Audit Preparation Meeting: Annual Financial Audit

Reunião de Preparação para Auditoria: Auditoria Financeira Anual

Key department heads and the finance team meet to review documents, processes, and potential areas of scrutiny in preparation for an upcoming annual financial audit.

Os principais chefes de departamento e a equipe financeira se reúnem para revisar documentos, processos e áreas potenciais de escrutínio em preparação para uma auditoria financeira anual iminente.

Diálogo

Ouça e acompanhe a conversa

Sarah (Female)

Good morning, everyone. Thanks for joining this audit preparation meeting. As you know, our annual financial audit starts next week, and we need to ensure we're all on the same page.

Bom dia a todos. Obrigado por se juntarem a esta reunião de preparação para a auditoria. Como sabem, o nosso audit financeiro anual começa na próxima semana, e precisamos garantir que todos estamos na mesma página.

John (Male)

Morning, Sarah. We've been compiling all the necessary documentation on our end. Just confirming, are there any new areas of focus from the auditors this year?

Bom dia, Sarah. Estamos compilando toda a documentação necessária do nosso lado. Apenas confirmando, há alguma nova área de foco dos auditores este ano?

Sarah (Female)

That's a good question, John. The preliminary indications suggest they'll be looking closely at our revenue recognition processes and our inventory valuation methods due to the recent supply chain disruptions. Michael, how are we looking on those two fronts?

Essa é uma boa pergunta, John. As indicações preliminares sugerem que eles vão examinar de perto nossos processos de reconhecimento de receita e nossos métodos de avaliação de estoque devido às recentes disrupções na cadeia de suprimentos. Michael, como estamos nesses dois fronts?

Michael (Male)

On revenue recognition, we've updated our policies to align with the new ASC 606 guidelines, and all supporting contracts are readily available. For inventory, we've conducted an extra physical count this quarter to ensure accuracy, and our write-down procedures are well-documented. We should be in good shape.

Quanto ao reconhecimento de receita, atualizamos nossas políticas para alinhá-las às novas diretrizes ASC 606, e todos os contratos de suporte estão prontamente disponíveis. Para o estoque, realizamos uma contagem física extra neste trimestre para garantir a precisão, e nossos procedimentos de baixa estão bem documentados. Devemos estar em boa forma.

Emily (Female)

From an HR perspective, we've reviewed payroll records and employee benefit documentation. Everything is up-to-date and cross-referenced. Are there any specific employee expense reports or travel policies they've flagged in previous audits that we should pay extra attention to?

Do ponto de vista de RH, revisamos os registros de folha de pagamento e a documentação de benefícios aos funcionários. Tudo está atualizado e com referências cruzadas. Há algum relatório de despesas específicas dos funcionários ou políticas de viagem que eles destacaram em auditorias anteriores e que devemos prestar atenção extra?

Sarah (Female)

Emily, excellent point. They often do a sample check on T&E expenses. Please ensure all receipts are attached and approvals are clearly documented, especially for high-value items or international travel. Also, remind your teams about maintaining clear audit trails for all transactions.

Emily, ponto excelente. Eles frequentemente realizam uma verificação amostral nas despesas de T&E. Por favor, certifique-se de que todos os recibos estejam anexados e que as aprovações estejam claramente documentadas, especialmente para itens de alto valor ou viagens internacionais. Além disso, lembre suas equipes sobre a manutenção de trilhas de auditoria claras para todas as transações.

John (Male)

Understood. We'll double-check our purchasing documentation for any potential red flags. And are we providing a dedicated workspace for the auditors this year, or will they be working remotely?

Entendido. Vamos verificar duas vezes nossa documentação de compras em busca de qualquer bandeira vermelha potencial. E estamos fornecendo um espaço de trabalho dedicado aos auditores este ano, ou eles trabalharão remotamente?

Sarah (Female)

They'll have a dedicated conference room on the second floor, fully equipped with internet access and a printer. We'll also have a finance team member on standby to assist with any immediate requests. Let's aim to be proactive and responsive to make this audit as smooth as possible.

Eles terão uma sala de conferências dedicada no segundo andar, totalmente equipada com acesso à internet e uma impressora. Também teremos um membro da equipe financeira à disposição para auxiliar com quaisquer pedidos imediatos. Vamos nos esforçar para ser proativos e responsivos a fim de tornar esta auditoria o mais suave possível.

Michael (Male)

Sounds like a solid plan. We'll circulate a checklist of common audit requests to ensure consistency across departments.

Parece um plano sólido. Vamos circular uma lista de verificação de pedidos de auditoria comuns para garantir a consistência entre os departamentos.

Sarah (Female)

Perfect, Michael. And remember, the goal isn't just compliance, but also to identify areas for process improvement. Let's reconvene briefly on Friday for a final check-in. Thanks again, everyone.

Perfeito, Michael. E lembre-se, o objetivo não é apenas conformidade, mas também identificar áreas para melhoria de processos. Vamos nos reunir brevemente na sexta-feira para uma verificação final. Obrigado novamente, todos.

Vocabulário

Palavras e frases essenciais do diálogo

audit

An official check of a company's financial records to make sure they are accurate and follow the rules. In business, it's often done yearly to ensure compliance.

Uma verificação oficial dos registros financeiros de uma empresa para garantir que sejam precisos e sigam as regras. Nos negócios, é frequentemente feita anualmente para assegurar o cumprimento.

compliance

Following laws, rules, or standards set by authorities. In a company, it means making sure all operations meet regulatory requirements to avoid problems.

Seguir leis, regras ou padrões estabelecidos pelas autoridades. Em uma empresa, significa garantir que todas as operações atendam aos requisitos regulatórios para evitar problemas.

revenue recognition

The accounting process of recording income when it is earned, not just when cash is received. It's important in audits to ensure financial statements are correct.

O processo contábil de registrar a receita quando ela é ganha, não apenas quando o dinheiro é recebido. É importante em auditorias para garantir que as demonstrações financeiras estejam corretas.

inventory valuation

The method used to assign value to a company's stock of goods. Auditors check this to verify that the reported value is accurate, especially after events like supply issues.

O método usado para atribuir valor ao estoque de mercadorias de uma empresa. Auditores verificam isso para garantir que o valor relatado seja preciso, especialmente após eventos como problemas de suprimento.

supply chain disruptions

Interruptions in the flow of goods from suppliers to customers, like delays or shortages. This can affect business operations and needs to be explained in audits.

Interrupções no fluxo de mercadorias de fornecedores para clientes, como atrasos ou escassez. Isso pode afetar as operações de negócios e precisa ser explicado em auditorias.

payroll records

Documents that track employee salaries, wages, and deductions. In HR audits, these are reviewed to ensure payments are correct and taxes are handled properly.

Documentos que rastreiam os salários, vencimentos e deduções dos funcionários. Em auditorias de RH, esses são revisados para garantir que os pagamentos sejam corretos e que os impostos sejam tratados adequadamente.

audit trails

A clear record of steps in a financial transaction, showing who did what and when. It's essential for proving everything is legitimate during an audit.

Um registro claro dos passos em uma transação financeira, mostrando quem fez o quê e quando. É essencial para provar que tudo é legítimo durante uma auditoria.

proactive

Taking action ahead of time to prevent problems, rather than reacting after they happen. In meetings, it means preparing in advance to make things go smoothly.

Agir antecipadamente para prevenir problemas, em vez de reagir depois que eles acontecem. Em reuniões, significa se preparar com antecedência para que as coisas corram suavemente.

red flags

Signs or warnings of potential problems, like unusual expenses in documents. In audits, spotting these helps identify issues before they become big problems.

Sinais ou avisos de problemas potenciais, como despesas incomuns em documentos. Em auditorias, identificar esses sinais ajuda a detectar problemas antes que se tornem grandes questões.

Frases Chave

Frases importantes para lembrar e praticar

As you know, our annual financial audit starts next week, and we need to ensure we're all on the same page.

This sentence introduces a meeting topic and uses 'on the same page' idiom meaning everyone understands and agrees. It's useful for starting business meetings to align the team; the structure with 'as you know' assumes shared knowledge.

Esta frase introduz um tópico de reunião e usa a expressão idiomática 'on the same page' significando que todos entendem e concordam. É útil para iniciar reuniões de negócios para alinhar a equipe; a estrutura com 'as you know' assume conhecimento compartilhado.

We've been compiling all the necessary documentation on our end.

This reports progress using present perfect continuous 'we've been compiling' for ongoing action. 'On our end' means 'from our department's side.' Useful in team updates to show preparation without blame.

Isto relata o progresso usando o present perfect continuous 'we've been compiling' para ação em andamento. 'On our end' significa 'do lado do nosso departamento'. Útil em atualizações de equipe para mostrar preparação sem culpa.

The preliminary indications suggest they'll be looking closely at our revenue recognition processes.

This predicts auditor focus using 'preliminary indications suggest' for early signs, and future continuous 'they'll be looking' for expected actions. Helpful for discussing potential issues in professional settings.

Isso prevê o foco do auditor usando 'indicações preliminares sugerem' para sinais iniciais, e o futuro contínuo 'eles examinarão' para ações esperadas. Útil para discutir problemas potenciais em contextos profissionais.

We've updated our policies to align with the new ASC 606 guidelines.

This explains changes using present perfect 'we've updated' for recent completion, and 'align with' meaning to match or conform to. Practical for describing compliance efforts in reports or meetings.

Isso explica as mudanças usando o present perfect 'we've updated' para conclusão recente, e 'align with' significando combinar ou conformar-se a. Prático para descrever esforços de conformidade em relatórios ou reuniões.

Everything is up-to-date and cross-referenced.

This confirms readiness with 'up-to-date' meaning current, and 'cross-referenced' meaning linked to other documents for verification. Use this in audits or reviews to assure completeness and accuracy.

Isso confirma a preparação, com 'up-to-date' significando atual, e 'cross-referenced' significando ligado a outros documentos para verificação. Use isso em auditorias ou revisões para garantir completude e precisão.

Please ensure all receipts are attached and approvals are clearly documented.

This is a polite request using imperative 'please ensure' followed by passive 'are attached' and 'are documented.' Essential for giving instructions in compliance contexts to maintain records.

Isso é um pedido educado usando o imperativo 'please ensure' seguido do passivo 'are attached' e 'are documented'. Essencial para dar instruções em contextos de conformidade para manter registros.

Let's aim to be proactive and responsive to make this audit as smooth as possible.

This motivates the team with 'let's aim to' for suggesting a goal, and adjectives 'proactive' (anticipating) and 'responsive' (quick to react). Great for ending meetings on a positive, collaborative note.

Isso motiva a equipe com 'vamos nos esforçar para' para sugerir um objetivo, e adjetivos 'proativo' (antecipando) e 'responsivo' (rápido para reagir). Ótimo para encerrar reuniões em uma nota positiva e colaborativa.

The goal isn't just compliance, but also to identify areas for process improvement.

This uses 'not just... but also' to expand on objectives, with infinitive 'to identify' for purpose. Useful for explaining broader aims in business discussions beyond basic requirements.

Isso usa 'not just... but also' para expandir os objetivos, com o infinitivo 'to identify' para o propósito. Útil para explicar objetivos mais amplos em discussões de negócios além dos requisitos básicos.