Initial Call Reception & Identification
You answer the phone for an unavailable colleague/friend, identify yourself, and politely inform the caller that the person they wish to speak with is not available.
Contestás el teléfono por un colega/amigo no disponible, te identificás y le informás cortésmente al llamante que la persona con quien desea hablar no está disponible.
Dialogue
Listen and follow along with the conversation
Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
department
A division or section of a company or organization, like 'Marketing Department' for the team handling sales and promotions.
Una división o sección de una empresa u organización, como el 'Departamento de Marketing' para el equipo que maneja las ventas y promociones.
speaking
Used when answering the phone to introduce yourself, as in '[Name] speaking' to say 'This is [Name] talking'.
Se usa al contestar el teléfono para presentarse, como en '[Nombre] speaking' para decir 'Este es [Nombre] hablando'.
unfortunately
An adverb to express regret or bad news politely, like 'Unfortunately, he's not here' meaning 'Sadly, that's the case'.
Un adverbio para expresar arrepentimiento o malas noticias cortésmente, como 'Desafortunadamente, no está aquí', que significa 'Lamentablemente, ese es el caso'.
stepped out
A polite way to say someone has left their desk or office temporarily, often for a short time.
Una forma educada de decir que alguien ha dejado temporalmente su escritorio o oficina, a menudo por un corto tiempo.
meeting
A formal gathering where people discuss business or work matters, common in offices.
Una reunión formal donde las personas discuten asuntos de negocios o trabajo, común en las oficinas.
desk
The table or workstation in an office where someone sits to do their job, like a computer area.
La mesa o estación de trabajo en una oficina donde alguien se sienta para hacer su trabajo, como un área de computadora.
around
Used with times to mean 'approximately' or 'about', like 'around 2 PM' for not exactly 2:00.
Usado con las horas para significar 'aproximadamente' o 'cerca de', como 'alrededor de las 2 PM' para no exactamente las 2:00.
take a message
To receive a caller's information and note it down to pass on later when the person returns.
Recibir la información del llamante y anotarla para pasarla más tarde cuando la persona regrese.
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
Hello, Marketing Department, Sarah speaking. How can I help you?
This is a standard professional phone greeting: Start with 'Hello', state the department, say your name with 'speaking', and offer help with 'How can I help you?'. Use it when answering work calls to sound polite and helpful.
Esta es una saludo estándar profesional por teléfono: Comience con 'Hello', indique el departamento, diga su nombre con 'speaking' y ofrezca ayuda con 'How can I help you?'. Úselo al contestar llamadas de trabajo para sonar educado y servicial.
Hi Sarah, this is John from Sales. Is Michael in?
Introduce yourself with 'This is [Name] from [Department]' and ask if someone is available using 'Is [Name] in?', which means 'Is [Name] at their desk or available?'. Useful for calling colleagues.
Preséntate con 'This is [Name] from [Department]' y pregunta si alguien está disponible usando 'Is [Name] in?', que significa '[Name] ¿está en su escritorio o disponible?'. Útil para llamar a colegas.
Oh, hi John. Unfortunately, Michael just stepped out for a meeting. He's not at his desk right now.
Greet back, use 'unfortunately' for bad news, explain absence with 'stepped out for a meeting' (past tense for recent action), and clarify with 'not at his desk'. This politely informs the caller why the person isn't available.
Saluda de vuelta, usa 'desafortunadamente' para malas noticias, explica la ausencia con 'acabó de salir para una reunión' (pretérito para acción reciente) y aclara con 'no está en su escritorio'. Esto informa cortésmente al llamante por qué la persona no está disponible.
I see. Do you know when he'll be back?
'I see' acknowledges understanding, then ask about return time with 'Do you know when he'll be back?' using future 'will' contraction. It's a natural follow-up question in conversations when someone is unavailable.
'I see' reconoce la comprensión, luego pregunta por el tiempo de regreso con 'Do you know when he'll be back?', usando la contracción del futuro 'will'. Es una pregunta de seguimiento natural en conversaciones cuando alguien no está disponible.
He said he'd be back around 2 PM. Can I take a message for him?
Report what was said using reported speech 'he said he'd be back' (past tense for future plan), 'around' for approximate time, and offer help with 'Can I take a message?'. This shows good service by offering to relay info.
Reporta lo dicho usando discurso indirecto 'he said he'd be back' (pasado para plan futuro), 'around' para tiempo aproximado, y ofrece ayuda con 'Can I take a message?'. Esto muestra buen servicio al ofrecer transmitir la información.