Reporting an Equipment Malfunction

Meldung einer Gerätestörung

An employee discovers a piece of equipment is not functioning correctly and contacts the maintenance department or IT support to report the issue and request assistance.

Ein Mitarbeiter stellt fest, dass ein Gerät nicht richtig funktioniert, und kontaktiert die Wartungsabteilung oder den IT-Support, um das Problem zu melden und Hilfe anzufordern.

Dialog

Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch

Emily (Female)

Hi David, I'm calling from the marketing department. We seem to be having an issue with the large format printer in our office.

Hallo David, ich rufe aus der Marketing-Abteilung an. Wir scheinen ein Problem mit dem Großformatdrucker in unserem Büro zu haben.

David (Male)

Okay, Emily. Thanks for letting me know. What exactly seems to be the problem?

Okay, Emily. Danke, dass du mir Bescheid gesagt hast. Was genau scheint das Problem zu sein?

Emily (Female)

Well, it's printing extremely slow, and the colors are completely off. We've tried restarting it a few times, but that hasn't helped.

Nun, es druckt extrem langsam, und die Farben sind völlig falsch. Wir haben es ein paar Mal neu gestartet, aber das hat nicht geholfen.

David (Male)

Hmm, printing slow and color issues. Have you checked the ink levels or if there are any paper jams that aren't obvious?

Hmm, Drucken langsam und Farbprobleme. Haben Sie die Tintenstände überprüft oder ob es Papierstaus gibt, die nicht offensichtlich sind?

Emily (Female)

Yes, we checked for jams, and the ink levels seem fine according to the printer display. It just started acting up this morning.

Ja, wir haben auf Papierstaus überprüft, und die Tintenstände scheinen nach dem Drucker-Display in Ordnung zu sein. Es hat heute Morgen erst angefangen, Probleme zu machen.

David (Male)

Alright, I'll put in a work order for it. It sounds like it might need a technician to take a look. Could you give me the printer's asset tag number?

In Ordnung, ich erstelle einen Arbeitsauftrag dafür. Es klingt so, als ob es einen Techniker braucht, der sich das ansieht. Können Sie mir die Asset-Tag-Nummer des Druckers geben?

Emily (Female)

Sure, just a second... It's P-L-P-0-0-7-2. We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.

Sicher, einen Moment... Es ist P-L-P-0-0-7-2. Wir brauchen das wirklich so schnell wie möglich repariert, da wir nächste Woche eine große Präsentation haben.

David (Male)

Got it. P-L-P-0-0-7-2. I understand the urgency. I'll flag it as high priority. We should have someone over there within the next few hours to diagnose the issue. I'll call you back with an update.

Verstanden. P-L-P-0-0-7-2. Ich verstehe die Dringlichkeit. Ich werde es als hohe Priorität markieren. Wir sollten innerhalb der nächsten Stunden jemanden dort haben, um das Problem zu diagnostizieren. Ich rufe Sie zurück mit einem Update.

Emily (Female)

Thanks so much, David. That would be great. Appreciate your help.

Vielen Dank, David. Das wäre toll. Ich schätze deine Hilfe.

David (Male)

No problem, Emily. We'll get it sorted out.

Kein Problem, Emily. Wir kriegen das hin.

Wortschatz

Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog

issue

A problem or difficulty, often used in professional settings to describe something not working right, like 'technical issue'. It's polite and common in business English.

Ein Problem oder eine Schwierigkeit, oft in beruflichen Kontexten verwendet, um etwas zu beschreiben, das nicht richtig funktioniert, wie 'technisches Problem'. Es ist höflich und üblich im Geschäftsenglisch.

restarting

The action of turning a device off and on again to fix problems. It's a basic troubleshooting step, like 'restarting the computer'.

Die Handlung, ein Gerät auszuschalten und wieder einzuschalten, um Probleme zu beheben. Es ist ein grundlegender Schritt zur Fehlerbehebung, wie „Neustarten des Computers“.

ink levels

The amount of ink left in a printer. Check this when printing problems occur, as low ink can cause issues. Say 'The ink levels are low' to report it.

Die Menge an Tinte, die in einem Drucker übrig ist. Überprüfen Sie dies, wenn Druckprobleme auftreten, da niedrige Tinte Probleme verursachen kann. Sagen Sie 'Die Tintenstände sind niedrig', um es zu melden.

paper jams

When paper gets stuck inside a printer or machine, stopping it from working. It's a common printer problem; you can say 'There's a paper jam' to describe it.

Wenn Papier in einem Drucker oder einer Maschine stecken bleibt und dadurch die Funktion unterbricht. Es ist ein häufiges Problem bei Druckern; man kann sagen 'Es gibt einen Papierstau', um es zu beschreiben.

work order

An official request or ticket to fix something, like equipment. In maintenance, it's used to schedule repairs, e.g., 'I'll submit a work order'.

Ein offizielles Anliegen oder Ticket, um etwas zu reparieren, wie Ausrüstung. Im Wartungsbereich wird es verwendet, um Reparaturen zu planen, z. B. 'Ich reiche einen Arbeitsauftrag ein'.

asset tag number

A unique ID number on company equipment for tracking. Useful for support calls, like giving the tag to identify the exact item.

Eine eindeutige ID-Nummer auf Unternehmensgeräten zur Nachverfolgung. Nützlich für Support-Anrufe, z. B. um das genaue Gerät durch Angabe des Tags zu identifizieren.

urgency

The need for quick action because something is important. In requests, say 'There's urgency because of a deadline' to emphasize speed.

Der Bedarf an schnellem Handeln, weil etwas wichtig ist. In Anfragen sagen Sie 'Es gibt Dringlichkeit wegen einer Frist', um Geschwindigkeit zu betonen.

diagnose

To find out what is wrong with something, like a machine. Technicians diagnose issues before fixing them, e.g., 'We need to diagnose the problem'.

Herausfinden, was mit etwas nicht stimmt, wie bei einer Maschine. Techniker diagnostizieren Probleme, bevor sie sie beheben, z. B. 'Wir müssen das Problem diagnostizieren'.

Schlüsselsätze

Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben

We seem to be having an issue with the large format printer in our office.

This politely reports a problem without sounding too urgent at first. 'Seem to be' softens the statement, useful for starting support calls. It's a common pattern for describing issues in work situations.

Das berichtet höflich von einem Problem, ohne anfangs zu dringlich zu klingen. 'Seem to be' mildert die Aussage, nützlich zum Starten von Support-Anrufen. Es ist ein gängiges Muster zur Beschreibung von Problemen in Arbeitsituationen.

What exactly seems to be the problem?

A question to get more details about an issue. 'What exactly' asks for specifics, and 'seems to be' is polite. Use this in customer service to clarify problems efficiently.

Eine Frage, um mehr Details zu einem Problem zu erhalten. 'What exactly' fragt nach Spezifika, und 'seems to be' ist höflich. Verwenden Sie das im Kundenservice, um Probleme effizient zu klären.

It's printing extremely slow, and the colors are completely off.

Describes symptoms clearly using adverbs like 'extremely' and 'completely' for emphasis. The 'and' connects two problems. Useful for explaining technical faults step by step.

Beschreibt die Symptome klar unter Verwendung von Adverbien wie 'extremely' und 'completely' zur Betonung. Das 'and' verbindet zwei Probleme. Nützlich zum schrittweisen Erklären technischer Fehler.

Have you checked the ink levels or if there are any paper jams?

Suggests basic checks with 'have you checked' in a question form. 'Or' connects options. This is a helpful pattern for troubleshooting before sending help.

Schlägt grundlegende Überprüfungen mit 'have you checked' in Frageform vor. 'Or' verbindet Optionen. Dies ist ein hilfreiches Muster für die Fehlerbehebung, bevor Hilfe gesendet wird.

I'll put in a work order for it.

Promises action by creating a repair request. 'Put in' means submit. Use this to reassure someone that their issue is being handled officially in maintenance scenarios.

Verspricht Handlung durch Erstellung einer Reparaturanfrage. 'Put in' bedeutet einreichen. Verwenden Sie dies, um jemanden zu beruhigen, dass sein Problem offiziell in Wartungsszenarien bearbeitet wird.

Could you give me the printer's asset tag number?

A polite request for specific information using 'could you' for courtesy. Essential in support calls to identify equipment accurately. The structure shows how to ask for details professionally.

Eine höfliche Anfrage nach spezifischen Informationen unter Verwendung von 'could you' für Höflichkeit. Wichtig in Support-Anrufen, um Geräte genau zu identifizieren. Die Struktur zeigt, wie man professionell nach Details fragt.

We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.

Explains urgency with 'as soon as possible' and a reason clause 'as we have...'. 'Really need' adds emphasis. Use this to prioritize repairs when time is critical.

Erklärt die Dringlichkeit mit 'as soon as possible' und einer Begründungsklausel 'as we have...'. 'Really need' fügt Betonung hinzu. Verwenden Sie dies, um Reparaturen zu priorisieren, wenn die Zeit kritisch ist.

I'll flag it as high priority.

Means to mark something as important for quick handling. 'Flag as' is a common phrasal verb in work systems. Useful for responding to urgent requests in technical support.

Bedeutet, etwas als wichtig für eine schnelle Bearbeitung zu markieren. 'Flag as' ist ein gängiges phrasales Verb in Arbeitssystemen. Nützlich für die Beantwortung dringender Anfragen im technischen Support.