Complaint About Reoccurring Issue
A customer calls the service center because the repaired appliance is malfunctioning again, shortly after the initial repair, requiring a new service request or follow-up under warranty.
Un client appelle le centre de service car l'appareil réparé présente à nouveau un dysfonctionnement, peu de temps après la réparation initiale, ce qui nécessite une nouvelle demande de service ou un suivi sous garantie.
Dialogue
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Vocabulaire
Mots et phrases essentiels du dialogue
refrigerator
A large appliance used to keep food cold. In this dialogue, it's the item that's broken and needs repair. You can say 'My refrigerator isn't working' when calling for service.
Un grand appareil utilisé pour garder la nourriture au froid. Dans ce dialogue, c'est l'objet cassé qui a besoin d'être réparé. Vous pouvez dire 'Mon réfrigérateur ne fonctionne pas' quand vous appelez pour un service.
acting up
An informal phrase meaning something is not working properly or malfunctioning. It's useful in casual complaints, like 'My computer is acting up again.'
Une expression informelle signifiant que quelque chose ne fonctionne pas correctement ou fait des caprices. Utile dans les plaintes informelles, comme 'Mon ordinateur fait encore des siennes.'
service request number
A unique code or ID given when you first request help or repair. Providing this helps the service rep find your information quickly, like in customer service calls.
Un code ou ID unique donné lorsque vous demandez pour la première fois de l'aide ou une réparation. Fournir cela aide le représentant du service à trouver vos informations rapidement, comme lors des appels au service client.
warranty
A guarantee from the company that covers repairs for a certain time if something goes wrong. It's important in complaints: 'Is this covered under warranty?' to avoid extra costs.
Une garantie de l'entreprise qui couvre les réparations pendant un certain temps si quelque chose se passe mal. C'est important dans les plaintes : 'Est-ce couvert par la garantie ?' pour éviter des coûts supplémentaires.
reoccurring
Happening again, especially a problem that returns after being fixed. Use it like 'This is a reoccurring issue with my phone' when following up on repairs.
Qui se produit à nouveau, en particulier un problème qui revient après avoir été résolu. Utilisez-le comme 'C'est un problème récurrent avec mon téléphone' lors du suivi des réparations.
technician
A skilled worker who fixes appliances or machines. In service calls, you might ask 'When will the technician arrive?' to know about the repair visit.
Un travailleur qualifié qui répare les appareils ou les machines. Lors d'appels de service, vous pourriez demander 'Quand le technicien arrivera-t-il ?' pour connaître la visite de réparation.
frustration
A feeling of annoyance or anger when things don't go well. Service reps often say 'I understand your frustration' to show empathy in complaints.
Un sentiment d'agacement ou de colère quand les choses ne se passent pas bien. Les représentants du service à la clientèle disent souvent « Je comprends votre frustration » pour montrer de l'empathie dans les plaintes.
schedule
To arrange a time for something, like an appointment. In this context, 'I've scheduled a visit' means booking the repair time. Useful for making plans: 'Can you schedule it for tomorrow?'
Arranger un moment pour quelque chose, comme un rendez-vous. Dans ce contexte, 'I've scheduled a visit' signifie réserver le temps de réparation. Utile pour organiser des plans : 'Pouvez-vous le programmer pour demain ?'
Phrases Clés
Phrases importantes à retenir et à pratiquer
Hi, I'm calling because the refrigerator you guys repaired last week is acting up again.
This is a polite way to start a complaint call, explaining the problem clearly. It's useful for service situations; note 'you guys' is informal for 'your company.' Use it when reporting issues to connect past and current problems.
Ceci est une manière polie de commencer un appel de plainte, en expliquant clairement le problème. C'est utile dans les situations de service ; notez que 'you guys' est informel pour 'votre entreprise'. Utilisez-le lors du signalement de problèmes pour relier les problèmes passés et actuels.
I'm sorry to hear that. Could you please provide your service request number or your address so I can pull up your records?
A standard response in customer service to show empathy and request details. 'Pull up' means to access on a computer. This sentence teaches polite questioning; use it when helping customers verify information.
Une réponse standard en service client pour montrer de l'empathie et demander des détails. 'Pull up' signifie accéder sur un ordinateur. Cette phrase enseigne comment poser des questions poliment ; utilisez-la lorsque vous aidez les clients à vérifier des informations.
Certainly. The service request number was 20230515-FRIDGE. My address is 123 Maple Street.
This shows how to provide information clearly and politely. 'Certainly' means 'of course.' It's practical for giving details in calls; remember to include specific numbers or addresses to speed up service.
Cela montre comment fournir des informations de manière claire et polie. 'Certainement' signifie 'bien sûr'. C'est pratique pour donner des détails lors d'appels ; n'oubliez pas d'inclure des numéros ou adresses spécifiques pour accélérer le service.
Can you describe what's happening now?
A simple question to get more details about the problem. It's useful in troubleshooting; the present continuous 'what's happening' focuses on the current situation. Use it to encourage the customer to explain issues.
Une question simple pour obtenir plus de détails sur le problème. Elle est utile dans le dépannage ; le présent continu 'what's happening' se concentre sur la situation actuelle. Utilisez-la pour encourager le client à expliquer les problèmes.
I understand your frustration. Since it's a reoccurring issue within a week of the original repair, this will be covered under our warranty.
This empathizes with the customer and explains policy. 'Since' introduces a reason; it's key for handling complaints under guarantees. Useful when assuring no extra cost: practice for service roles.
Cela manifeste de l'empathie envers le client et explique la politique. 'Since' introduit une raison ; c'est essentiel pour gérer les plaintes sous garantie. Utile lors de l'assurance sans coût supplémentaire : pratique pour les rôles de service.
That's good to hear. When's the earliest someone can come?
A positive response followed by a question about timing. 'That's good to hear' shows relief; contractions like 'when's' make it natural. Use this to confirm and ask for quick service in follow-ups.
Une réponse positive suivie d'une question sur le timing. 'That's good to hear' montre un soulagement ; les contractions comme 'when's' le rendent naturel. Utilisez cela pour confirmer et demander un service rapide dans les suivis.
Let me check. It looks like we have an opening tomorrow afternoon between 1 PM and 5 PM. Would that work for you?
This offers availability politely. 'Let me check' buys time; 'would that work' seeks agreement. It's a common pattern for scheduling; useful for appointments, noting time ranges for flexibility.
Cela propose une disponibilité poliment. 'Laissez-moi vérifier' gagne du temps ; 'cela vous conviendrait-il' cherche l'accord. C'est un schéma courant pour la planification ; utile pour les rendez-vous, en notant les plages horaires pour la flexibilité.
Alright. I've scheduled a new service visit for you for tomorrow, May 22nd, between 1 PM and 5 PM. Is there anything else I can assist you with today?
Confirms the booking and offers more help, ending the call professionally. Past perfect 'I've scheduled' shows completion; it's a standard close. Use it to wrap up service calls and ensure customer satisfaction.
Confirme la réservation et propose plus d'aide, en terminant l'appel professionnellement. Le plus-que-parfait 'I've scheduled' montre l'achèvement ; c'est une clôture standard. Utilisez-le pour conclure les appels de service et assurer la satisfaction du client.