Gathering Key Information
The caller provides the message, and you actively listen and note down essential details such as the caller's name, contact number, the purpose of the call, and any urgent actions required.
El llamante proporciona el mensaje, y usted escucha activamente y anota los detalles esenciales como el nombre del llamante, el número de contacto, el propósito de la llamada y cualquier acción urgente requerida.
Dialogue
Listen and follow along with the conversation
Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
available
Means someone is free to talk or can be reached right now. Use it when asking if a person is ready for a call, like 'Is he available?'
Significa que alguien está libre para hablar o puede ser contactado ahora mismo. Úsalo cuando preguntes si una persona está lista para una llamada, como '¿Está él disponible?'
out of the office
An idiom meaning someone is not at work or their desk at the moment, often because they are away or in a meeting. It's polite for professional settings.
Una expresión idiomática que significa que alguien no está en el trabajo o en su escritorio en este momento, a menudo porque está ausente o en una reunión. Es educado en entornos profesionales.
rescheduled
Means to change the time or date of an event, like a meeting, to a new one. Useful for business or planning talks.
Significa cambiar la hora o la fecha de un evento, como una reunión, por una nueva. Útil para charlas de negocios o planificación.
urgent
Describes something that needs quick attention or action because it's important. Say it to show priority, like 'It's urgent, please call back soon.'
Describe algo que necesita atención o acción rápida porque es importante. Di eso para mostrar prioridad, como 'Es urgente, por favor llama pronto.'
call back
A phrasal verb meaning to return a phone call later. Common in phone conversations when someone can't talk right away.
Un verbo frasal que significa devolver una llamada más tarde. Común en conversaciones telefónicas cuando alguien no puede hablar de inmediato.
you're welcome
A polite response to 'thank you.' It's a standard way to acknowledge help or thanks in English conversations.
Una respuesta educada a 'gracias'. Es una forma estándar de reconocer ayuda o agradecimientos en conversaciones en inglés.
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
How can I help you?
This is a polite opening question when answering the phone in a professional setting. It shows you're ready to assist and invites the caller to explain their needs. Use it at the start of calls.
Esta es una pregunta de apertura educada al contestar el teléfono en un entorno profesional. Muestra que estás listo para ayudar e invita al llamante a explicar sus necesidades. Úsala al inicio de las llamadas.
I'm afraid Peter is out of the office right now.
A gentle way to say someone is unavailable. 'I'm afraid' softens bad news politely. Useful for informing callers without being direct or rude.
Una forma suave de decir que alguien no está disponible. 'I'm afraid' suaviza las malas noticias con cortesía. Útil para informar a los llamantes sin ser directo o grosero.
Can I take a message for him?
Offers to record information for the absent person. This sentence uses 'can I' for polite requests and is essential in message-taking scenarios to keep the conversation going.
Ofrece registrar información para la persona ausente. Esta oración usa 'can I' para solicitudes educadas y es esencial en escenarios de toma de mensajes para mantener la conversación en marcha.
Could you tell him that our meeting has been rescheduled?
A polite request using 'could you' for formality. It relays important details like changes in plans. Great for business English to ask someone to pass on information.
Una solicitud educada usando 'could you' para formalidad. Transmite detalles importantes como cambios en los planes. Genial para el inglés de negocios para pedir a alguien que pase información.
Is there anything else?
Checks if the caller has more to say before ending. It's a useful closing question in service situations to ensure you've covered all points and shows good listening skills.
Comprueba si el interlocutor tiene más que decir antes de terminar. Es una pregunta de cierre útil en situaciones de servicio para asegurar que se han cubierto todos los puntos y demuestra buenas habilidades de escucha.
So, Peter needs to call you back urgently at 555-0123. Is that correct?
This repeats key details for confirmation, using 'so' to summarize and 'is that correct?' to verify accuracy. Important for avoiding mistakes when taking messages; practice paraphrasing for clarity.
Esto repite los detalles clave para confirmación, usando 'so' para resumir y 'is that correct?' para verificar la precisión. Importante para evitar errores al tomar mensajes; practica parafraseando para mayor claridad.
You're welcome. I'll make sure he gets the message as soon as he's back.
Responds to thanks and reassures the caller. 'You're welcome' is idiomatic politeness, and the promise builds trust. Use at the end of helpful phone interactions.
Responde a los agradecimientos y tranquiliza al llamante. 'De nada' es una cortesía idiomática, y la promesa genera confianza. Úsalo al final de interacciones telefónicas útiles.