Reporting an Equipment Malfunction
An employee discovers a piece of equipment is not functioning correctly and contacts the maintenance department or IT support to report the issue and request assistance.
Un empleado descubre que un equipo no funciona correctamente y contacta al departamento de mantenimiento o al soporte de TI para reportar el problema y solicitar asistencia.
Dialogue
Listen and follow along with the conversation
Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
issue
A problem or difficulty, often used in professional settings to describe something not working right, like 'technical issue'. It's polite and common in business English.
Un problema o dificultad, a menudo usado en entornos profesionales para describir algo que no funciona correctamente, como 'problema técnico'. Es cortés y común en el inglés de negocios.
restarting
The action of turning a device off and on again to fix problems. It's a basic troubleshooting step, like 'restarting the computer'.
La acción de apagar y encender un dispositivo nuevamente para solucionar problemas. Es un paso básico de resolución de problemas, como 'reiniciar la computadora'.
ink levels
The amount of ink left in a printer. Check this when printing problems occur, as low ink can cause issues. Say 'The ink levels are low' to report it.
La cantidad de tinta que queda en una impresora. Verifica esto cuando ocurran problemas de impresión, ya que la tinta baja puede causar problemas. Di 'Los niveles de tinta son bajos' para reportarlo.
paper jams
When paper gets stuck inside a printer or machine, stopping it from working. It's a common printer problem; you can say 'There's a paper jam' to describe it.
Cuando el papel se atasca dentro de una impresora o máquina, impidiendo que funcione. Es un problema común en impresoras; puedes decir 'Hay un atasco de papel' para describirlo.
work order
An official request or ticket to fix something, like equipment. In maintenance, it's used to schedule repairs, e.g., 'I'll submit a work order'.
Una solicitud o ticket oficial para arreglar algo, como equipo. En mantenimiento, se usa para programar reparaciones, por ejemplo, 'Presentaré una orden de trabajo'.
asset tag number
A unique ID number on company equipment for tracking. Useful for support calls, like giving the tag to identify the exact item.
Un número de ID único en el equipo de la empresa para el seguimiento. Útil para llamadas de soporte, como dar la etiqueta para identificar el artículo exacto.
urgency
The need for quick action because something is important. In requests, say 'There's urgency because of a deadline' to emphasize speed.
La necesidad de acción rápida porque algo es importante. En solicitudes, diga 'Hay urgencia por un plazo' para enfatizar la velocidad.
diagnose
To find out what is wrong with something, like a machine. Technicians diagnose issues before fixing them, e.g., 'We need to diagnose the problem'.
Descubrir qué está mal con algo, como una máquina. Los técnicos diagnostican problemas antes de arreglarlos, por ejemplo, 'Necesitamos diagnosticar el problema'.
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
We seem to be having an issue with the large format printer in our office.
This politely reports a problem without sounding too urgent at first. 'Seem to be' softens the statement, useful for starting support calls. It's a common pattern for describing issues in work situations.
Esto reporta cortésmente un problema sin sonar demasiado urgente al principio. 'Seem to be' suaviza la afirmación, útil para iniciar llamadas de soporte. Es un patrón común para describir problemas en situaciones laborales.
What exactly seems to be the problem?
A question to get more details about an issue. 'What exactly' asks for specifics, and 'seems to be' is polite. Use this in customer service to clarify problems efficiently.
Una pregunta para obtener más detalles sobre un problema. « What exactly » pide especificidades, y « seems to be » es cortés. Úsalo en el servicio al cliente para aclarar problemas de manera eficiente.
It's printing extremely slow, and the colors are completely off.
Describes symptoms clearly using adverbs like 'extremely' and 'completely' for emphasis. The 'and' connects two problems. Useful for explaining technical faults step by step.
Describe los síntomas claramente usando adverbios como 'extremely' y 'completely' para énfasis. El 'and' conecta dos problemas. Útil para explicar fallos técnicos paso a paso.
Have you checked the ink levels or if there are any paper jams?
Suggests basic checks with 'have you checked' in a question form. 'Or' connects options. This is a helpful pattern for troubleshooting before sending help.
Sugiere verificaciones básicas con 'have you checked' en forma de pregunta. 'Or' conecta las opciones. Este es un patrón útil para la resolución de problemas antes de enviar ayuda.
I'll put in a work order for it.
Promises action by creating a repair request. 'Put in' means submit. Use this to reassure someone that their issue is being handled officially in maintenance scenarios.
Promete acción al crear una solicitud de reparación. 'Put in' significa presentar. Úsalo para tranquilizar a alguien de que su problema se está manejando oficialmente en escenarios de mantenimiento.
Could you give me the printer's asset tag number?
A polite request for specific information using 'could you' for courtesy. Essential in support calls to identify equipment accurately. The structure shows how to ask for details professionally.
Una solicitud educada de información específica usando 'could you' para cortesía. Esencial en llamadas de soporte para identificar el equipo con precisión. La estructura muestra cómo pedir detalles de manera profesional.
We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.
Explains urgency with 'as soon as possible' and a reason clause 'as we have...'. 'Really need' adds emphasis. Use this to prioritize repairs when time is critical.
Explica la urgencia con 'as soon as possible' y una cláusula de razón 'as we have...'. 'Really need' añade énfasis. Úsalo para priorizar reparaciones cuando el tiempo es crítico.
I'll flag it as high priority.
Means to mark something as important for quick handling. 'Flag as' is a common phrasal verb in work systems. Useful for responding to urgent requests in technical support.
Significa marcar algo como importante para un manejo rápido. 'Flag as' es un verbo frasal común en sistemas de trabajo. Útil para responder a solicitudes urgentes en soporte técnico.