Audit Preparation Meeting: Annual Financial Audit

Audit-Vorbereitungstreffen: Jährliche Finanzprüfung

Key department heads and the finance team meet to review documents, processes, and potential areas of scrutiny in preparation for an upcoming annual financial audit.

Die Leiter der wichtigsten Abteilungen und das Finanzteam treffen sich, um Dokumente, Prozesse und potenzielle Prüfungsbereiche im Vorfeld der bevorstehenden jährlichen Finanzprüfung zu überprüfen.

Dialog

Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch

Sarah (Female)

Good morning, everyone. Thanks for joining this audit preparation meeting. As you know, our annual financial audit starts next week, and we need to ensure we're all on the same page.

Guten Morgen, allerseits. Vielen Dank, dass Sie an dieser Vorbereitungssitzung für den Audit teilnehmen. Wie Sie wissen, beginnt unser jährlicher Finanzaudit nächste Woche, und wir müssen sicherstellen, dass wir alle auf dem gleichen Stand sind.

John (Male)

Morning, Sarah. We've been compiling all the necessary documentation on our end. Just confirming, are there any new areas of focus from the auditors this year?

Guten Morgen, Sarah. Wir haben hier alle notwendigen Unterlagen zusammengestellt. Nur zur Bestätigung: Gibt es dieses Jahr neue Schwerpunkte von den Auditoren?

Sarah (Female)

That's a good question, John. The preliminary indications suggest they'll be looking closely at our revenue recognition processes and our inventory valuation methods due to the recent supply chain disruptions. Michael, how are we looking on those two fronts?

Das ist eine gute Frage, John. Die vorläufigen Anzeichen deuten darauf hin, dass sie unsere Umsatzerkennungsprozesse und unsere Bewertungsmethoden für Lagerbestände aufgrund der jüngsten Störungen in der Lieferkette genau unter die Lupe nehmen werden. Michael, wie stehen wir in diesen beiden Bereichen?

Michael (Male)

On revenue recognition, we've updated our policies to align with the new ASC 606 guidelines, and all supporting contracts are readily available. For inventory, we've conducted an extra physical count this quarter to ensure accuracy, and our write-down procedures are well-documented. We should be in good shape.

Bezüglich der Umsatzerkennung haben wir unsere Richtlinien aktualisiert, um sie an die neuen ASC 606-Leitlinien anzupassen, und alle unterstützenden Verträge sind jederzeit verfügbar. Für das Inventar haben wir in diesem Quartal eine zusätzliche physische Inventur durchgeführt, um die Genauigkeit zu gewährleisten, und unsere Abschreibungsverfahren sind umfassend dokumentiert. Wir sollten bestens aufgestellt sein.

Emily (Female)

From an HR perspective, we've reviewed payroll records and employee benefit documentation. Everything is up-to-date and cross-referenced. Are there any specific employee expense reports or travel policies they've flagged in previous audits that we should pay extra attention to?

Aus HR-Sicht haben wir die Lohnlisten und die Dokumentation zu den Mitarbeiterleistungen überprüft. Alles ist auf dem neuesten Stand und quergereferenziert. Gibt es spezifische Mitarbeiterausgabenberichte oder Reise-Richtlinien, die in vorherigen Audits hervorgehoben wurden und auf die wir besonders achten sollten?

Sarah (Female)

Emily, excellent point. They often do a sample check on T&E expenses. Please ensure all receipts are attached and approvals are clearly documented, especially for high-value items or international travel. Also, remind your teams about maintaining clear audit trails for all transactions.

Emily, exzellenter Punkt. Sie führen oft Stichprobenkontrollen bei T&E-Ausgaben durch. Bitte stellen Sie sicher, dass alle Belege angehängt sind und die Genehmigungen klar dokumentiert sind, insbesondere für hochwertige Artikel oder Auslandsreisen. Zudem erinnern Sie Ihre Teams daran, klare Audit-Trails für alle Transaktionen zu pflegen.

John (Male)

Understood. We'll double-check our purchasing documentation for any potential red flags. And are we providing a dedicated workspace for the auditors this year, or will they be working remotely?

Verstanden. Wir werden unsere Einkaufsdokumentation auf potenzielle Warnsignale doppelt prüfen. Und stellen wir dieses Jahr einen dedizierten Arbeitsplatz für die Auditoren zur Verfügung, oder werden sie remote arbeiten?

Sarah (Female)

They'll have a dedicated conference room on the second floor, fully equipped with internet access and a printer. We'll also have a finance team member on standby to assist with any immediate requests. Let's aim to be proactive and responsive to make this audit as smooth as possible.

Sie werden einen dedizierten Konferenzraum im zweiten Stock haben, vollständig ausgestattet mit Internetzugang und einem Drucker. Wir werden auch ein Mitglied des Finanzteams in Bereitschaft haben, um bei unmittelbaren Anfragen zu assistieren. Lassen Sie uns proaktiv und reaktionsschnell sein, um diesen Audit so reibungslos wie möglich zu gestalten.

Michael (Male)

Sounds like a solid plan. We'll circulate a checklist of common audit requests to ensure consistency across departments.

Das klingt nach einem soliden Plan. Wir werden eine Checkliste gängiger Audit-Anfragen verteilen, um die Konsistenz über die Abteilungen hinweg zu gewährleisten.

Sarah (Female)

Perfect, Michael. And remember, the goal isn't just compliance, but also to identify areas for process improvement. Let's reconvene briefly on Friday for a final check-in. Thanks again, everyone.

Perfekt, Michael. Und erinnern Sie sich, das Ziel ist nicht nur die Einhaltung, sondern auch die Identifizierung von Bereichen zur Prozessverbesserung. Lassen Sie uns am Freitag kurz zusammenkommen für ein letztes Check-in. Nochmals vielen Dank, alle.

Wortschatz

Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog

audit

An official check of a company's financial records to make sure they are accurate and follow the rules. In business, it's often done yearly to ensure compliance.

Eine offizielle Überprüfung der finanziellen Aufzeichnungen eines Unternehmens, um sicherzustellen, dass sie korrekt und regelkonform sind. Im Geschäftsbetrieb wird sie oft jährlich durchgeführt, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

compliance

Following laws, rules, or standards set by authorities. In a company, it means making sure all operations meet regulatory requirements to avoid problems.

Die Einhaltung von Gesetzen, Regeln oder Standards, die von Behörden festgelegt wurden. In einem Unternehmen bedeutet dies, sicherzustellen, dass alle Abläufe den regulatorischen Anforderungen entsprechen, um Probleme zu vermeiden.

revenue recognition

The accounting process of recording income when it is earned, not just when cash is received. It's important in audits to ensure financial statements are correct.

Der Buchhaltungsprozess der Aufzeichnung von Einkünften, wenn sie erworben werden, nicht nur wenn Bargeld erhalten wird. Er ist in Audits wichtig, um sicherzustellen, dass Finanzberichte korrekt sind.

inventory valuation

The method used to assign value to a company's stock of goods. Auditors check this to verify that the reported value is accurate, especially after events like supply issues.

Die Methode, die verwendet wird, um einem Unternehmen den Wert seines Warenbestands zuzuweisen. Prüfer überprüfen dies, um zu verifizieren, dass der angegebene Wert korrekt ist, insbesondere nach Ereignissen wie Lieferproblemen.

supply chain disruptions

Interruptions in the flow of goods from suppliers to customers, like delays or shortages. This can affect business operations and needs to be explained in audits.

Unterbrechungen im Warenfluss von Lieferanten zu Kunden, wie Verzögerungen oder Engpässe. Dies kann die Geschäftsbetriebe beeinträchtigen und muss in Audits erklärt werden.

payroll records

Documents that track employee salaries, wages, and deductions. In HR audits, these are reviewed to ensure payments are correct and taxes are handled properly.

Dokumente, die die Gehälter, Löhne und Abzüge der Mitarbeiter verfolgen. In HR-Audits werden diese geprüft, um sicherzustellen, dass Zahlungen korrekt sind und Steuern ordnungsgemäß gehandhabt werden.

audit trails

A clear record of steps in a financial transaction, showing who did what and when. It's essential for proving everything is legitimate during an audit.

Ein klares Protokoll der Schritte in einer Finanztransaktion, das zeigt, wer was und wann getan hat. Es ist essenziell, um während einer Prüfung nachzuweisen, dass alles legitim ist.

proactive

Taking action ahead of time to prevent problems, rather than reacting after they happen. In meetings, it means preparing in advance to make things go smoothly.

Vorsorglich handeln, um Probleme zu verhindern, anstatt nach ihrem Auftreten zu reagieren. In Meetings bedeutet das, im Voraus vorzubereiten, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

red flags

Signs or warnings of potential problems, like unusual expenses in documents. In audits, spotting these helps identify issues before they become big problems.

Zeichen oder Warnungen vor potenziellen Problemen, wie ungewöhnliche Ausgaben in Dokumenten. In Audits hilft das Erkennen dieser Flaggen, Probleme zu identifizieren, bevor sie zu großen Schwierigkeiten werden.

Schlüsselsätze

Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben

As you know, our annual financial audit starts next week, and we need to ensure we're all on the same page.

This sentence introduces a meeting topic and uses 'on the same page' idiom meaning everyone understands and agrees. It's useful for starting business meetings to align the team; the structure with 'as you know' assumes shared knowledge.

Dieser Satz führt ein Besprechungsthema ein und verwendet die Redewendung 'on the same page', die bedeutet, dass alle verstehen und zustimmen. Es ist nützlich, um Geschäftsmeetings zu beginnen, um das Team abzustimmen; die Struktur mit 'as you know' geht von geteiltem Wissen aus.

We've been compiling all the necessary documentation on our end.

This reports progress using present perfect continuous 'we've been compiling' for ongoing action. 'On our end' means 'from our department's side.' Useful in team updates to show preparation without blame.

Dies berichtet den Fortschritt unter Verwendung des Present Perfect Continuous 'we've been compiling' für laufende Handlungen. 'On our end' bedeutet 'von der Seite unserer Abteilung'. Nützlich in Team-Updates, um Vorbereitung ohne Schuldzuweisung zu zeigen.

The preliminary indications suggest they'll be looking closely at our revenue recognition processes.

This predicts auditor focus using 'preliminary indications suggest' for early signs, and future continuous 'they'll be looking' for expected actions. Helpful for discussing potential issues in professional settings.

Dies prognostiziert den Fokus des Auditors mit 'vorläufigen Hinweisen deuten auf' für frühe Anzeichen und dem futurischen Kontinuativ 'sie werden betrachten' für erwartete Handlungen. Hilfreich zur Diskussion potenzieller Probleme in beruflichen Kontexten.

We've updated our policies to align with the new ASC 606 guidelines.

This explains changes using present perfect 'we've updated' for recent completion, and 'align with' meaning to match or conform to. Practical for describing compliance efforts in reports or meetings.

Dies erklärt Änderungen unter Verwendung des Präsens Perfekt 'we've updated' für kürzliche Fertigstellung und 'align with', was bedeutet, sich anzupassen oder zu entsprechen. Praktisch zur Beschreibung von Compliance-Bemühungen in Berichten oder Meetings.

Everything is up-to-date and cross-referenced.

This confirms readiness with 'up-to-date' meaning current, and 'cross-referenced' meaning linked to other documents for verification. Use this in audits or reviews to assure completeness and accuracy.

Dies bestätigt die Bereitschaft, wobei 'up-to-date' aktuell bedeutet und 'cross-referenced' verknüpft mit anderen Dokumenten zur Überprüfung. Verwenden Sie dies in Audits oder Reviews, um Vollständigkeit und Genauigkeit zu gewährleisten.

Please ensure all receipts are attached and approvals are clearly documented.

This is a polite request using imperative 'please ensure' followed by passive 'are attached' and 'are documented.' Essential for giving instructions in compliance contexts to maintain records.

Dies ist eine höfliche Aufforderung, die den Imperativ 'please ensure' verwendet, gefolgt vom Passiv 'are attached' und 'are documented'. Wesentlich für die Erteilung von Anweisungen in Compliance-Kontexten zur Aufrechterhaltung von Aufzeichnungen.

Let's aim to be proactive and responsive to make this audit as smooth as possible.

This motivates the team with 'let's aim to' for suggesting a goal, and adjectives 'proactive' (anticipating) and 'responsive' (quick to react). Great for ending meetings on a positive, collaborative note.

Das motiviert das Team mit 'Lassen Sie uns anstreben' für das Vorschlagen eines Ziels und Adjektiven 'proaktiv' (vorausschauend) und 'reaktiv' (schnell reagierend). Großartig, um Meetings auf einer positiven, kooperativen Note zu beenden.

The goal isn't just compliance, but also to identify areas for process improvement.

This uses 'not just... but also' to expand on objectives, with infinitive 'to identify' for purpose. Useful for explaining broader aims in business discussions beyond basic requirements.

Dies verwendet 'not just... but also', um Ziele zu erweitern, mit Infinitiv 'to identify' für den Zweck. Nützlich zur Erklärung breiterer Ziele in Geschäftsdiskussionen jenseits grundlegender Anforderungen.