Cancelling with Short Notice
The customer needs to cancel a reservation very close to the booking time (e.g., within a few hours), apologizing for the late notice and hoping to avoid a cancellation fee.
Le client doit annuler une réservation très peu de temps avant l'heure prévue (par exemple, dans les heures précédant), en s'excusant pour le préavis tardif et en espérant éviter les frais d'annulation.
Dialogue
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Vocabulaire
Mots et phrases essentiels du dialogue
reservation
A booking or arrangement to use a service, like a table at a restaurant, at a specific time.
Une réservation ou un arrangement pour utiliser un service, comme une table dans un restaurant, à un moment précis.
cancel
To stop or end a planned event or booking, often because of a change in plans.
Pour arrêter ou mettre fin à un événement ou une réservation prévue, souvent en raison d'un changement de plans.
short notice
A very small amount of time given before making a change, like canceling close to the event time.
Une très petite quantité de temps accordée avant d'effectuer un changement, comme annuler juste avant l'heure de l'événement.
unexpected
Something that happens suddenly and was not planned or anticipated.
Quelque chose qui arrive soudainement et qui n'était ni planifié ni anticipé.
apologize
To express regret or say sorry for doing something wrong or causing trouble.
Exprimer du regret ou dire pardon pour avoir fait quelque chose de mal ou causé des ennuis.
inconvenience
A situation that causes trouble or difficulty to someone else.
Une situation qui cause des ennuis ou des difficultés à quelqu'un d'autre.
cancellation fee
A charge or penalty paid when you cancel a booking, especially if done late.
Une charge ou une pénalité payée lorsque vous annulez une réservation, surtout si cela est fait tardivement.
waive
To choose not to apply a rule or fee, often as a kindness in special situations.
Choisir de ne pas appliquer une règle ou un frais, souvent par gentillesse dans des situations particulières.
Phrases Clés
Phrases importantes à retenir et à pratiquer
I'm so sorry to call so last minute, but something unexpected has come up.
This sentence politely explains a late cancellation due to an emergency. 'Has come up' is an idiom meaning 'has happened suddenly.' Use it when apologizing for short-notice changes to show politeness.
Cette phrase explique poliment une annulation tardive due à une urgence. 'Has come up' est une expression idiomatique signifiant 's'est produit soudainement'. Utilisez-la pour vous excuser de changements à court préavis afin de montrer de la politesse.
We're going to have to cancel our reservation.
A direct but polite way to state the need to cancel. 'Have to' expresses necessity. This is useful in service situations to clearly communicate your request without being rude.
Une façon directe mais polie d'exprimer le besoin d'annuler. 'Have to' exprime la nécessité. Cela est utile dans les situations de service pour communiquer clairement votre demande sans être impoli.
I truly apologize for any inconvenience this might cause.
This shows sincere regret for potential trouble. 'Truly apologize' adds emphasis to sincerity. Use it after making a request that affects others, like cancellations, to maintain good relations.
Cela exprime un regret sincère pour les ennuis potentiels. 'Truly apologize' ajoute une emphase sur la sincérité. Utilisez-le après une demande qui affecte les autres, comme des annulations, pour maintenir de bonnes relations.
Is there any way to avoid a cancellation fee in this situation?
A polite question asking for an exception. 'Is there any way' softens the request. This is practical for negotiating fees in bookings, helping you sound respectful while seeking help.
Une question polie demandant une exception. 'Y a-t-il un moyen' adoucit la demande. Cela est pratique pour négocier des frais lors de réservations, vous aidant à sonner respectueux tout en cherchant de l'aide.
Let me check for you, given the circumstances.
This offers to investigate a problem politely. 'Given the circumstances' means 'considering the situation.' Use it in customer service to buy time and show empathy.
Cela propose d'enquêter sur un problème poliment. 'Compte tenu des circonstances' signifie 'en tenant compte de la situation'. Utilisez-le dans le service client pour gagner du temps et montrer de l'empathie.
We can waive the cancellation fee this time.
This informs someone that a fee is not required. 'Waive' means to forgive it. It's useful for service staff to respond positively, making the customer feel valued.
Cela informe quelqu'un qu'aucun frais n'est requis. 'Waive' signifie le pardonner. C'est utile pour le personnel de service de répondre positivement, en faisant se sentir valorisé le client.
Thank you so much for your understanding and for waiving the fee.
Expresses deep gratitude for help. 'So much' intensifies thanks. Use this after receiving good service to end interactions positively and build rapport.
Exprime une profonde gratitude pour l'aide. 'So much' intensifie les remerciements. Utilisez cela après avoir reçu un bon service pour terminer les interactions positivement et construire du rapport.