Audit Preparation Meeting: Annual Financial Audit

Reunión de preparación de la auditoría: Auditoría financiera anual

Key department heads and the finance team meet to review documents, processes, and potential areas of scrutiny in preparation for an upcoming annual financial audit.

Los principales jefes de departamento y el equipo financiero se reúnen para revisar documentos, procesos y áreas potenciales de escrutinio en preparación para una auditoría financiera anual próxima.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

Sarah (Female)

Good morning, everyone. Thanks for joining this audit preparation meeting. As you know, our annual financial audit starts next week, and we need to ensure we're all on the same page.

Buenos días a todos. Gracias por unirse a esta reunión de preparación para la auditoría. Como saben, nuestra auditoría financiera anual comienza la próxima semana, y necesitamos asegurarnos de que todos estamos en la misma página.

John (Male)

Morning, Sarah. We've been compiling all the necessary documentation on our end. Just confirming, are there any new areas of focus from the auditors this year?

Buenos días, Sarah. Hemos compilado toda la documentación necesaria de nuestra parte. Solo confirmando, ¿hay alguna nueva área de enfoque de los auditores este año?

Sarah (Female)

That's a good question, John. The preliminary indications suggest they'll be looking closely at our revenue recognition processes and our inventory valuation methods due to the recent supply chain disruptions. Michael, how are we looking on those two fronts?

Esa es una buena pregunta, John. Las indicaciones preliminares sugieren que van a examinar de cerca nuestros procesos de reconocimiento de ingresos y nuestros métodos de valoración de inventarios debido a las recientes disrupciones en la cadena de suministro. Michael, ¿cómo nos vemos en esos dos frentes?

Michael (Male)

On revenue recognition, we've updated our policies to align with the new ASC 606 guidelines, and all supporting contracts are readily available. For inventory, we've conducted an extra physical count this quarter to ensure accuracy, and our write-down procedures are well-documented. We should be in good shape.

En cuanto al reconocimiento de ingresos, hemos actualizado nuestras políticas para alinearlas con las nuevas directrices ASC 606, y todos los contratos de apoyo están fácilmente disponibles. Para el inventario, hemos realizado un conteo físico adicional este trimestre para asegurar la precisión, y nuestros procedimientos de deterioro están bien documentados. Deberíamos estar en buena forma.

Emily (Female)

From an HR perspective, we've reviewed payroll records and employee benefit documentation. Everything is up-to-date and cross-referenced. Are there any specific employee expense reports or travel policies they've flagged in previous audits that we should pay extra attention to?

Desde la perspectiva de RR. HH., hemos revisado los registros de nómina y la documentación de beneficios para empleados. Todo está actualizado y con referencias cruzadas. ¿Hay algún informe específico de gastos de empleados o políticas de viaje que hayan señalado en auditorías anteriores y a las que debamos prestar especial atención?

Sarah (Female)

Emily, excellent point. They often do a sample check on T&E expenses. Please ensure all receipts are attached and approvals are clearly documented, especially for high-value items or international travel. Also, remind your teams about maintaining clear audit trails for all transactions.

Emily, excelente punto. A menudo realizan una verificación muestral en los gastos de T&E. Por favor, asegúrese de que todos los recibos estén adjuntos y que las aprobaciones estén claramente documentadas, especialmente para artículos de alto valor o viajes internacionales. Además, recuerde a sus equipos que mantengan rastros de auditoría claros para todas las transacciones.

John (Male)

Understood. We'll double-check our purchasing documentation for any potential red flags. And are we providing a dedicated workspace for the auditors this year, or will they be working remotely?

Entendido. Verificaremos dos veces nuestra documentación de compras en busca de cualquier bandera roja potencial. ¿Y estamos proporcionando un espacio de trabajo dedicado para los auditores este año, o trabajarán de forma remota?

Sarah (Female)

They'll have a dedicated conference room on the second floor, fully equipped with internet access and a printer. We'll also have a finance team member on standby to assist with any immediate requests. Let's aim to be proactive and responsive to make this audit as smooth as possible.

Tendrán una sala de conferencias dedicada en el segundo piso, completamente equipada con acceso a internet y una impresora. También tendremos a un miembro del equipo de finanzas en espera para asistir con cualquier solicitud inmediata. Intentemos ser proactivos y receptivos para que esta auditoría transcurra lo más suavemente posible.

Michael (Male)

Sounds like a solid plan. We'll circulate a checklist of common audit requests to ensure consistency across departments.

Suena como un plan sólido. Circularemos una lista de verificación de solicitudes de auditoría comunes para asegurar la consistencia entre departamentos.

Sarah (Female)

Perfect, Michael. And remember, the goal isn't just compliance, but also to identify areas for process improvement. Let's reconvene briefly on Friday for a final check-in. Thanks again, everyone.

Perfecto, Michael. Y recuerda, el objetivo no es solo el cumplimiento, sino también identificar áreas para la mejora de procesos. Reunámonos brevemente el viernes para una revisión final. Gracias de nuevo, a todos.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

audit

An official check of a company's financial records to make sure they are accurate and follow the rules. In business, it's often done yearly to ensure compliance.

Una verificación oficial de los registros financieros de una empresa para asegurarse de que sean precisos y sigan las reglas. En los negocios, a menudo se realiza anualmente para garantizar el cumplimiento.

compliance

Following laws, rules, or standards set by authorities. In a company, it means making sure all operations meet regulatory requirements to avoid problems.

Seguir las leyes, reglas o estándares establecidos por las autoridades. En una empresa, significa asegurarse de que todas las operaciones cumplan con los requisitos regulatorios para evitar problemas.

revenue recognition

The accounting process of recording income when it is earned, not just when cash is received. It's important in audits to ensure financial statements are correct.

El proceso contable de registrar los ingresos cuando se ganan, no solo cuando se recibe el efectivo. Es importante en las auditorías para asegurar que los estados financieros sean correctos.

inventory valuation

The method used to assign value to a company's stock of goods. Auditors check this to verify that the reported value is accurate, especially after events like supply issues.

El método utilizado para asignar valor al stock de bienes de una empresa. Los auditores verifican esto para confirmar que el valor reportado es preciso, especialmente después de eventos como problemas de suministro.

supply chain disruptions

Interruptions in the flow of goods from suppliers to customers, like delays or shortages. This can affect business operations and needs to be explained in audits.

Interrupciones en el flujo de bienes de proveedores a clientes, como retrasos o escasez. Esto puede afectar las operaciones comerciales y debe explicarse en las auditorías.

payroll records

Documents that track employee salaries, wages, and deductions. In HR audits, these are reviewed to ensure payments are correct and taxes are handled properly.

Documentos que rastrean los salarios, jornales y deducciones de los empleados. En auditorías de RRHH, estos se revisan para asegurar que los pagos sean correctos y que los impuestos se manejen adecuadamente.

audit trails

A clear record of steps in a financial transaction, showing who did what and when. It's essential for proving everything is legitimate during an audit.

Un registro claro de los pasos en una transacción financiera, que muestra quién hizo qué y cuándo. Es esencial para demostrar que todo es legítimo durante una auditoría.

proactive

Taking action ahead of time to prevent problems, rather than reacting after they happen. In meetings, it means preparing in advance to make things go smoothly.

Tomar acción con antelación para prevenir problemas, en lugar de reaccionar después de que ocurran. En reuniones, significa prepararse con anticipación para que las cosas fluyan sin problemas.

red flags

Signs or warnings of potential problems, like unusual expenses in documents. In audits, spotting these helps identify issues before they become big problems.

Señales o advertencias de posibles problemas, como gastos inusuales en documentos. En auditorías, detectar estas banderas ayuda a identificar problemas antes de que se conviertan en grandes inconvenientes.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

As you know, our annual financial audit starts next week, and we need to ensure we're all on the same page.

This sentence introduces a meeting topic and uses 'on the same page' idiom meaning everyone understands and agrees. It's useful for starting business meetings to align the team; the structure with 'as you know' assumes shared knowledge.

Esta oración introduce un tema de reunión y usa el modismo 'on the same page' que significa que todos entienden y están de acuerdo. Es útil para comenzar reuniones de negocios para alinear al equipo; la estructura con 'as you know' asume conocimiento compartido.

We've been compiling all the necessary documentation on our end.

This reports progress using present perfect continuous 'we've been compiling' for ongoing action. 'On our end' means 'from our department's side.' Useful in team updates to show preparation without blame.

Esto informa sobre el progreso usando el present perfect continuous 'we've been compiling' para una acción en curso. 'On our end' significa 'de parte de nuestro departamento'. Útil en actualizaciones de equipo para mostrar preparación sin culpar.

The preliminary indications suggest they'll be looking closely at our revenue recognition processes.

This predicts auditor focus using 'preliminary indications suggest' for early signs, and future continuous 'they'll be looking' for expected actions. Helpful for discussing potential issues in professional settings.

Esto predice el enfoque de los auditores utilizando 'indicaciones preliminares sugieren' para señales tempranas, y el futuro continuo 'examinarán' para acciones esperadas. Útil para discutir problemas potenciales en entornos profesionales.

We've updated our policies to align with the new ASC 606 guidelines.

This explains changes using present perfect 'we've updated' for recent completion, and 'align with' meaning to match or conform to. Practical for describing compliance efforts in reports or meetings.

Esto explica los cambios usando el presente perfecto 'we've updated' para completación reciente, y 'align with' significando coincidir o conformarse a. Práctico para describir esfuerzos de cumplimiento en informes o reuniones.

Everything is up-to-date and cross-referenced.

This confirms readiness with 'up-to-date' meaning current, and 'cross-referenced' meaning linked to other documents for verification. Use this in audits or reviews to assure completeness and accuracy.

Esto confirma la preparación, con 'actualizado' significando actual, y 'referenciado cruzado' significando enlazado a otros documentos para verificación. Úselo en auditorías o revisiones para asegurar completitud y precisión.

Please ensure all receipts are attached and approvals are clearly documented.

This is a polite request using imperative 'please ensure' followed by passive 'are attached' and 'are documented.' Essential for giving instructions in compliance contexts to maintain records.

Esta es una solicitud educada que utiliza el imperativo 'please ensure' seguido del pasivo 'are attached' y 'are documented'. Esencial para dar instrucciones en contextos de cumplimiento para mantener registros.

Let's aim to be proactive and responsive to make this audit as smooth as possible.

This motivates the team with 'let's aim to' for suggesting a goal, and adjectives 'proactive' (anticipating) and 'responsive' (quick to react). Great for ending meetings on a positive, collaborative note.

Esto motiva al equipo con 'intentemos ser' para sugerir un objetivo, y adjetivos 'proactivo' (anticipando) y 'receptivo' (rápido para reaccionar). Genial para terminar reuniones en una nota positiva y colaborativa.

The goal isn't just compliance, but also to identify areas for process improvement.

This uses 'not just... but also' to expand on objectives, with infinitive 'to identify' for purpose. Useful for explaining broader aims in business discussions beyond basic requirements.

Esto utiliza 'not just... but also' para expandir los objetivos, con el infinitivo 'to identify' para el propósito. Útil para explicar objetivos más amplios en discusiones de negocios más allá de los requisitos básicos.