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Maintenance & Technical Support

Scheduling Routine Maintenance

Programación de Mantenimiento de Rutina

A facility manager or team leader coordinates with the maintenance team to schedule a time slot for routine, preventive maintenance on essential machinery or systems, discussing availability and potential downtime.

Un gerente de instalaciones o líder de equipo coordina con el equipo de mantenimiento para programar un horario para el mantenimiento rutinario y preventivo en maquinaria o sistemas esenciales, discutiendo la disponibilidad y el tiempo de inactividad potencial.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

1
John (Male)
Hi Emma, I wanted to touch base about scheduling the routine maintenance for the hydraulic press in Workshop 3. What's your team's availability looking like next week?
Hola Emma, quería ponerme en contacto sobre la programación del mantenimiento rutinario de la prensa hidráulica en el Taller 3. ¿Cómo pinta la disponibilidad de tu equipo la próxima semana?
2
Emma (Female)
Good morning, John. Let me check the calendar. We've got a couple of slots open. We could do Tuesday morning from 9 AM to 1 PM, or Thursday afternoon, 1 PM to 5 PM. How long do you anticipate the downtime will be?
Buenos días, John. Déjame revisar el calendario. Tenemos un par de espacios abiertos. Podríamos hacerlo el martes por la mañana de 9 a. m. a 1 p. m., o el jueves por la tarde, de 1 p. m. a 5 p. m. ¿Cuánto tiempo anticipas que durará el tiempo de inactividad?
3
John (Male)
For routine maintenance, I'd estimate about 3 to 4 hours. We need to service the filters, check pressure levels, and lubricate moving parts. The main concern is minimizing disruption to our production schedule.
Para el mantenimiento rutinario, estimo unas 3 a 4 horas. Necesitamos dar servicio a los filtros, verificar los niveles de presión y lubricar las partes móviles. La principal preocupación es minimizar las interrupciones en nuestro horario de producción.
4
Emma (Female)
Right, understood. If it's 3-4 hours, either of those slots should work well within our maintenance window. Thursday afternoon might be slightly better for us as we have a larger team available then.
Bien, entendido. Si son 3-4 horas, cualquiera de esos espacios debería funcionar bien dentro de nuestra ventana de mantenimiento. La tarde del jueves podría ser ligeramente mejor para nosotros, ya que tenemos un equipo más grande disponible entonces.
5
John (Male)
Thursday afternoon sounds good. Let's aim for that. So, starting at 1 PM on Thursday. Can you confirm your team will have everything they need for that specific piece of equipment?
La tarde del jueves suena bien. Apuntemos a eso. Entonces, empezando a la 1 PM del jueves. ¿Puedes confirmar que tu equipo tendrá todo lo que necesita para esa pieza de equipo específica?
6
Emma (Female)
Yes, absolutely. We'll have the necessary tools, replacement filters, and lubricants. I'll also assign our most experienced technician to it. I'll send over a formal confirmation email shortly.
Sí, absolutamente. Tendremos las herramientas necesarias, filtros de repuesto y lubricantes. También asignaré a nuestro técnico más experimentado a ello. Le enviaré un correo electrónico de confirmación formal en breve.
7
John (Male)
Perfect. Thanks for being so accommodating, Emma. I'll make sure the production team is aware of the planned downtime for Thursday afternoon and adjusts their schedule accordingly.
Perfecto. Gracias por ser tan comprensiva, Emma. Me aseguraré de que el equipo de producción esté al tanto del tiempo de inactividad planificado para la tarde del jueves y ajuste su horario en consecuencia.
8
Emma (Female)
No problem, John. Glad we could find a suitable time. We'll ensure the maintenance is completed efficiently to get the press back online as soon as possible. Have a good one!
No hay problema, John. Me alegra que hayamos podido encontrar un momento adecuado. Nos aseguraremos de que el mantenimiento se complete de manera eficiente para poner la prensa de nuevo en línea lo antes posible. ¡Que tengas un buen día!

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

touch base

An informal phrase meaning to briefly discuss or check in on something with someone, often used in business to start a conversation about a topic.

Una frase informal que significa discutir brevemente o verificar algo con alguien, a menudo usada en los negocios para iniciar una conversación sobre un tema.

availability

The state of being free or available for something, like time slots for meetings or work; commonly used when scheduling appointments.

El estado de estar libre o disponible para algo, como franjas horarias para reuniones o trabajo; comúnmente usado al programar citas.

slots

Short for time slots, meaning specific periods of time reserved for activities; useful in planning schedules like maintenance or appointments.

Abreviatura de time slots, que significa períodos específicos de tiempo reservados para actividades; útil en la planificación de horarios como mantenimiento o citas.

downtime

The period when a machine or system is not working, often due to maintenance; important in technical contexts to discuss impacts on operations.

El período en que una máquina o un sistema no funciona, a menudo debido al mantenimiento; importante en contextos técnicos para discutir impactos en las operaciones.

anticipate

To expect or predict something will happen; used here to estimate time needed for a task, helpful for planning in professional settings.

Esperar o predecir que algo suceda; usado aquí para estimar el tiempo necesario para una tarea, útil para la planificación en entornos profesionales.

lubricate

To apply oil or grease to machine parts to reduce friction; a technical term common in maintenance discussions for equipment care.

Aplicar aceite o grasa a las partes de la máquina para reducir la fricción; un término técnico común en discusiones de mantenimiento para el cuidado de equipos.

disruption

An interruption that affects normal operations; often used with 'minimizing' to talk about reducing negative impacts in work or production.

Una interrupción que afecta las operaciones normales; a menudo se usa con 'minimizando' para hablar de la reducción de impactos negativos en el trabajo o la producción.

accommodating

Willing to help or adjust to others' needs; a polite way to thank someone for being flexible in business interactions.

Dispuesto a ayudar o adaptarse a las necesidades de los demás; una forma educada de agradecer a alguien por ser flexible en interacciones comerciales.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

I wanted to touch base about scheduling the routine maintenance.

This is a polite way to start a conversation about planning; 'touch base' is idiomatic for checking in, useful for professional emails or calls when arranging tasks.

Esta es una forma educada de iniciar una conversación sobre planificación; 'touch base' es una expresión idiomática para ponerse al día, útil en correos electrónicos o llamadas profesionales al organizar tareas.

What's your team's availability looking like next week?

A natural question for inquiring about schedules; uses present continuous 'looking like' for informal future plans, ideal for coordinating with teams.

Una pregunta natural para indagar sobre horarios; usa el presente continuo 'looking like' para planes futuros informales, ideal para coordinar con equipos.

How long do you anticipate the downtime will be?

Asks for an estimate of time; 'anticipate' adds a formal tone, and the structure 'how long...will be' is common for predicting durations in planning.

Pide una estimación de tiempo; 'anticipate' añade un tono formal, y la estructura 'how long...will be' es común para predecir duraciones en la planificación.

We need to service the filters, check pressure levels, and lubricate moving parts.

Lists tasks using parallel structure with 'and' for clarity; demonstrates how to describe procedures in technical support, helpful for explaining work steps.

Lista tareas usando estructura paralela con 'and' para claridad; demuestra cómo describir procedimientos en soporte técnico, útil para explicar pasos de trabajo.

The main concern is minimizing disruption to our production schedule.

Expresses a key worry using 'minimizing' (gerund) as the object; useful for business talks to highlight priorities like reducing interruptions.

Expresa una preocupación clave usando 'minimizing' (gerundio) como objeto; útil para charlas de negocios para resaltar prioridades como reducir interrupciones.

Thursday afternoon sounds good. Let's aim for that.

Agrees to a plan casually; 'sounds good' is informal approval, and 'let's aim for' suggests targeting a goal, common in scheduling confirmations.

Está de acuerdo con un plan de manera casual; 'sounds good' es una aprobación informal, y 'let's aim for' sugiere apuntar a un objetivo, común en confirmaciones de programación.

I'll send over a formal confirmation email shortly.

Promises follow-up action; 'send over' is phrasal for transferring info, and 'shortly' means soon, useful for professional commitments.

Promete acción de seguimiento; 'send over' es una expresión para transferir información, y 'shortly' significa pronto, útil para compromisos profesionales.

Thanks for being so accommodating.

A polite thank-you for flexibility; 'being so' emphasizes the quality, great for ending conversations positively in collaborative settings.

Un agradecimiento educado por la flexibilidad; 'ser tan' enfatiza la calidad, ideal para terminar conversaciones de manera positiva en entornos colaborativos.