External Certification Audit Preparation

Préparation à l'audit de certification externe

The quality department prepares for an upcoming external audit for certifications (e.g., ISO, CE). This involves reviewing documentation, ensuring process adherence, and rehearsing potential auditor questions.

Le département qualité se prépare à un audit externe imminent pour les certifications (par exemple, ISO, CE). Cela implique la révision de la documentation, la garantie de l'adhésion aux processus et l'entraînement aux questions potentielles des auditeurs.

Dialogue

Écoutez et suivez la conversation

Sarah (Female)

Good morning, Michael. I wanted to touch base with you regarding our ISO 9001 external audit preparation. How are we looking with the documentation review?

Bonjour, Michael. Je voulais faire un point avec vous concernant la préparation de notre audit externe ISO 9001. Comment se présente la revue de la documentation ?

Michael (Male)

Good morning, Sarah. Most of the critical documentation has been reviewed and updated. We're in the final stages of cross-referencing all our process adherence records with the last internal audit findings.

Bonjour, Sarah. La plupart de la documentation critique a été examinée et mise à jour. Nous sommes dans les étapes finales de recoupement de tous nos enregistrements de conformité aux processus avec les résultats du dernier audit interne.

Sarah (Female)

That's good to hear. Have you had a chance to brief the team on potential auditor questions? We need to make sure everyone is on the same page regarding our quality policy and objectives.

C'est bon à entendre. Avez-vous eu l'occasion de briefer l'équipe sur les questions potentielles des auditeurs ? Nous devons nous assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant notre politique de qualité et nos objectifs.

Michael (Male)

Yes, we held a session yesterday. We've run through common scenarios and emphasized the importance of clear, concise answers. I also reminded them to always refer back to our documented procedures.

Oui, nous avons tenu une session hier. Nous avons passé en revue des scénarios courants et souligné l'importance de réponses claires et concises. Je leur ai également rappelé de toujours se référer à nos procédures documentées.

Sarah (Female)

Excellent. And what about the physical inspection areas? Are all the workstations and storage areas tidy and properly labeled, as per 5S principles?

Excellent. Et qu'en est-il des zones d'inspection physique ? Toutes les postes de travail et les zones de stockage sont-elles bien rangées et correctement étiquetées, conformément aux principes 5S ?

Michael (Male)

We did a walk-through this morning. There were a few minor discrepancies, but we've already addressed them. Everything should be in pristine condition by the end of the day.

Nous avons effectué une visite d'inspection ce matin. Il y avait quelques légères divergences, mais nous les avons déjà résolues. Tout devrait être en parfait état d'ici la fin de la journée.

Sarah (Female)

Perfect. Just one more thing: have we simulated the auditor's request for records of corrective and preventive actions for any recent non-conformities?

Parfait. Juste une dernière chose : avons-nous simulé la demande de l'auditeur concernant les registres des actions correctives et préventives pour toute non-conformité récente ?

Michael (Male)

Yes, we did a dry run on that. Our CAPA log is up-to-date, and the team knows exactly where to pull the relevant information if asked. We're well-prepared.

Oui, nous avons effectué un essai à blanc sur ce sujet. Notre journal CAPA est à jour, et l'équipe sait exactement d'où tirer les informations pertinentes si on le lui demande. Nous sommes bien préparés.

Sarah (Female)

Sounds like we're in a good place. Thanks for all your hard work, Michael. Let's touch base again tomorrow morning for a final check.

On dirait qu'on est en bonne position. Merci pour tout ton dur labeur, Michael. Recontactons-nous demain matin pour un dernier contrôle.

Michael (Male)

Will do, Sarah. You too. We'll nail this audit.

D'accord, Sarah. Toi aussi. On va réussir cet audit.

Vocabulaire

Mots et phrases essentiels du dialogue

touch base

An informal phrase meaning to briefly check in or discuss something with someone, often used in business to stay updated on progress.

Une expression informelle signifiant vérifier brièvement ou discuter de quelque chose avec quelqu'un, souvent utilisée en affaires pour rester informé des progrès.

documentation

Written records or files that prove processes or activities, like reports or manuals, important in quality control to show compliance.

Enregistrements ou fichiers écrits qui prouvent les processus ou activités, comme des rapports ou des manuels, importants dans le contrôle qualité pour montrer la conformité.

audit

A formal check or inspection to ensure standards are met, such as an ISO audit, common in business for certification.

Un contrôle ou une inspection formelle pour s'assurer que les normes sont respectées, comme un audit ISO, courant en entreprise pour la certification.

adherence

Following rules or procedures strictly, used in professional contexts like quality management to describe compliance.

Suivre strictement les règles ou procédures, utilisé dans des contextes professionnels comme la gestion de la qualité pour décrire la conformité.

brief

As a verb, to give a short summary or instructions to a group, often in meetings to prepare for events like audits.

Comme verbe, donner un résumé court ou des instructions à un groupe, souvent en réunions pour préparer des événements comme des audits.

walk-through

A physical inspection or practice run of an area or process, useful for checking readiness in workplaces.

Une inspection physique ou un essai pratique d'une zone ou d'un processus, utile pour vérifier la préparation sur les lieux de travail.

discrepancies

Small differences or errors between expected and actual conditions, often found during inspections and needing quick fixes.

Petites différences ou erreurs entre les conditions attendues et réelles, souvent trouvées lors d'inspections et nécessitant des corrections rapides.

CAPA

Stands for Corrective and Preventive Actions, a system in quality control to fix and prevent problems, with logs tracking these actions.

Désigne les Actions Correctives et Préventives, un système de contrôle qualité pour corriger et prévenir les problèmes, avec des journaux traçant ces actions.

dry run

A practice or rehearsal without real consequences, used to prepare for audits or tests by simulating scenarios.

Une pratique ou un exercice sans conséquences réelles, utilisé pour se préparer à des audits ou des tests en simulant des scénarios.

nail

Informal slang meaning to do something perfectly or succeed completely, like 'nail this audit' for achieving success.

Argot informel signifiant faire quelque chose parfaitement ou réussir complètement, comme 'nail this audit' pour atteindre le succès.

Phrases Clés

Phrases importantes à retenir et à pratiquer

I wanted to touch base with you regarding our ISO 9001 external audit preparation.

This sentence uses 'touch base' idiomatically to start a professional conversation politely. It's useful for intermediate learners in business settings to check progress; note the gerund 'preparation' after 'regarding' for specifying topics.

Cette phrase utilise l'expression idiomatique 'touch base' pour entamer une conversation professionnelle de manière polie. Elle est utile pour les apprenants intermédiaires en contexte professionnel afin de vérifier les progrès ; notez l'usage du gérondif 'preparation' après 'regarding' pour préciser les sujets.

Most of the critical documentation has been reviewed and updated.

Present perfect passive 'has been reviewed' shows completed actions with current relevance. Useful for reporting status in meetings; emphasizes key items with 'critical' to prioritize importance.

Le présent parfait passif « has been reviewed » montre des actions accomplies avec une pertinence actuelle. Utile pour rapporter l'état lors des réunions ; met l'accent sur les éléments clés avec « critical » pour prioriser l'importance.

We need to make sure everyone is on the same page regarding our quality policy and objectives.

Idiom 'on the same page' means in agreement. This is practical for team coordination; uses 'make sure' for ensuring compliance, common in quality discussions.

L'idiome « on the same page » signifie en accord. C'est pratique pour la coordination d'équipe ; utilise « make sure » pour assurer la conformité, courant dans les discussions sur la qualité.

We've run through common scenarios and emphasized the importance of clear, concise answers.

Present perfect 'we've run through' for recent practice activities. Useful for describing training sessions; 'emphasized' highlights key points, good for rehearsal contexts.

Présent parfait 'we've run through' pour des activités de pratique récentes. Utile pour décrire des sessions de formation ; 'emphasized' met en lumière les points clés, idéal pour les contextes de répétition.

Are all the workstations and storage areas tidy and properly labeled, as per 5S principles?

Question form for checking compliance; 'as per' means 'according to.' Practical for inspections; introduces workplace terms like 'workstations' and '5S principles' for organization standards.

Forme de question pour vérifier la conformité ; « as per » signifie « selon ». Pratique pour les inspections ; introduit des termes du lieu de travail comme « postes de travail » et « principes 5S » pour les normes d'organisation.

Everything should be in pristine condition by the end of the day.

'Should be' expresses expectation; 'pristine condition' means perfectly clean. Useful for updates on improvements; modal 'should' softens predictions in professional talks.

« Should be » exprime une attente ; « pristine condition » signifie parfaitement propre. Utile pour les mises à jour sur les améliorations ; le modal « should » adoucit les prédictions dans les discussions professionnelles.

Our CAPA log is up-to-date, and the team knows exactly where to pull the relevant information if asked.

Simple present for current states; 'up-to-date' means current. Valuable for audit prep; conditional 'if asked' prepares for scenarios, with 'pull' as informal for retrieving data.

Présent simple pour les états actuels ; 'up-to-date' signifie actuel. Valable pour la préparation d'audit ; conditionnel 'if asked' prépare pour des scénarios, avec 'pull' comme informel pour récupérer des données.

Let's touch base again tomorrow morning for a final check.

Imperative 'let's' suggests joint action; repeats 'touch base' for follow-up. Essential for scheduling in business; shows polite planning with time specifics.

L'impératif 'let's' suggère une action conjointe ; répète 'touch base' pour le suivi. Essentiel pour la planification en affaires ; montre une planification polie avec des spécificités temporelles.