Inquiring About Missing/Delayed Mail
A customer is following up on a mail item or package that has not arrived, providing tracking information (if available) and seeking assistance to locate it or file a claim.
Un client fait un suivi sur un envoi postal ou un colis qui n'est pas arrivé, en fournissant des informations de suivi (si disponibles) et en sollicitant une assistance pour le localiser ou déposer une réclamation.
Dialogue
Écoutez et suivez la conversation
Vocabulaire
Mots et phrases essentiels du dialogue
tracking number
A unique code given to a package or mail item that allows you to follow its location and status during shipping. Use it when inquiring about deliveries.
Un code unique attribué à un colis ou un envoi postal qui vous permet de suivre son emplacement et son statut pendant l'expédition. Utilisez-le lors de l'enquête sur les livraisons.
concerned
Feeling worried or anxious about something. In conversations, say 'I'm concerned' to express mild worry about a situation like a delayed package.
Se sentir inquiet ou anxieux à propos de quelque chose. Dans les conversations, dites « Je suis préoccupé » pour exprimer une légère inquiétude concernant une situation comme un colis en retard.
sorting facility
A building or center where mail and packages are organized and sent to the correct destinations. It's part of the postal system process.
Un bâtiment ou un centre où le courrier et les colis sont organisés et envoyés aux destinations correctes. C'est une partie du processus du système postal.
scans
The process of using a barcode scanner to update the location of a package in the tracking system. No scans mean no recent updates.
Le processus d'utilisation d'un scanner de codes-barres pour mettre à jour l'emplacement d'un colis dans le système de suivi. Pas de scans signifie pas de mises à jour récentes.
delayed
When something arrives later than expected. Common in shipping; you can say 'It's delayed' to describe late mail or packages.
Quand quelque chose arrive plus tard que prévu. Courant dans l'expédition ; on peut dire « C'est retardé » pour décrire du courrier ou des colis en retard.
backlog
A large number of items waiting to be processed, causing delays. Used in services like post offices to explain why things take longer.
Un grand nombre d'éléments en attente de traitement, causant des retards. Utilisé dans des services comme les bureaux de poste pour expliquer pourquoi les choses prennent plus de temps.
inquiry
An official request for information or investigation. In postal contexts, start an 'inquiry' for missing items to get help.
Une demande officielle d'informations ou d'enquête. Dans les contextes postaux, commencez une «enquête» pour les articles manquants afin d'obtenir de l'aide.
missing mail report
A formal document filed with the post office to report lost mail and start an investigation. Necessary when packages don't arrive.
Un document formel déposé auprès de la poste pour signaler un courrier perdu et lancer une enquête. Nécessaire lorsque les colis n'arrivent pas.
estimated value
An approximate worth of the contents in a package. Provide this when filing claims for lost items to determine compensation.
Une valeur approximative du contenu d'un colis. Fournissez cela lors du dépôt de réclamations pour des articles perdus afin de déterminer la compensation.
case number
A unique identifier for a reported issue or investigation. Keep it for reference when following up on postal complaints.
Un identifiant unique pour un problème signalé ou une enquête. Conservez-le pour référence lors du suivi des plaintes postales.
Phrases Clés
Phrases importantes à retenir et à pratiquer
I'm starting to get a bit concerned.
This sentence expresses mild worry politely. Use it when something like a package is late. 'Starting to get' shows the feeling is developing, useful for natural conversations.
Cette phrase exprime une légère inquiétude de manière polie. Utilisez-la quand quelque chose comme un colis est en retard. 'Starting to get' montre que le sentiment se développe, utile pour des conversations naturelles.
Can you please provide me with the tracking number so I can look into it for you?
A polite request for information, using 'can you please' for courtesy and 'so I can' to explain the purpose. Great for customer service to ask for details needed to help.
Une demande polie d'informations, utilisant 'can you please' pour la courtoisie et 'so I can' pour expliquer le but. Idéal pour le service client pour demander les détails nécessaires à l'aide.
It was sent roughly three weeks ago, international standard shipping.
Describes when and how something was mailed. 'Roughly' means approximately; useful for giving details in inquiries. 'International standard shipping' specifies the type of service.
Décrit quand et comment quelque chose a été envoyé par la poste. 'Roughly' signifie approximativement ; utile pour fournir des détails dans les demandes. 'International standard shipping' spécifie le type de service.
The last update for this package was that it departed the sorting facility ten days ago.
Reports status from a system. 'Last update' refers to the most recent information; 'departed' means left. Use in explanations to inform about progress or lack thereof.
Rapporte le statut d'un système. 'Last update' fait référence à l'information la plus récente ; 'departed' signifie parti. Utilisez dans les explications pour informer sur les progrès ou leur absence.
What does that usually mean? Is it lost, or just severely delayed?
Asks for clarification on a situation. 'Usually mean' seeks common explanations; alternatives like 'lost or delayed' show options. Helpful when confused about delays in services.
Demande une clarification sur une situation. 'Signifie habituellement' cherche des explications courantes ; alternatives comme 'perdu ou retardé' montrent des options. Utile quand on est confus sur les retards dans les services.
It could be delayed due to customs, or simply a backlog.
Offers possible reasons for a problem. 'Could be' shows uncertainty; 'due to' explains cause. Use to reassure while listing potential issues in customer support.
Offre des raisons possibles pour un problème. 'Could be' montre l'incertitude ; 'due to' explique la cause. Utilisez-le pour rassurer tout en listant les problèmes potentiels dans le support client.
We'll need to submit a missing mail report.
Suggests the next action formally. 'We'll need to' indicates requirement; useful for guiding customers through processes like filing complaints.
Suggère la prochaine action de manière formelle. 'Nous devrons' indique une exigence ; utile pour guider les clients à travers des processus comme le dépôt de plaintes.
Once the report is filed, it can take up to 15 business days for us to investigate and get back to you.
Explains timeline and process. 'Up to' means maximum; 'business days' excludes weekends. Important for setting expectations in official interactions.
Explique le calendrier et le processus. 'Up to' signifie maximum ; 'jours ouvrables' exclut les week-ends. Important pour fixer les attentes dans les interactions officielles.
We'll do our best.
A common phrase assuring effort. Short and positive; use it to end conversations politely when promising to help with issues like lost mail.
Une phrase courante qui rassure sur l'effort. Courte et positive ; utilisez-la pour terminer poliment les conversations lorsque vous promettez d'aider avec des problèmes comme un courrier perdu.
Is there anything else I can assist you with today?
Standard closing question in service calls. 'Assist you with' means help; adds 'today' for politeness. Use to check if more help is needed before ending.
Question de clôture standard dans les appels de service. 'Assist you with' signifie aider ; ajoute 'today' pour la politesse. Utilisez-la pour vérifier si plus d'aide est nécessaire avant de terminer.