Inquiring About Missing/Delayed Mail
A customer is following up on a mail item or package that has not arrived, providing tracking information (if available) and seeking assistance to locate it or file a claim.
Un cliente está haciendo seguimiento de un artículo postal o paquete que no ha llegado, proporcionando información de seguimiento (si está disponible) y buscando asistencia para localizarlo o presentar un reclamo.
Dialogue
Listen and follow along with the conversation
Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
tracking number
A unique code given to a package or mail item that allows you to follow its location and status during shipping. Use it when inquiring about deliveries.
Un código único asignado a un paquete o artículo postal que le permite seguir su ubicación y estado durante el envío. Úselo al consultar sobre entregas.
concerned
Feeling worried or anxious about something. In conversations, say 'I'm concerned' to express mild worry about a situation like a delayed package.
Sentirse preocupado o ansioso por algo. En conversaciones, di « Estoy preocupado » para expresar una ligera preocupación por una situación como un paquete retrasado.
sorting facility
A building or center where mail and packages are organized and sent to the correct destinations. It's part of the postal system process.
Un edificio o centro donde el correo y los paquetes se organizan y envían a los destinos correctos. Es parte del proceso del sistema postal.
scans
The process of using a barcode scanner to update the location of a package in the tracking system. No scans mean no recent updates.
El proceso de usar un escáner de códigos de barras para actualizar la ubicación de un paquete en el sistema de seguimiento. No hay escaneos significa no hay actualizaciones recientes.
delayed
When something arrives later than expected. Common in shipping; you can say 'It's delayed' to describe late mail or packages.
Cuando algo llega más tarde de lo esperado. Común en el envío; puedes decir « Está retrasado » para describir correo o paquetes tardíos.
backlog
A large number of items waiting to be processed, causing delays. Used in services like post offices to explain why things take longer.
Un gran número de elementos esperando a ser procesados, causando retrasos. Usado en servicios como oficinas de correos para explicar por qué las cosas toman más tiempo.
inquiry
An official request for information or investigation. In postal contexts, start an 'inquiry' for missing items to get help.
Una solicitud oficial de información o investigación. En contextos postales, inicie una «consulta» para artículos perdidos para obtener ayuda.
missing mail report
A formal document filed with the post office to report lost mail and start an investigation. Necessary when packages don't arrive.
Un documento formal presentado en la oficina de correos para reportar correo perdido e iniciar una investigación. Necesario cuando los paquetes no llegan.
estimated value
An approximate worth of the contents in a package. Provide this when filing claims for lost items to determine compensation.
Un valor aproximado del contenido en un paquete. Proporcione esto al presentar reclamos por artículos perdidos para determinar la compensación.
case number
A unique identifier for a reported issue or investigation. Keep it for reference when following up on postal complaints.
Un identificador único para un problema reportado o una investigación. Guárdelo para referencia al seguir con las quejas postales.
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
I'm starting to get a bit concerned.
This sentence expresses mild worry politely. Use it when something like a package is late. 'Starting to get' shows the feeling is developing, useful for natural conversations.
Esta oración expresa una preocupación leve de manera educada. Úsala cuando algo como un paquete se retrase. 'Starting to get' muestra que el sentimiento se está desarrollando, útil para conversaciones naturales.
Can you please provide me with the tracking number so I can look into it for you?
A polite request for information, using 'can you please' for courtesy and 'so I can' to explain the purpose. Great for customer service to ask for details needed to help.
Una solicitud educada de información, usando 'can you please' por cortesía y 'so I can' para explicar el propósito. Genial para el servicio al cliente al pedir detalles necesarios para ayudar.
It was sent roughly three weeks ago, international standard shipping.
Describes when and how something was mailed. 'Roughly' means approximately; useful for giving details in inquiries. 'International standard shipping' specifies the type of service.
Describe cuándo y cómo se envió algo por correo. 'Roughly' significa aproximadamente; útil para dar detalles en consultas. 'International standard shipping' especifica el tipo de servicio.
The last update for this package was that it departed the sorting facility ten days ago.
Reports status from a system. 'Last update' refers to the most recent information; 'departed' means left. Use in explanations to inform about progress or lack thereof.
Reporta el estado de un sistema. 'Last update' se refiere a la información más reciente; 'departed' significa salió. Use en explicaciones para informar sobre el progreso o la falta del mismo.
What does that usually mean? Is it lost, or just severely delayed?
Asks for clarification on a situation. 'Usually mean' seeks common explanations; alternatives like 'lost or delayed' show options. Helpful when confused about delays in services.
Pide aclaración sobre una situación. 'Usualmente significa' busca explicaciones comunes; alternativas como 'perdido o retrasado' muestran opciones. Útil cuando se está confundido sobre retrasos en servicios.
It could be delayed due to customs, or simply a backlog.
Offers possible reasons for a problem. 'Could be' shows uncertainty; 'due to' explains cause. Use to reassure while listing potential issues in customer support.
Ofrece posibles razones para un problema. 'Could be' muestra incertidumbre; 'due to' explica la causa. Úsalo para tranquilizar mientras se enumeran problemas potenciales en el soporte al cliente.
We'll need to submit a missing mail report.
Suggests the next action formally. 'We'll need to' indicates requirement; useful for guiding customers through processes like filing complaints.
Sugiere la siguiente acción de manera formal. 'Tendremos que' indica requisito; útil para guiar a los clientes a través de procesos como presentar quejas.
Once the report is filed, it can take up to 15 business days for us to investigate and get back to you.
Explains timeline and process. 'Up to' means maximum; 'business days' excludes weekends. Important for setting expectations in official interactions.
Explica el cronograma y el proceso. 'Up to' significa máximo; 'días hábiles' excluye fines de semana. Importante para establecer expectativas en interacciones oficiales.
We'll do our best.
A common phrase assuring effort. Short and positive; use it to end conversations politely when promising to help with issues like lost mail.
Una frase común que asegura esfuerzo. Corta y positiva; úsala para terminar conversaciones cortésmente cuando prometes ayudar con problemas como correo perdido.
Is there anything else I can assist you with today?
Standard closing question in service calls. 'Assist you with' means help; adds 'today' for politeness. Use to check if more help is needed before ending.
Pregunta de cierre estándar en llamadas de servicio. 'Assist you with' significa ayudar; añade 'today' por cortesía. Úsala para verificar si se necesita más ayuda antes de terminar.