Cancelling with Short Notice
The customer needs to cancel a reservation very close to the booking time (e.g., within a few hours), apologizing for the late notice and hoping to avoid a cancellation fee.
El cliente necesita cancelar una reserva muy cerca del horario de reserva (por ejemplo, en unas pocas horas), disculpándose por el aviso tardío y esperando evitar una tarifa de cancelación.
Dialogue
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Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
reservation
A booking or arrangement to use a service, like a table at a restaurant, at a specific time.
Una reserva o arreglo para usar un servicio, como una mesa en un restaurante, en un momento específico.
cancel
To stop or end a planned event or booking, often because of a change in plans.
Para detener o finalizar un evento o reserva planeada, a menudo debido a un cambio de planes.
short notice
A very small amount of time given before making a change, like canceling close to the event time.
Una cantidad muy pequeña de tiempo dada antes de hacer un cambio, como cancelar cerca de la hora del evento.
unexpected
Something that happens suddenly and was not planned or anticipated.
Algo que sucede de repente y no fue planeado ni anticipado.
apologize
To express regret or say sorry for doing something wrong or causing trouble.
Expresar arrepentimiento o decir lo siento por hacer algo malo o causar problemas.
inconvenience
A situation that causes trouble or difficulty to someone else.
Una situación que causa problemas o dificultades a otra persona.
cancellation fee
A charge or penalty paid when you cancel a booking, especially if done late.
Un cargo o penalización pagada cuando cancelas una reserva, especialmente si se hace tarde.
waive
To choose not to apply a rule or fee, often as a kindness in special situations.
Elegir no aplicar una regla o tarifa, a menudo como un acto de bondad en situaciones especiales.
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
I'm so sorry to call so last minute, but something unexpected has come up.
This sentence politely explains a late cancellation due to an emergency. 'Has come up' is an idiom meaning 'has happened suddenly.' Use it when apologizing for short-notice changes to show politeness.
Esta oración explica cortésmente una cancelación tardía debido a una emergencia. 'Has come up' es un modismo que significa 'ha sucedido de repente'. Úsalo cuando te disculpes por cambios con aviso corto para mostrar cortesía.
We're going to have to cancel our reservation.
A direct but polite way to state the need to cancel. 'Have to' expresses necessity. This is useful in service situations to clearly communicate your request without being rude.
Una forma directa pero educada de expresar la necesidad de cancelar. 'Have to' expresa necesidad. Esto es útil en situaciones de servicio para comunicar claramente tu solicitud sin ser grosero.
I truly apologize for any inconvenience this might cause.
This shows sincere regret for potential trouble. 'Truly apologize' adds emphasis to sincerity. Use it after making a request that affects others, like cancellations, to maintain good relations.
Esto muestra un arrepentimiento sincero por posibles problemas. 'Truly apologize' añade énfasis a la sinceridad. Úsalo después de hacer una solicitud que afecta a otros, como cancelaciones, para mantener buenas relaciones.
Is there any way to avoid a cancellation fee in this situation?
A polite question asking for an exception. 'Is there any way' softens the request. This is practical for negotiating fees in bookings, helping you sound respectful while seeking help.
Una pregunta educada pidiendo una excepción. '¿Hay alguna manera' suaviza la solicitud. Esto es práctico para negociar tarifas en reservas, ayudándote a sonar respetuoso mientras buscas ayuda.
Let me check for you, given the circumstances.
This offers to investigate a problem politely. 'Given the circumstances' means 'considering the situation.' Use it in customer service to buy time and show empathy.
Esto ofrece investigar un problema de manera educada. 'Dadas las circunstancias' significa 'considerando la situación'. Úsalo en el servicio al cliente para ganar tiempo y mostrar empatía.
We can waive the cancellation fee this time.
This informs someone that a fee is not required. 'Waive' means to forgive it. It's useful for service staff to respond positively, making the customer feel valued.
Esto informa a alguien que no se requiere una tarifa. 'Waive' significa perdonarla. Es útil para el personal de servicio responder positivamente, haciendo que el cliente se sienta valorado.
Thank you so much for your understanding and for waiving the fee.
Expresses deep gratitude for help. 'So much' intensifies thanks. Use this after receiving good service to end interactions positively and build rapport.
Expresa profunda gratitud por la ayuda. 'So much' intensifica los agradecimientos. Úsalo después de recibir un buen servicio para terminar las interacciones de manera positiva y construir rapport.