Audit Preparation Meeting: Annual Financial Audit

Réunion de préparation à l'audit : Audit financier annuel

Key department heads and the finance team meet to review documents, processes, and potential areas of scrutiny in preparation for an upcoming annual financial audit.

Les principaux responsables de département et l'équipe financière se réunissent pour examiner les documents, les processus et les domaines potentiels d'examen en vue de l'audit financier annuel à venir.

Dialogue

Écoutez et suivez la conversation

Sarah (Female)

Good morning, everyone. Thanks for joining this audit preparation meeting. As you know, our annual financial audit starts next week, and we need to ensure we're all on the same page.

Bonjour à tous. Merci d'avoir rejoint cette réunion de préparation à l'audit. Comme vous le savez, notre audit financier annuel commence la semaine prochaine, et nous devons nous assurer que nous sommes tous sur la même longueur d'onde.

John (Male)

Morning, Sarah. We've been compiling all the necessary documentation on our end. Just confirming, are there any new areas of focus from the auditors this year?

Bonjour, Sarah. Nous avons compilé toute la documentation nécessaire de notre côté. Juste pour confirmer, y a-t-il de nouveaux domaines d'intérêt de la part des auditeurs cette année ?

Sarah (Female)

That's a good question, John. The preliminary indications suggest they'll be looking closely at our revenue recognition processes and our inventory valuation methods due to the recent supply chain disruptions. Michael, how are we looking on those two fronts?

C'est une bonne question, John. Les indications préliminaires suggèrent qu'ils examineront de près nos processus de reconnaissance des revenus et nos méthodes d'évaluation des stocks en raison des perturbations récentes de la chaîne d'approvisionnement. Michael, comment nous en sortons-nous sur ces deux fronts ?

Michael (Male)

On revenue recognition, we've updated our policies to align with the new ASC 606 guidelines, and all supporting contracts are readily available. For inventory, we've conducted an extra physical count this quarter to ensure accuracy, and our write-down procedures are well-documented. We should be in good shape.

Concernant la reconnaissance des revenus, nous avons mis à jour nos politiques pour les aligner sur les nouvelles directives ASC 606, et tous les contrats de soutien sont facilement disponibles. Pour les stocks, nous avons effectué un comptage physique supplémentaire ce trimestre afin d'assurer l'exactitude, et nos procédures de dépréciation sont bien documentées. Nous devrions être en bonne posture.

Emily (Female)

From an HR perspective, we've reviewed payroll records and employee benefit documentation. Everything is up-to-date and cross-referenced. Are there any specific employee expense reports or travel policies they've flagged in previous audits that we should pay extra attention to?

Du point de vue des ressources humaines, nous avons examiné les registres de paie et la documentation relative aux avantages des employés. Tout est à jour et référencé en croix. Y a-t-il des rapports de dépenses spécifiques des employés ou des politiques de voyage qu'ils ont signalés dans des audits précédents et auxquels nous devrions prêter une attention particulière ?

Sarah (Female)

Emily, excellent point. They often do a sample check on T&E expenses. Please ensure all receipts are attached and approvals are clearly documented, especially for high-value items or international travel. Also, remind your teams about maintaining clear audit trails for all transactions.

Emily, excellent point. Ils effectuent souvent un contrôle par échantillon sur les frais T&E. Veuillez vous assurer que tous les reçus sont joints et que les approbations sont clairement documentées, en particulier pour les articles de haute valeur ou les voyages internationaux. De plus, rappelez à vos équipes de maintenir des pistes d'audit claires pour toutes les transactions.

John (Male)

Understood. We'll double-check our purchasing documentation for any potential red flags. And are we providing a dedicated workspace for the auditors this year, or will they be working remotely?

Compris. Nous revérifierons notre documentation d'achats pour détecter tout signal d'alarme potentiel. Et cette année, fournissons-nous un espace de travail dédié aux auditeurs, ou travailleront-ils à distance ?

Sarah (Female)

They'll have a dedicated conference room on the second floor, fully equipped with internet access and a printer. We'll also have a finance team member on standby to assist with any immediate requests. Let's aim to be proactive and responsive to make this audit as smooth as possible.

Ils disposeront d'une salle de conférences dédiée au deuxième étage, entièrement équipée d'un accès à internet et d'une imprimante. Nous aurons également un membre de l'équipe financière prêt à intervenir pour assister à toute demande immédiate. Soyons proactifs et réactifs pour que cet audit se déroule aussi fluide que possible.

Michael (Male)

Sounds like a solid plan. We'll circulate a checklist of common audit requests to ensure consistency across departments.

Ça semble être un plan solide. Nous diffuserons une liste de contrôle des demandes d'audit courantes pour assurer la cohérence entre les départements.

Sarah (Female)

Perfect, Michael. And remember, the goal isn't just compliance, but also to identify areas for process improvement. Let's reconvene briefly on Friday for a final check-in. Thanks again, everyone.

Parfait, Michael. Et rappelez-vous, l'objectif n'est pas seulement la conformité, mais aussi d'identifier les domaines d'amélioration des processus. Reconvons-nous brièvement vendredi pour un dernier point. Merci encore à tous.

Vocabulaire

Mots et phrases essentiels du dialogue

audit

An official check of a company's financial records to make sure they are accurate and follow the rules. In business, it's often done yearly to ensure compliance.

Un contrôle officiel des registres financiers d'une entreprise pour s'assurer qu'ils sont exacts et respectent les règles. Dans les affaires, il est souvent effectué annuellement pour garantir la conformité.

compliance

Following laws, rules, or standards set by authorities. In a company, it means making sure all operations meet regulatory requirements to avoid problems.

Suivre les lois, règles ou normes établies par les autorités. Dans une entreprise, cela signifie s'assurer que toutes les opérations respectent les exigences réglementaires pour éviter les problèmes.

revenue recognition

The accounting process of recording income when it is earned, not just when cash is received. It's important in audits to ensure financial statements are correct.

Le processus comptable d'enregistrement des revenus quand ils sont gagnés, et non seulement quand l'argent est reçu. Il est important dans les audits pour s'assurer que les états financiers sont corrects.

inventory valuation

The method used to assign value to a company's stock of goods. Auditors check this to verify that the reported value is accurate, especially after events like supply issues.

La méthode utilisée pour attribuer une valeur au stock de marchandises d'une entreprise. Les auditeurs vérifient cela pour s'assurer que la valeur rapportée est exacte, en particulier après des événements comme des problèmes d'approvisionnement.

supply chain disruptions

Interruptions in the flow of goods from suppliers to customers, like delays or shortages. This can affect business operations and needs to be explained in audits.

Interruptions dans le flux de marchandises des fournisseurs aux clients, comme des retards ou des pénuries. Cela peut affecter les opérations commerciales et doit être expliqué dans les audits.

payroll records

Documents that track employee salaries, wages, and deductions. In HR audits, these are reviewed to ensure payments are correct and taxes are handled properly.

Documents qui suivent les salaires, traitements et déductions des employés. Lors des audits RH, ces documents sont examinés pour s'assurer que les paiements sont corrects et que les impôts sont traités correctement.

audit trails

A clear record of steps in a financial transaction, showing who did what and when. It's essential for proving everything is legitimate during an audit.

Un enregistrement clair des étapes d'une transaction financière, indiquant qui a fait quoi et quand. Il est essentiel pour prouver que tout est légitime lors d'un audit.

proactive

Taking action ahead of time to prevent problems, rather than reacting after they happen. In meetings, it means preparing in advance to make things go smoothly.

Agir en avance pour prévenir les problèmes, plutôt que de réagir après qu'ils se produisent. Dans les réunions, cela signifie se préparer à l'avance pour que les choses se déroulent sans accroc.

red flags

Signs or warnings of potential problems, like unusual expenses in documents. In audits, spotting these helps identify issues before they become big problems.

Signes ou avertissements de problèmes potentiels, comme des dépenses inhabituelles dans les documents. Dans les audits, repérer ces signaux aide à identifier les problèmes avant qu'ils ne deviennent majeurs.

Phrases Clés

Phrases importantes à retenir et à pratiquer

As you know, our annual financial audit starts next week, and we need to ensure we're all on the same page.

This sentence introduces a meeting topic and uses 'on the same page' idiom meaning everyone understands and agrees. It's useful for starting business meetings to align the team; the structure with 'as you know' assumes shared knowledge.

Cette phrase introduit un sujet de réunion et utilise l'idiome 'on the same page' signifiant que tout le monde comprend et est d'accord. C'est utile pour commencer des réunions d'affaires afin d'aligner l'équipe ; la structure avec 'as you know' suppose une connaissance partagée.

We've been compiling all the necessary documentation on our end.

This reports progress using present perfect continuous 'we've been compiling' for ongoing action. 'On our end' means 'from our department's side.' Useful in team updates to show preparation without blame.

Cela rapporte le progrès en utilisant le present perfect continuous 'we've been compiling' pour une action en cours. 'On our end' signifie 'du côté de notre département'. Utile dans les mises à jour d'équipe pour montrer la préparation sans blâme.

The preliminary indications suggest they'll be looking closely at our revenue recognition processes.

This predicts auditor focus using 'preliminary indications suggest' for early signs, and future continuous 'they'll be looking' for expected actions. Helpful for discussing potential issues in professional settings.

Cela prédit l'attention des auditeurs en utilisant « indications préliminaires suggèrent » pour les signes précoces, et le futur continu « ils examineront » pour les actions attendues. Utile pour discuter de problèmes potentiels dans des contextes professionnels.

We've updated our policies to align with the new ASC 606 guidelines.

This explains changes using present perfect 'we've updated' for recent completion, and 'align with' meaning to match or conform to. Practical for describing compliance efforts in reports or meetings.

Cela explique les changements en utilisant le présent parfait 'we've updated' pour une complétion récente, et 'align with' signifiant correspondre ou se conformer à. Pratique pour décrire les efforts de conformité dans les rapports ou les réunions.

Everything is up-to-date and cross-referenced.

This confirms readiness with 'up-to-date' meaning current, and 'cross-referenced' meaning linked to other documents for verification. Use this in audits or reviews to assure completeness and accuracy.

Cela confirme la préparation, avec 'à jour' signifiant actuel, et 'référencé croisé' signifiant lié à d'autres documents pour vérification. Utilisez cela dans les audits ou les revues pour assurer complétude et exactitude.

Please ensure all receipts are attached and approvals are clearly documented.

This is a polite request using imperative 'please ensure' followed by passive 'are attached' and 'are documented.' Essential for giving instructions in compliance contexts to maintain records.

Ceci est une demande polie utilisant l'impératif 'please ensure' suivi du passif 'are attached' et 'are documented'. Essentiel pour donner des instructions dans des contextes de conformité afin de maintenir les enregistrements.

Let's aim to be proactive and responsive to make this audit as smooth as possible.

This motivates the team with 'let's aim to' for suggesting a goal, and adjectives 'proactive' (anticipating) and 'responsive' (quick to react). Great for ending meetings on a positive, collaborative note.

Cela motive l'équipe avec 'visons d'être' pour suggérer un objectif, et les adjectifs 'proactif' (anticipant) et 'réactif' (rapide à réagir). Parfait pour terminer les réunions sur une note positive et collaborative.

The goal isn't just compliance, but also to identify areas for process improvement.

This uses 'not just... but also' to expand on objectives, with infinitive 'to identify' for purpose. Useful for explaining broader aims in business discussions beyond basic requirements.

Ceci utilise « not just... but also » pour développer les objectifs, avec l'infinitif « to identify » pour indiquer le but. Utile pour expliquer des objectifs plus larges dans les discussions d'affaires au-delà des exigences de base.