Dealing with Scope Creep / Change Request

Gestion du glissement de périmètre / Demande de changement

A client or stakeholder requests significant changes to the project's scope, potentially impacting the timeline and budget. The project manager and team need to analyze the request, discuss implications, and formally propose how to manage the change or politely decline while offering alternatives.

Un client ou une partie prenante demande des modifications importantes à la portée du projet, ce qui pourrait potentiellement affecter le calendrier et le budget. Le chef de projet et l'équipe doivent analyser la demande, discuter des implications et proposer formellement la manière de gérer le changement ou de le refuser poliment tout en offrant des alternatives.

Dialogue

Écoutez et suivez la conversation

Sarah (Female)

Team, thanks for getting together on short notice. I just received a significant change request from the client that could impact our current project scope for the 'Phoenix' system. They're asking for a complete overhaul of the user analytics dashboard.

Équipe, merci de vous être réunis sur un court préavis. Je viens de recevoir une demande de changement significative de la part du client qui pourrait impacter la portée actuelle de notre projet pour le système « Phoenix ». Ils demandent une refonte complète du tableau de bord d'analyse des utilisateurs.

David (Male)

A complete overhaul? Wow, that's a pretty big ask. Our current plan was to refine the existing one, not rebuild it from scratch. Did they give any specific reasons for such a drastic change?

Une refonte complète ? Waouh, c'est une demande plutôt importante. Notre plan actuel était d'affiner l'existant, pas de le reconstruire de zéro. Ont-ils donné des raisons spécifiques pour un tel changement drastique ?

Sarah (Female)

They feel the current structure doesn't meet their evolving reporting needs for advanced user behavior tracking. This definitely falls under scope creep. We need to assess the full implications on our timeline and budget.

Ils estiment que la structure actuelle ne répond pas à leurs besoins évolutifs en matière de reporting pour le suivi avancé du comportement des utilisateurs. Cela relève définitivement d'une dérive de périmètre. Nous devons évaluer toutes les implications sur notre calendrier et notre budget.

Michael (Male)

Okay, from a development standpoint, a rebuild means a significant increase in development hours, testing, and potential integration issues. We'd be looking at weeks, possibly months, of additional work. It's a huge undertaking.

D'accord, du point de vue du développement, une reconstruction signifie une augmentation significative des heures de développement, des tests et des problèmes d'intégration potentiels. Nous ferions face à des semaines, peut-être des mois, de travail supplémentaire. C'est un projet d'envergure.

Sarah (Female)

Exactly. Emily, what's your take on the user experience side? Would a complete redesign provide a disproportionate benefit compared to iterative improvements?

Exactement. Emily, quel est ton avis sur le côté expérience utilisateur ? Un redesign complet apporterait-il un bénéfice disproportionné par rapport aux améliorations itératives ?

Emily (Female)

While a fresh approach has appeal, it re-opens a lot of UX research and design phases we've already completed. We could offer them an enhanced version with new modules for the requested tracking, instead of a full redo. That would be less disruptive.

Bien qu'une approche nouvelle soit attrayante, elle rouvrirait beaucoup de phases de recherche et de design UX que nous avons déjà complétées. Nous pourrions leur proposer une version améliorée avec de nouveaux modules pour le suivi demandé, au lieu d'une refonte complète. Cela serait moins perturbant.

David (Male)

I agree with Emily. Proposing an alternative, phased approach would be a good strategy. We can present the cost and time implications of a full rebuild versus an enhanced version. It gives them options without completely derailing our current schedule.

Je suis d'accord avec Emily. Proposer une approche alternative et échelonnée serait une bonne stratégie. Nous pouvons présenter les implications en termes de coût et de temps d'une reconstruction complète par rapport à une version améliorée. Cela leur donne des options sans perturber complètement notre calendrier actuel.

Sarah (Female)

Excellent. So, the plan is to formally respond by tomorrow. We'll present the significant impact of the full overhaul, provide a revised timeline and budget for that option, and then propose Emily's enhanced module approach as a more feasible alternative. I'll draft the communication. Any questions?

Parfait. Donc, le plan est de répondre formellement d'ici demain. Nous présenterons l'impact significatif de la refonte complète, fournirons un calendrier et un budget révisés pour cette option, puis proposerons l'approche de module renforcé d'Emily comme alternative plus viable. Je rédigerai la communication. Des questions ?

Michael (Male)

Sounds like a solid plan, Sarah. Let's make sure to highlight the value of the enhanced option in terms of still meeting their core needs.

Ça semble être un plan solide, Sarah. Assurons-nous de mettre en valeur l'option renforcée en termes de satisfaction continue de leurs besoins essentiels.

Vocabulaire

Mots et phrases essentiels du dialogue

scope creep

This term refers to the gradual expansion of a project's requirements beyond the original plan, often causing delays or extra costs. It's common in project management when clients add new features unexpectedly.

Ce terme désigne l'expansion graduelle des exigences d'un projet au-delà du plan initial, causant souvent des retards ou des coûts supplémentaires. C'est courant en gestion de projet lorsque les clients ajoutent de nouvelles fonctionnalités de manière inattendue.

change request

A formal proposal from a client or stakeholder to modify the project's scope, timeline, or budget. In business English, you use this when discussing adjustments to a project plan.

Une proposition formelle d'un client ou d'un stakeholder pour modifier la portée, le calendrier ou le budget du projet. En anglais des affaires, vous utilisez cela lors de discussions sur les ajustements du plan de projet.

overhaul

To completely change or renovate something, like a system or process. It's used in professional contexts to describe major updates, such as 'a complete overhaul of the software.'

Changer ou rénover complètement quelque chose, comme un système ou un processus. Il est utilisé dans des contextos professionnels pour décrire des mises à jour importantes, telles que 'une révision complète du logiciel.'

rebuild

To build something again from the beginning, often implying more effort than just fixing it. In tech projects, it means starting over, like 'rebuild the app from scratch.'

Reconstruire quelque chose depuis le début, impliquant souvent plus d'effort que de simplement le réparer. Dans les projets technologiques, cela signifie recommencer à zéro, comme 'reconstruire l'app de zéro.'

implications

The possible effects or consequences of an action. In meetings, say 'assess the implications' to discuss how a change might affect time or money.

Les effets possibles ou conséquences d'une action. En réunion, dites 'évaluer les implications' pour discuter de la manière dont un changement pourrait affecter le temps ou l'argent.

enhanced

Improved or made better in some way. Use this in business to suggest upgrades without full changes, like 'an enhanced version of the dashboard.'

Amélioré ou rendu meilleur de quelque manière. Utilisez cela en entreprise pour suggérer des améliorations sans changements complets, comme 'une version améliorée du tableau de bord.'

phased approach

A method of implementing changes in stages or phases, rather than all at once. It's practical for managing risks in projects, as in 'a phased approach to updates.'

Une méthode d'implémentation des changements par étapes ou phases, plutôt que tout d'un coup. Elle est pratique pour gérer les risques dans les projets, comme dans 'une approche par phases pour les mises à jour.'

feasible

Possible to do easily and practically, considering time and resources. In discussions, use it to describe realistic options, like 'a more feasible alternative.'

Possible à faire facilement et pratiquement, en tenant compte du temps et des ressources. Dans les discussions, utilisez-le pour décrire des options réalistes, comme 'une alternative plus faisable.'

Phrases Clés

Phrases importantes à retenir et à pratiquer

I just received a significant change request from the client that could impact our current project scope.

This sentence introduces a problem in a meeting. It's useful for starting discussions on changes; note the structure 'received a [adjective] [noun] from [person] that could [verb] [object]' to explain potential effects clearly.

Cette phrase introduit un problème lors d'une réunion. Elle est utile pour entamer des discussions sur les changements ; notez la structure 'received a [adjective] [noun] from [person] that could [verb] [object]' pour expliquer clairement les effets potentiels.

Did they give any specific reasons for such a drastic change?

A question to seek clarification. It's practical for probing details in professional talks; uses 'give any [adjective] reasons for [noun]' pattern, helpful for intermediate learners to ask about motivations.

Une question pour obtenir des clarifications. C'est pratique pour sonder les détails dans les discussions professionnelles ; utilise le motif 'give any [adjectif] reasons for [nom]', utile pour les apprenants intermédiaires pour demander les motivations.

We need to assess the full implications on our timeline and budget.

This expresses the need for evaluation. Useful in project meetings to highlight risks; grammar point: 'assess the [adjective] implications on [noun1] and [noun2]' shows how to connect multiple impacts.

Ceci exprime le besoin d'évaluation. Utile dans les réunions de projet pour mettre en évidence les risques ; point de grammaire : 'assess the [adjective] implications on [noun1] and [noun2]' montre comment connecter plusieurs impacts.

Would a complete redesign provide a disproportionate benefit compared to iterative improvements?

A hypothetical question for opinions. Great for debating options; note comparative structure 'compared to [noun]' and 'disproportionate benefit' to discuss value versus effort in business English.

Une question hypothétique pour recueillir des opinions. Idéal pour débattre des options ; notez la structure comparative « par rapport à [nom] » et « bénéfice disproportionné » pour discuter de la valeur versus l'effort en anglais des affaires.

We could offer them an enhanced version with new modules for the requested tracking, instead of a full redo.

Proposes an alternative solution. Practical for suggesting compromises; uses 'instead of [noun phrase]' for contrasts, and 'enhanced version with [adjectives] [nouns]' to describe improvements.

Propose une solution alternative. Pratique pour suggérer des compromis ; utilise 'instead of [groupe nominal]' pour les contrastes, et 'enhanced version with [adjectifs] [noms]' pour décrire les améliorations.

Proposing an alternative, phased approach would be a good strategy.

Suggests a plan forward. Useful in team collaborations; gerund 'proposing [noun]' as subject, and 'would be a good [noun]' for polite recommendations in meetings.

Suggère un plan d'action. Utile dans les collaborations d'équipe ; gérondif 'proposing [noun]' comme sujet, et 'would be a good [noun]' pour des recommandations polies en réunion.

We'll present the significant impact of the full overhaul, provide a revised timeline and budget for that option, and then propose Emily's enhanced module approach as a more feasible alternative.

Outlines action steps. Excellent for summarizing plans; parallel structure with 'present... provide... and then propose' lists actions clearly, ideal for formal responses in project management.

Esquisse les étapes d'action. Excellent pour résumer les plans ; structure parallèle avec « présenter... fournir... et puis proposer » qui liste clairement les actions, idéal pour les réponses formelles en gestion de projet.

Let's make sure to highlight the value of the enhanced option in terms of still meeting their core needs.

Emphasizes key points. Useful for closing discussions; 'make sure to [verb]' for reminders, and 'in terms of [verb-ing] [noun]' explains benefits, common in persuasive business talk.

Met l'accent sur les points clés. Utile pour conclure les discussions ; 'assurons-nous de [verbe]' pour les rappels, et 'en termes de [verbe -ing] [nom]' explique les avantages, courant dans les discours commerciaux persuasifs.