Reporting an Equipment Malfunction
Reporte de una falla de equipo
An employee discovers a piece of equipment is not functioning correctly and contacts the maintenance department or IT support to report the issue and request assistance.
Un empleado descubre que un equipo no funciona correctamente y contacta al departamento de mantenimiento o al soporte de TI para reportar el problema y solicitar asistencia.
Diálogo10
Hi David, I'm calling from the marketing department. We seem to be having an issue with the large format printer in our office.
Hola David, te estoy llamando del departamento de marketing. Parece que estamos teniendo un problema con la impresora de gran formato en nuestra oficina.
Okay, Emily. Thanks for letting me know. What exactly seems to be the problem?
Vale, Emily. Gracias por decírmelo. ¿Cuál exactamente parece ser el problema?
Well, it's printing extremely slow, and the colors are completely off. We've tried restarting it a few times, but that hasn't helped.
Bueno, imprime extremadamente lento, y los colores están completamente mal. Hemos intentado reiniciarlo unas cuantas veces, pero no ha servido de nada.
Hmm, printing slow and color issues. Have you checked the ink levels or if there are any paper jams that aren't obvious?
Hmm, impresión lenta y problemas de color. ¿Has revisado los niveles de tinta o si hay atascos de papel que no sean obvios?
Yes, we checked for jams, and the ink levels seem fine according to the printer display. It just started acting up this morning.
Sí, revisamos los atascos, y los niveles de tinta parecen estar bien según la pantalla de la impresora. Empezó a fallar esta mañana.
Alright, I'll put in a work order for it. It sounds like it might need a technician to take a look. Could you give me the printer's asset tag number?
De acuerdo, voy a crear una orden de trabajo para ello. Suena como si pudiera necesitar que un técnico le eche un vistazo. ¿Podría darme el número de etiqueta de activo de la impresora?
Sure, just a second... It's P-L-P-0-0-7-2. We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.
Claro, un segundo... Es P-L-P-0-0-7-2. Realmente necesitamos que esto se arregle lo antes posible, ya que tenemos una gran presentación la próxima semana.
Got it. P-L-P-0-0-7-2. I understand the urgency. I'll flag it as high priority. We should have someone over there within the next few hours to diagnose the issue. I'll call you back with an update.
Entendido. P-L-P-0-0-7-2. Entiendo la urgencia. Lo marcaré como alta prioridad. Deberíamos tener a alguien allí en las próximas horas para diagnosticar el problema. Te llamaré de vuelta con una actualización.
Thanks so much, David. That would be great. Appreciate your help.
Muchas gracias, David. Eso sería genial. Agradezco tu ayuda.
No problem, Emily. We'll get it sorted out.
No hay problema, Emily. Lo vamos a arreglar.
Vocabulario8
- issueproblema
A problem or difficulty, often used in professional settings to describe something not working right, like 'technical issue'. It's polite and common in business English.
Un problema o dificultad, a menudo usado en entornos profesionales para describir algo que no funciona correctamente, como 'problema técnico'. Es cortés y común en el inglés de negocios.
- restartingreiniciando
The action of turning a device off and on again to fix problems. It's a basic troubleshooting step, like 'restarting the computer'.
La acción de apagar y encender un dispositivo nuevamente para solucionar problemas. Es un paso básico de resolución de problemas, como 'reiniciar la computadora'.
- ink levelsNiveles de tinta
The amount of ink left in a printer. Check this when printing problems occur, as low ink can cause issues. Say 'The ink levels are low' to report it.
La cantidad de tinta que queda en una impresora. Verifica esto cuando ocurran problemas de impresión, ya que la tinta baja puede causar problemas. Di 'Los niveles de tinta son bajos' para reportarlo.
- paper jamsAtasco de papel
When paper gets stuck inside a printer or machine, stopping it from working. It's a common printer problem; you can say 'There's a paper jam' to describe it.
Cuando el papel se atasca dentro de una impresora o máquina, impidiendo que funcione. Es un problema común en impresoras; puedes decir 'Hay un atasco de papel' para describirlo.
- work orderOrden de trabajo
An official request or ticket to fix something, like equipment. In maintenance, it's used to schedule repairs, e.g., 'I'll submit a work order'.
Una solicitud o ticket oficial para arreglar algo, como equipo. En mantenimiento, se usa para programar reparaciones, por ejemplo, 'Presentaré una orden de trabajo'.
- asset tag numberNúmero de etiqueta de activo
A unique ID number on company equipment for tracking. Useful for support calls, like giving the tag to identify the exact item.
Un número de ID único en el equipo de la empresa para el seguimiento. Útil para llamadas de soporte, como dar la etiqueta para identificar el artículo exacto.
- urgencyurgencia
The need for quick action because something is important. In requests, say 'There's urgency because of a deadline' to emphasize speed.
La necesidad de acción rápida porque algo es importante. En solicitudes, diga 'Hay urgencia por un plazo' para enfatizar la velocidad.
- diagnosediagnosticar
To find out what is wrong with something, like a machine. Technicians diagnose issues before fixing them, e.g., 'We need to diagnose the problem'.
Descubrir qué está mal con algo, como una máquina. Los técnicos diagnostican problemas antes de arreglarlos, por ejemplo, 'Necesitamos diagnosticar el problema'.
Frases clave8
- 1
We seem to be having an issue with the large format printer in our office.
Parece que estamos teniendo un problema con la impresora de gran formato en nuestra oficina.
This politely reports a problem without sounding too urgent at first. 'Seem to be' softens the statement, useful for starting support calls. It's a common pattern for describing issues in work situations.
Esto reporta cortésmente un problema sin sonar demasiado urgente al principio. 'Seem to be' suaviza la afirmación, útil para iniciar llamadas de soporte. Es un patrón común para describir problemas en situaciones laborales.
- 2
What exactly seems to be the problem?
¿Cuál es exactamente el problema?
A question to get more details about an issue. 'What exactly' asks for specifics, and 'seems to be' is polite. Use this in customer service to clarify problems efficiently.
Una pregunta para obtener más detalles sobre un problema. « What exactly » pide especificidades, y « seems to be » es cortés. Úsalo en el servicio al cliente para aclarar problemas de manera eficiente.
- 3
It's printing extremely slow, and the colors are completely off.
Está imprimiendo extremadamente lento, y los colores están completamente mal.
Describes symptoms clearly using adverbs like 'extremely' and 'completely' for emphasis. The 'and' connects two problems. Useful for explaining technical faults step by step.
Describe los síntomas claramente usando adverbios como 'extremely' y 'completely' para énfasis. El 'and' conecta dos problemas. Útil para explicar fallos técnicos paso a paso.
- 4
Have you checked the ink levels or if there are any paper jams?
¿Ha verificado el nivel de tinta o si hay atascos de papel?
Suggests basic checks with 'have you checked' in a question form. 'Or' connects options. This is a helpful pattern for troubleshooting before sending help.
Sugiere verificaciones básicas con 'have you checked' en forma de pregunta. 'Or' conecta las opciones. Este es un patrón útil para la resolución de problemas antes de enviar ayuda.
- 5
I'll put in a work order for it.
Presentaré una orden de trabajo para eso.
Promises action by creating a repair request. 'Put in' means submit. Use this to reassure someone that their issue is being handled officially in maintenance scenarios.
Promete acción al crear una solicitud de reparación. 'Put in' significa presentar. Úsalo para tranquilizar a alguien de que su problema se está manejando oficialmente en escenarios de mantenimiento.
- 6
Could you give me the printer's asset tag number?
¿Podría darme el número de etiqueta de activo de la impresora?
A polite request for specific information using 'could you' for courtesy. Essential in support calls to identify equipment accurately. The structure shows how to ask for details professionally.
Una solicitud educada de información específica usando 'could you' para cortesía. Esencial en llamadas de soporte para identificar el equipo con precisión. La estructura muestra cómo pedir detalles de manera profesional.
- 7
We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.
Realmente necesitamos que esto se arregle lo antes posible, ya que tenemos una gran presentación la próxima semana.
Explains urgency with 'as soon as possible' and a reason clause 'as we have...'. 'Really need' adds emphasis. Use this to prioritize repairs when time is critical.
Explica la urgencia con 'as soon as possible' y una cláusula de razón 'as we have...'. 'Really need' añade énfasis. Úsalo para priorizar reparaciones cuando el tiempo es crítico.
- 8
I'll flag it as high priority.
Lo marcaré como alta prioridad.
Means to mark something as important for quick handling. 'Flag as' is a common phrasal verb in work systems. Useful for responding to urgent requests in technical support.
Significa marcar algo como importante para un manejo rápido. 'Flag as' es un verbo frasal común en sistemas de trabajo. Útil para responder a solicitudes urgentes en soporte técnico.