Reporting an Equipment Malfunction

Relato de falha de equipamento

An employee discovers a piece of equipment is not functioning correctly and contacts the maintenance department or IT support to report the issue and request assistance.

Um funcionário descobre que um equipamento não está funcionando corretamente e contata o departamento de manutenção ou o suporte de TI para relatar o problema e solicitar assistência.

Diálogo

Ouça e acompanhe a conversa

Emily (Female)

Hi David, I'm calling from the marketing department. We seem to be having an issue with the large format printer in our office.

Oi David, estou ligando do departamento de marketing. Parece que estamos tendo um problema com a impressora de grande formato no nosso escritório.

David (Male)

Okay, Emily. Thanks for letting me know. What exactly seems to be the problem?

Tudo bem, Emily. Obrigado por me avisar. Qual exatamente parece ser o problema?

Emily (Female)

Well, it's printing extremely slow, and the colors are completely off. We've tried restarting it a few times, but that hasn't helped.

Bem, está imprimindo extremamente devagar, e as cores estão completamente erradas. Tentamos reiniciá-lo algumas vezes, mas isso não ajudou.

David (Male)

Hmm, printing slow and color issues. Have you checked the ink levels or if there are any paper jams that aren't obvious?

Humm, impressão lenta e problemas de cor. Você verificou os níveis de tinta ou se há algum engarrafamento de papel que não seja óbvio?

Emily (Female)

Yes, we checked for jams, and the ink levels seem fine according to the printer display. It just started acting up this morning.

Sim, verificamos os engarrafamentos de papel, e os níveis de tinta parecem normais segundo o visor da impressora. Começou a dar problema esta manhã.

David (Male)

Alright, I'll put in a work order for it. It sounds like it might need a technician to take a look. Could you give me the printer's asset tag number?

Tudo bem, vou abrir uma ordem de serviço para isso. Parece que pode precisar de um técnico para dar uma olhada. Você pode me fornecer o número da tag de ativo da impressora?

Emily (Female)

Sure, just a second... It's P-L-P-0-0-7-2. We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.

Claro, um segundo... É P-L-P-0-0-7-2. Precisamos realmente que isso seja consertado o mais rápido possível, pois temos uma grande apresentação na próxima semana.

David (Male)

Got it. P-L-P-0-0-7-2. I understand the urgency. I'll flag it as high priority. We should have someone over there within the next few hours to diagnose the issue. I'll call you back with an update.

Entendi. P-L-P-0-0-7-2. Eu entendo a urgência. Vou marcá-lo como alta prioridade. Devemos ter alguém lá nas próximas horas para diagnosticar o problema. Vou ligar de volta com uma atualização.

Emily (Female)

Thanks so much, David. That would be great. Appreciate your help.

Muito obrigado, David. Isso seria ótimo. Agradeço a sua ajuda.

David (Male)

No problem, Emily. We'll get it sorted out.

Sem problema, Emily. Vamos resolver isso.

Vocabulário

Palavras e frases essenciais do diálogo

issue

A problem or difficulty, often used in professional settings to describe something not working right, like 'technical issue'. It's polite and common in business English.

Um problema ou dificuldade, frequentemente usado em contextos profissionais para descrever algo que não está funcionando corretamente, como 'problema técnico'. É educado e comum no inglês de negócios.

restarting

The action of turning a device off and on again to fix problems. It's a basic troubleshooting step, like 'restarting the computer'.

A ação de desligar e ligar um dispositivo novamente para corrigir problemas. É um passo básico de solução de problemas, como 'reiniciar o computador'.

ink levels

The amount of ink left in a printer. Check this when printing problems occur, as low ink can cause issues. Say 'The ink levels are low' to report it.

A quantidade de tinta restante em uma impressora. Verifique isso quando ocorrerem problemas de impressão, pois tinta baixa pode causar problemas. Diga 'Os níveis de tinta estão baixos' para relatar.

paper jams

When paper gets stuck inside a printer or machine, stopping it from working. It's a common printer problem; you can say 'There's a paper jam' to describe it.

Quando o papel fica preso dentro de uma impressora ou máquina, impedindo seu funcionamento. É um problema comum em impressoras; você pode dizer 'Há um atasco de papel' para descrevê-lo.

work order

An official request or ticket to fix something, like equipment. In maintenance, it's used to schedule repairs, e.g., 'I'll submit a work order'.

Um pedido ou bilhete oficial para consertar algo, como equipamento. Na manutenção, é usado para agendar reparos, por exemplo, 'Vou enviar uma ordem de serviço'.

asset tag number

A unique ID number on company equipment for tracking. Useful for support calls, like giving the tag to identify the exact item.

Um número de ID único em equipamentos da empresa para rastreamento. Útil para chamadas de suporte, como fornecer a tag para identificar o item exato.

urgency

The need for quick action because something is important. In requests, say 'There's urgency because of a deadline' to emphasize speed.

A necessidade de ação rápida porque algo é importante. Em pedidos, diga 'Há urgência por causa de um prazo' para enfatizar a velocidade.

diagnose

To find out what is wrong with something, like a machine. Technicians diagnose issues before fixing them, e.g., 'We need to diagnose the problem'.

Descobrir o que há de errado com algo, como uma máquina. Técnicos diagnosticam problemas antes de consertá-los, por exemplo, 'Precisamos diagnosticar o problema'.

Frases Chave

Frases importantes para lembrar e praticar

We seem to be having an issue with the large format printer in our office.

This politely reports a problem without sounding too urgent at first. 'Seem to be' softens the statement, useful for starting support calls. It's a common pattern for describing issues in work situations.

Isso reporta educadamente um problema sem soar muito urgente no início. 'Seem to be' suaviza a declaração, útil para iniciar chamadas de suporte. É um padrão comum para descrever problemas em situações de trabalho.

What exactly seems to be the problem?

A question to get more details about an issue. 'What exactly' asks for specifics, and 'seems to be' is polite. Use this in customer service to clarify problems efficiently.

Uma pergunta para obter mais detalhes sobre um problema. 'What exactly' pede por especificidades, e 'seems to be' é educado. Use isso no atendimento ao cliente para esclarecer problemas de forma eficiente.

It's printing extremely slow, and the colors are completely off.

Describes symptoms clearly using adverbs like 'extremely' and 'completely' for emphasis. The 'and' connects two problems. Useful for explaining technical faults step by step.

Descreve os sintomas claramente usando advérbios como 'extremely' e 'completely' para ênfase. O 'and' conecta dois problemas. Útil para explicar falhas técnicas passo a passo.

Have you checked the ink levels or if there are any paper jams?

Suggests basic checks with 'have you checked' in a question form. 'Or' connects options. This is a helpful pattern for troubleshooting before sending help.

Sugere verificações básicas com 'have you checked' em forma de pergunta. 'Or' conecta as opções. Este é um padrão útil para solução de problemas antes de enviar ajuda.

I'll put in a work order for it.

Promises action by creating a repair request. 'Put in' means submit. Use this to reassure someone that their issue is being handled officially in maintenance scenarios.

Promete ação ao criar um pedido de reparo. 'Put in' significa enviar. Use isso para tranquilizar alguém de que seu problema está sendo tratado oficialmente em cenários de manutenção.

Could you give me the printer's asset tag number?

A polite request for specific information using 'could you' for courtesy. Essential in support calls to identify equipment accurately. The structure shows how to ask for details professionally.

Um pedido educado por informações específicas usando 'could you' para cortesia. Essencial em chamadas de suporte para identificar o equipamento com precisão. A estrutura mostra como pedir detalhes de forma profissional.

We really need this fixed as soon as possible, as we have a big presentation next week.

Explains urgency with 'as soon as possible' and a reason clause 'as we have...'. 'Really need' adds emphasis. Use this to prioritize repairs when time is critical.

Explica a urgência com 'as soon as possible' e uma cláusula de razão 'as we have...'. 'Really need' adiciona ênfase. Use isso para priorizar reparos quando o tempo é crítico.

I'll flag it as high priority.

Means to mark something as important for quick handling. 'Flag as' is a common phrasal verb in work systems. Useful for responding to urgent requests in technical support.

Significa marcar algo como importante para manuseio rápido. 'Flag as' é um verbo frasal comum em sistemas de trabalho. Útil para responder a pedidos urgentes no suporte técnico.