Reporting an Equipment Malfunction

Signalement d'une panne d'équipement

An employee discovers a piece of equipment is not functioning correctly and contacts the maintenance department or IT support to report the issue and request assistance.

Un employé découvre qu'un équipement ne fonctionne pas correctement et contacte le département de maintenance ou le support informatique pour signaler le problème et demander de l'aide.

Dialogue

Écoutez et suivez la conversation

Emily (Female)

Hi David, I'm calling from the marketing department. We seem to be having an issue with the large format printer in our office.

Salut David, je t'appelle du département marketing. Il semble que nous ayons un problème avec l'imprimante grand format dans notre bureau.

David (Male)

Okay, Emily. Thanks for letting me know. What exactly seems to be the problem?

D'accord, Emily. Merci de m'avoir prévenu. Quel est exactement le problème ?

Emily (Female)

Well, it's printing extremely slow, and the colors are completely off. We've tried restarting it a few times, but that hasn't helped.

Eh bien, il imprime extrêmement lentement, et les couleurs sont complètement fausses. Nous avons essayé de le redémarrer plusieurs fois, mais ça n'a pas aidé.

David (Male)

Hmm, printing slow and color issues. Have you checked the ink levels or if there are any paper jams that aren't obvious?

Hum, impression lente et problèmes de couleur. Avez-vous vérifié les niveaux d'encre ou s'il y a des bourrages papier pas évidents ?

Emily (Female)

Yes, we checked for jams, and the ink levels seem fine according to the printer display. It just started acting up this morning.

Oui, nous avons vérifié les bourrages papier, et les niveaux d'encre semblent corrects selon l'affichage de l'imprimante. Cela a commencé à dérailler ce matin.

David (Male)

Alright, I'll put in a work order for it. It sounds like it might need a technician to take a look. Could you give me the printer's asset tag number?

D'accord, je vais créer un ordre de travail pour cela. Il semble que cela pourrait nécessiter l'intervention d'un technicien pour y jeter un œil. Pouvez-vous me donner le numéro de tag d'actif de l'imprimante ?

Emily (Female)

Sure, just a second... It's P-L-P-0-0-7-2. We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.

Bien sûr, une seconde... C'est P-L-P-0-0-7-2. Nous avons vraiment besoin que cela soit réparé le plus vite possible, car nous avons une grande présentation la semaine prochaine.

David (Male)

Got it. P-L-P-0-0-7-2. I understand the urgency. I'll flag it as high priority. We should have someone over there within the next few hours to diagnose the issue. I'll call you back with an update.

Compris. P-L-P-0-0-7-2. Je comprends l'urgence. Je vais le marquer comme haute priorité. Nous devrions avoir quelqu'un sur place dans les prochaines heures pour diagnostiquer le problème. Je vous rappellerai avec une mise à jour.

Emily (Female)

Thanks so much, David. That would be great. Appreciate your help.

Merci beaucoup, David. Ce serait génial. J'apprécie ton aide.

David (Male)

No problem, Emily. We'll get it sorted out.

Pas de problème, Emily. On va régler ça.

Vocabulaire

Mots et phrases essentiels du dialogue

issue

A problem or difficulty, often used in professional settings to describe something not working right, like 'technical issue'. It's polite and common in business English.

Un problème ou une difficulté, souvent utilisé dans des contextes professionnels pour décrire quelque chose qui ne fonctionne pas correctement, comme 'problème technique'. C'est poli et courant en anglais des affaires.

restarting

The action of turning a device off and on again to fix problems. It's a basic troubleshooting step, like 'restarting the computer'.

L'action d'éteindre et de rallumer un appareil pour résoudre des problèmes. C'est une étape de base de dépannage, comme 'redémarrer l'ordinateur'.

ink levels

The amount of ink left in a printer. Check this when printing problems occur, as low ink can cause issues. Say 'The ink levels are low' to report it.

La quantité d'encre restante dans une imprimante. Vérifiez cela en cas de problèmes d'impression, car un faible niveau d'encre peut causer des problèmes. Dites 'Les niveaux d'encre sont bas' pour le signaler.

paper jams

When paper gets stuck inside a printer or machine, stopping it from working. It's a common printer problem; you can say 'There's a paper jam' to describe it.

Lorsque du papier se coince à l'intérieur d'une imprimante ou d'une machine, l'empêchant de fonctionner. C'est un problème courant avec les imprimantes ; on peut dire 'Il y a un bourrage papier' pour le décrire.

work order

An official request or ticket to fix something, like equipment. In maintenance, it's used to schedule repairs, e.g., 'I'll submit a work order'.

Une demande ou un ticket officiel pour réparer quelque chose, comme un équipement. En maintenance, il est utilisé pour planifier les réparations, par exemple 'Je soumettrai un bon de travail'.

asset tag number

A unique ID number on company equipment for tracking. Useful for support calls, like giving the tag to identify the exact item.

Un numéro d'ID unique sur les équipements de l'entreprise pour le suivi. Utile pour les appels de support, comme fournir l'étiquette pour identifier l'article exact.

urgency

The need for quick action because something is important. In requests, say 'There's urgency because of a deadline' to emphasize speed.

Le besoin d'action rapide parce que quelque chose est important. Dans les demandes, dites 'Il y a urgence en raison d'une date limite' pour souligner la rapidité.

diagnose

To find out what is wrong with something, like a machine. Technicians diagnose issues before fixing them, e.g., 'We need to diagnose the problem'.

Déterminer ce qui ne va pas avec quelque chose, comme une machine. Les techniciens diagnostiquent les problèmes avant de les réparer, par exemple, 'Nous devons diagnostiquer le problème'.

Phrases Clés

Phrases importantes à retenir et à pratiquer

We seem to be having an issue with the large format printer in our office.

This politely reports a problem without sounding too urgent at first. 'Seem to be' softens the statement, useful for starting support calls. It's a common pattern for describing issues in work situations.

Cela rapporte poliment un problème sans sembler trop urgent au début. 'Seem to be' adoucit l'affirmation, utile pour commencer les appels de support. C'est un modèle courant pour décrire les problèmes dans des situations de travail.

What exactly seems to be the problem?

A question to get more details about an issue. 'What exactly' asks for specifics, and 'seems to be' is polite. Use this in customer service to clarify problems efficiently.

Une question pour obtenir plus de détails sur un problème. « What exactly » demande des précisions, et « seems to be » est poli. Utilisez cela dans le service client pour clarifier les problèmes efficacement.

It's printing extremely slow, and the colors are completely off.

Describes symptoms clearly using adverbs like 'extremely' and 'completely' for emphasis. The 'and' connects two problems. Useful for explaining technical faults step by step.

Décrit les symptômes clairement en utilisant des adverbes comme 'extremely' et 'completely' pour l'emphase. Le 'and' connecte deux problèmes. Utile pour expliquer les pannes techniques étape par étape.

Have you checked the ink levels or if there are any paper jams?

Suggests basic checks with 'have you checked' in a question form. 'Or' connects options. This is a helpful pattern for troubleshooting before sending help.

Suggère des vérifications de base avec 'have you checked' sous forme de question. 'Or' connecte les options. C'est un modèle utile pour le dépannage avant d'envoyer de l'aide.

I'll put in a work order for it.

Promises action by creating a repair request. 'Put in' means submit. Use this to reassure someone that their issue is being handled officially in maintenance scenarios.

Promet une action en créant une demande de réparation. 'Put in' signifie soumettre. Utilisez cela pour rassurer quelqu'un que son problème est traité officiellement dans des scénarios de maintenance.

Could you give me the printer's asset tag number?

A polite request for specific information using 'could you' for courtesy. Essential in support calls to identify equipment accurately. The structure shows how to ask for details professionally.

Une demande polie pour des informations spécifiques en utilisant 'pourriez-vous' pour la courtoisie. Essentielle dans les appels de support pour identifier précisément l'équipement. La structure montre comment demander des détails de manière professionnelle.

We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.

Explains urgency with 'as soon as possible' and a reason clause 'as we have...'. 'Really need' adds emphasis. Use this to prioritize repairs when time is critical.

Explique l'urgence avec 'as soon as possible' et une clause de raison 'as we have...'. 'Really need' ajoute de l'emphase. Utilisez ceci pour prioriser les réparations quand le temps est critique.

I'll flag it as high priority.

Means to mark something as important for quick handling. 'Flag as' is a common phrasal verb in work systems. Useful for responding to urgent requests in technical support.

Signifie marquer quelque chose comme important pour un traitement rapide. 'Flag as' est un verbe phrasal courant dans les systèmes de travail. Utile pour répondre aux demandes urgentes dans le support technique.