Scheduling Routine Maintenance

Planification de la maintenance de routine

A facility manager or team leader coordinates with the maintenance team to schedule a time slot for routine, preventive maintenance on essential machinery or systems, discussing availability and potential downtime.

Un gestionnaire d'installations ou un chef d'équipe coordonne avec l'équipe de maintenance pour programmer un créneau horaire dédié à la maintenance de routine et préventive des machines ou systèmes essentiels, en discutant de la disponibilité et du temps d'arrêt potentiel.

Dialogue

Écoutez et suivez la conversation

John (Male)

Hi Emma, I wanted to touch base about scheduling the routine maintenance for the hydraulic press in Workshop 3. What's your team's availability looking like next week?

Salut Emma, je voulais faire un point sur la planification de la maintenance de routine pour la presse hydraulique dans l’Atelier 3. Quelle est la disponibilité de ton équipe la semaine prochaine ?

Emma (Female)

Good morning, John. Let me check the calendar. We've got a couple of slots open. We could do Tuesday morning from 9 AM to 1 PM, or Thursday afternoon, 1 PM to 5 PM. How long do you anticipate the downtime will be?

Bonjour, John. Laissez-moi vérifier le calendrier. Nous avons quelques créneaux disponibles. Nous pourrions faire mardi matin de 9 h à 13 h, ou jeudi après-midi de 13 h à 17 h. Combien de temps anticipez-vous que la période d'arrêt durera ?

John (Male)

For routine maintenance, I'd estimate about 3 to 4 hours. We need to service the filters, check pressure levels, and lubricate moving parts. The main concern is minimizing disruption to our production schedule.

Pour la maintenance de routine, j'estime environ 3 à 4 heures. Nous devons entretenir les filtres, vérifier les niveaux de pression et lubrifier les pièces mobiles. La principale préoccupation est de minimiser les perturbations de notre planning de production.

Emma (Female)

Right, understood. If it's 3-4 hours, either of those slots should work well within our maintenance window. Thursday afternoon might be slightly better for us as we have a larger team available then.

D'accord, compris. Si cela prend 3-4 heures, l'un ou l'autre de ces créneaux devrait bien s'inscrire dans notre fenêtre de maintenance. Le jeudi après-midi pourrait être légèrement mieux pour nous, car nous avons une équipe plus importante disponible à ce moment-là.

John (Male)

Thursday afternoon sounds good. Let's aim for that. So, starting at 1 PM on Thursday. Can you confirm your team will have everything they need for that specific piece of equipment?

L'après-midi de jeudi me semble bien. Visons cela. Donc, à partir de 13 h jeudi. Pouvez-vous confirmer que votre équipe aura tout ce dont elle a besoin pour cet équipement spécifique ?

Emma (Female)

Yes, absolutely. We'll have the necessary tools, replacement filters, and lubricants. I'll also assign our most experienced technician to it. I'll send over a formal confirmation email shortly.

Oui, absolument. Nous aurons les outils nécessaires, les filtres de rechange et les lubrifiants. Je vais également assigner notre technicien le plus expérimenté à cela. Je vous enverrai un e-mail de confirmation formel sous peu.

John (Male)

Perfect. Thanks for being so accommodating, Emma. I'll make sure the production team is aware of the planned downtime for Thursday afternoon and adjusts their schedule accordingly.

Parfait. Merci d’être si accommodante, Emma. Je veillerai à ce que l’équipe de production soit informée de l’arrêt planifié pour l’après-midi de jeudi et qu’elle ajuste son planning en conséquence.

Emma (Female)

No problem, John. Glad we could find a suitable time. We'll ensure the maintenance is completed efficiently to get the press back online as soon as possible. Have a good one!

Pas de problème, John. Ravi que nous ayons pu trouver un moment convenable. Nous veillerons à ce que la maintenance soit achevée efficacement pour remettre la presse en ligne le plus rapidement possible. Bonne journée !

Vocabulaire

Mots et phrases essentiels du dialogue

touch base

An informal phrase meaning to briefly discuss or check in on something with someone, often used in business to start a conversation about a topic.

Une expression informelle signifiant discuter brièvement ou vérifier quelque chose avec quelqu'un, souvent utilisée en affaires pour entamer une conversation sur un sujet.

availability

The state of being free or available for something, like time slots for meetings or work; commonly used when scheduling appointments.

L'état d'être libre ou disponible pour quelque chose, comme des créneaux horaires pour des réunions ou du travail ; couramment utilisé lors de la planification de rendez-vous.

slots

Short for time slots, meaning specific periods of time reserved for activities; useful in planning schedules like maintenance or appointments.

Abréviation de time slots, signifiant des périodes spécifiques de temps réservées pour des activités ; utile pour planifier des horaires comme la maintenance ou les rendez-vous.

downtime

The period when a machine or system is not working, often due to maintenance; important in technical contexts to discuss impacts on operations.

La période pendant laquelle une machine ou un système ne fonctionne pas, souvent en raison de la maintenance ; important dans les contextes techniques pour discuter des impacts sur les opérations.

anticipate

To expect or predict something will happen; used here to estimate time needed for a task, helpful for planning in professional settings.

S'attendre ou prédire qu'une chose se produira ; utilisé ici pour estimer le temps nécessaire pour une tâche, utile pour la planification dans des contextes professionnels.

lubricate

To apply oil or grease to machine parts to reduce friction; a technical term common in maintenance discussions for equipment care.

Appliquer de l'huile ou de la graisse sur les pièces de machine pour réduire la friction ; un terme technique courant dans les discussions de maintenance pour l'entretien des équipements.

disruption

An interruption that affects normal operations; often used with 'minimizing' to talk about reducing negative impacts in work or production.

Une interruption qui affecte les opérations normales ; souvent utilisé avec 'minimiser' pour parler de la réduction des impacts négatifs dans le travail ou la production.

accommodating

Willing to help or adjust to others' needs; a polite way to thank someone for being flexible in business interactions.

Volontaire pour aider ou s'adapter aux besoins des autres ; une façon polie de remercier quelqu'un d'être flexible dans les interactions commerciales.

Phrases Clés

Phrases importantes à retenir et à pratiquer

I wanted to touch base about scheduling the routine maintenance.

This is a polite way to start a conversation about planning; 'touch base' is idiomatic for checking in, useful for professional emails or calls when arranging tasks.

C'est une façon polie de commencer une conversation sur la planification ; 'touch base' est une expression idiomatique pour prendre contact, utile pour les e-mails ou appels professionnels lors de l'organisation de tâches.

What's your team's availability looking like next week?

A natural question for inquiring about schedules; uses present continuous 'looking like' for informal future plans, ideal for coordinating with teams.

Une question naturelle pour s'informer des emplois du temps ; utilise le présent continu 'looking like' pour des plans futurs informels, idéal pour coordonner avec des équipes.

How long do you anticipate the downtime will be?

Asks for an estimate of time; 'anticipate' adds a formal tone, and the structure 'how long...will be' is common for predicting durations in planning.

Demande une estimation de temps ; 'anticipate' ajoute un ton formel, et la structure 'how long...will be' est courante pour prédire des durées dans la planification.

We need to service the filters, check pressure levels, and lubricate moving parts.

Lists tasks using parallel structure with 'and' for clarity; demonstrates how to describe procedures in technical support, helpful for explaining work steps.

Liste les tâches en utilisant une structure parallèle avec 'and' pour plus de clarté ; démontre comment décrire les procédures dans le support technique, utile pour expliquer les étapes de travail.

The main concern is minimizing disruption to our production schedule.

Expresses a key worry using 'minimizing' (gerund) as the object; useful for business talks to highlight priorities like reducing interruptions.

Exprime une préoccupation clé en utilisant 'minimizing' (gérondif) comme objet ; utile pour les discussions d'affaires afin de mettre en évidence les priorités comme la réduction des interruptions.

Thursday afternoon sounds good. Let's aim for that.

Agrees to a plan casually; 'sounds good' is informal approval, and 'let's aim for' suggests targeting a goal, common in scheduling confirmations.

Accepte un plan de manière décontractée ; 'sounds good' est une approbation informelle, et 'let's aim for' suggère de viser un objectif, courant dans les confirmations de planification.

I'll send over a formal confirmation email shortly.

Promises follow-up action; 'send over' is phrasal for transferring info, and 'shortly' means soon, useful for professional commitments.

Promet une action de suivi ; 'send over' est une expression phrasale pour transférer des informations, et 'shortly' signifie bientôt, utile pour les engagements professionnels.

Thanks for being so accommodating.

A polite thank-you for flexibility; 'being so' emphasizes the quality, great for ending conversations positively in collaborative settings.

Un merci poli pour la flexibilité ; 'être si' met l'accent sur la qualité, parfait pour terminer les conversations positivement dans des contextes collaboratifs.