Cancelling with Short Notice
The customer needs to cancel a reservation very close to the booking time (e.g., within a few hours), apologizing for the late notice and hoping to avoid a cancellation fee.
O cliente precisa cancelar uma reserva muito próxima do horário de reserva (por exemplo, em poucas horas), pedindo desculpas pelo aviso tardio e esperando evitar uma taxa de cancelamento.
Diálogo
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Vocabulário
Palavras e frases essenciais do diálogo
reservation
A booking or arrangement to use a service, like a table at a restaurant, at a specific time.
Uma reserva ou acordo para usar um serviço, como uma mesa em um restaurante, em um horário específico.
cancel
To stop or end a planned event or booking, often because of a change in plans.
Para parar ou encerrar um evento ou reserva planejada, frequentemente devido a uma mudança de planos.
short notice
A very small amount of time given before making a change, like canceling close to the event time.
Uma quantidade muito pequena de tempo dada antes de fazer uma mudança, como cancelar perto do horário do evento.
unexpected
Something that happens suddenly and was not planned or anticipated.
Algo que acontece de repente e não foi planejado ou antecipado.
apologize
To express regret or say sorry for doing something wrong or causing trouble.
Expressar arrependimento ou dizer desculpa por fazer algo errado ou causar problemas.
inconvenience
A situation that causes trouble or difficulty to someone else.
Uma situação que causa problemas ou dificuldades a outra pessoa.
cancellation fee
A charge or penalty paid when you cancel a booking, especially if done late.
Uma taxa ou penalidade paga ao cancelar uma reserva, especialmente se feita em cima da hora.
waive
To choose not to apply a rule or fee, often as a kindness in special situations.
Escolher não aplicar uma regra ou taxa, muitas vezes como uma gentileza em situações especiais.
Frases Chave
Frases importantes para lembrar e praticar
I'm so sorry to call so last minute, but something unexpected has come up.
This sentence politely explains a late cancellation due to an emergency. 'Has come up' is an idiom meaning 'has happened suddenly.' Use it when apologizing for short-notice changes to show politeness.
Esta frase explica educadamente um cancelamento tardio devido a uma emergência. 'Has come up' é uma expressão idiomática que significa 'aconteceu de repente'. Use-a ao se desculpar por mudanças de aviso curto para demonstrar cortesia.
We're going to have to cancel our reservation.
A direct but polite way to state the need to cancel. 'Have to' expresses necessity. This is useful in service situations to clearly communicate your request without being rude.
Uma forma direta, mas educada, de expressar a necessidade de cancelar. 'Have to' expressa a necessidade. Isso é útil em situações de serviço para comunicar claramente seu pedido sem ser rude.
I truly apologize for any inconvenience this might cause.
This shows sincere regret for potential trouble. 'Truly apologize' adds emphasis to sincerity. Use it after making a request that affects others, like cancellations, to maintain good relations.
Isso demonstra um arrependimento sincero por possíveis problemas. 'Truly apologize' adiciona ênfase à sinceridade. Use-o após fazer um pedido que afeta os outros, como cancelamentos, para manter boas relações.
Is there any way to avoid a cancellation fee in this situation?
A polite question asking for an exception. 'Is there any way' softens the request. This is practical for negotiating fees in bookings, helping you sound respectful while seeking help.
Uma pergunta educada pedindo uma exceção. 'Há alguma maneira' suaviza o pedido. Isso é prático para negociar taxas em reservas, ajudando você a soar respeitoso enquanto busca ajuda.
Let me check for you, given the circumstances.
This offers to investigate a problem politely. 'Given the circumstances' means 'considering the situation.' Use it in customer service to buy time and show empathy.
Isso oferece investigar um problema de forma educada. 'Dadas as circunstâncias' significa 'considerando a situação'. Use em atendimento ao cliente para ganhar tempo e mostrar empatia.
We can waive the cancellation fee this time.
This informs someone that a fee is not required. 'Waive' means to forgive it. It's useful for service staff to respond positively, making the customer feel valued.
Isso informa a alguém que uma taxa não é necessária. 'Waive' significa perdoá-la. É útil para o pessoal de serviço responder positivamente, fazendo o cliente se sentir valorizado.
Thank you so much for your understanding and for waiving the fee.
Expresses deep gratitude for help. 'So much' intensifies thanks. Use this after receiving good service to end interactions positively and build rapport.
Expressa profunda gratidão pela ajuda. 'So much' intensifica os agradecimentos. Use isso após receber um bom serviço para encerrar interações de forma positiva e construir rapport.