.
He said he'd be back around 2 PM. Can I take a message for him?
Report what was said using reported speech 'he said he'd be back' (past tense for future plan), 'around' for approximate time, and offer help with 'Can I take a message?'. This shows good service by offering to relay info.
Berichte, was gesagt wurde, unter Verwendung der indirekten Rede 'he said he'd be back' (Vergangenheit für zukünftigen Plan), 'around' für ungefähre Zeit, und biete Hilfe an mit 'Can I take a message?'. Dies zeigt guten Service, indem es anbietet, Informationen weiterzuleiten.