External Certification Audit Preparation

Preparação para Auditoria de Certificação Externa

The quality department prepares for an upcoming external audit for certifications (e.g., ISO, CE). This involves reviewing documentation, ensuring process adherence, and rehearsing potential auditor questions.

O departamento de qualidade se prepara para uma auditoria externa iminente para certificações (por exemplo, ISO, CE). Isso envolve a revisão da documentação, a garantia de adesão aos processos e o ensaio de perguntas potenciais do auditor.

Diálogo

Ouça e acompanhe a conversa

Sarah (Female)

Good morning, Michael. I wanted to touch base with you regarding our ISO 9001 external audit preparation. How are we looking with the documentation review?

Bom dia, Michael. Eu queria entrar em contato com você sobre a preparação para nossa auditoria externa ISO 9001. Como estamos com a revisão da documentação?

Michael (Male)

Good morning, Sarah. Most of the critical documentation has been reviewed and updated. We're in the final stages of cross-referencing all our process adherence records with the last internal audit findings.

Bom dia, Sarah. A maior parte da documentação crítica foi revisada e atualizada. Estamos nas etapas finais de cruzamento de todos os nossos registros de adesão aos processos com os achados da última auditoria interna.

Sarah (Female)

That's good to hear. Have you had a chance to brief the team on potential auditor questions? We need to make sure everyone is on the same page regarding our quality policy and objectives.

Isso é bom ouvir. Você teve a chance de informar a equipe sobre possíveis perguntas do auditor? Precisamos garantir que todos estejam na mesma página em relação à nossa política de qualidade e objetivos.

Michael (Male)

Yes, we held a session yesterday. We've run through common scenarios and emphasized the importance of clear, concise answers. I also reminded them to always refer back to our documented procedures.

Sim, realizamos uma sessão ontem. Passamos por cenários comuns e enfatizamos a importância de respostas claras e concisas. Eu também lembrei a eles de sempre se referirem aos nossos procedimentos documentados.

Sarah (Female)

Excellent. And what about the physical inspection areas? Are all the workstations and storage areas tidy and properly labeled, as per 5S principles?

Excelente. E quanto às áreas de inspeção física? Todas as estações de trabalho e áreas de armazenamento estão arrumadas e devidamente rotuladas, conforme os princípios 5S?

Michael (Male)

We did a walk-through this morning. There were a few minor discrepancies, but we've already addressed them. Everything should be in pristine condition by the end of the day.

Realizamos uma vistoria esta manhã. Havia algumas pequenas discrepâncias, mas já as resolvemos. Tudo deve estar em perfeitas condições até o final do dia.

Sarah (Female)

Perfect. Just one more thing: have we simulated the auditor's request for records of corrective and preventive actions for any recent non-conformities?

Perfeito. Só mais uma coisa: simulamos o pedido do auditor por registros de ações corretivas e preventivas para quaisquer não conformidades recentes?

Michael (Male)

Yes, we did a dry run on that. Our CAPA log is up-to-date, and the team knows exactly where to pull the relevant information if asked. We're well-prepared.

Sim, fizemos um ensaio a seco sobre isso. Nosso log CAPA está atualizado, e a equipe sabe exatamente onde buscar as informações relevantes se solicitado. Estamos bem preparados.

Sarah (Female)

Sounds like we're in a good place. Thanks for all your hard work, Michael. Let's touch base again tomorrow morning for a final check.

Parece que estamos em um bom lugar. Obrigado por todo o seu trabalho árduo, Michael. Vamos nos comunicar novamente amanhã de manhã para uma verificação final.

Michael (Male)

Will do, Sarah. You too. We'll nail this audit.

Pode deixar, Sarah. Você também. Vamos arrasar nessa auditoria.

Vocabulário

Palavras e frases essenciais do diálogo

touch base

An informal phrase meaning to briefly check in or discuss something with someone, often used in business to stay updated on progress.

Uma expressão informal que significa verificar brevemente ou discutir algo com alguém, frequentemente usada em negócios para se manter atualizado sobre o progresso.

documentation

Written records or files that prove processes or activities, like reports or manuals, important in quality control to show compliance.

Registros ou arquivos escritos que comprovam processos ou atividades, como relatórios ou manuais, importantes no controle de qualidade para mostrar conformidade.

audit

A formal check or inspection to ensure standards are met, such as an ISO audit, common in business for certification.

Uma verificação ou inspeção formal para garantir que os padrões sejam atendidos, como uma auditoria ISO, comum nos negócios para certificação.

adherence

Following rules or procedures strictly, used in professional contexts like quality management to describe compliance.

Seguir regras ou procedimentos de forma estrita, usado em contextos profissionais como gerenciamento de qualidade para descrever conformidade.

brief

As a verb, to give a short summary or instructions to a group, often in meetings to prepare for events like audits.

Como verbo, dar um resumo curto ou instruções a um grupo, frequentemente em reuniões para preparar eventos como auditorias.

walk-through

A physical inspection or practice run of an area or process, useful for checking readiness in workplaces.

Uma inspeção física ou execução de prática de uma área ou processo, útil para verificar a prontidão em locais de trabalho.

discrepancies

Small differences or errors between expected and actual conditions, often found during inspections and needing quick fixes.

Pequenas diferenças ou erros entre condições esperadas e reais, frequentemente encontrados durante inspeções e que precisam de correções rápidas.

CAPA

Stands for Corrective and Preventive Actions, a system in quality control to fix and prevent problems, with logs tracking these actions.

Significa Ações Corretivas e Preventivas, um sistema de controle de qualidade para corrigir e prevenir problemas, com logs que rastreiam essas ações.

dry run

A practice or rehearsal without real consequences, used to prepare for audits or tests by simulating scenarios.

Uma prática ou ensaio sem consequências reais, usado para se preparar para auditorias ou testes simulando cenários.

nail

Informal slang meaning to do something perfectly or succeed completely, like 'nail this audit' for achieving success.

Gíria informal que significa fazer algo perfeitamente ou ter sucesso completo, como 'nail this audit' para alcançar o sucesso.

Frases Chave

Frases importantes para lembrar e praticar

I wanted to touch base with you regarding our ISO 9001 external audit preparation.

This sentence uses 'touch base' idiomatically to start a professional conversation politely. It's useful for intermediate learners in business settings to check progress; note the gerund 'preparation' after 'regarding' for specifying topics.

Esta frase usa a expressão idiomática 'touch base' para iniciar uma conversa profissional de forma educada. É útil para alunos intermediários em ambientes de negócios para verificar o progresso; note o gerúndio 'preparation' após 'regarding' para especificar tópicos.

Most of the critical documentation has been reviewed and updated.

Present perfect passive 'has been reviewed' shows completed actions with current relevance. Useful for reporting status in meetings; emphasizes key items with 'critical' to prioritize importance.

O present perfect passive « has been reviewed » mostra ações concluídas com relevância atual. Útil para relatar o status em reuniões; enfatiza itens chave com « critical » para priorizar a importância.

We need to make sure everyone is on the same page regarding our quality policy and objectives.

Idiom 'on the same page' means in agreement. This is practical for team coordination; uses 'make sure' for ensuring compliance, common in quality discussions.

A expressão idiomática 'on the same page' significa em acordo. Isso é prático para a coordenação da equipe; usa 'make sure' para garantir o cumprimento, comum em discussões de qualidade.

We've run through common scenarios and emphasized the importance of clear, concise answers.

Present perfect 'we've run through' for recent practice activities. Useful for describing training sessions; 'emphasized' highlights key points, good for rehearsal contexts.

Presente perfeito 'we've run through' para atividades de prática recentes. Útil para descrever sessões de treinamento; 'emphasized' destaca pontos principais, bom para contextos de ensaio.

Are all the workstations and storage areas tidy and properly labeled, as per 5S principles?

Question form for checking compliance; 'as per' means 'according to.' Practical for inspections; introduces workplace terms like 'workstations' and '5S principles' for organization standards.

Forma de pergunta para verificar o cumprimento; 'as per' significa 'de acordo com'. Prático para inspeções; introduz termos do local de trabalho como 'estações de trabalho' e 'princípios 5S' para padrões de organização.

Everything should be in pristine condition by the end of the day.

'Should be' expresses expectation; 'pristine condition' means perfectly clean. Useful for updates on improvements; modal 'should' softens predictions in professional talks.

‘Should be’ expressa expectativa; ‘pristine condition’ significa perfeitamente limpo. Útil para atualizações sobre melhorias; o modal ‘should’ amacia previsões em conversas profissionais.

Our CAPA log is up-to-date, and the team knows exactly where to pull the relevant information if asked.

Simple present for current states; 'up-to-date' means current. Valuable for audit prep; conditional 'if asked' prepares for scenarios, with 'pull' as informal for retrieving data.

Presente simples para estados atuais; 'up-to-date' significa atual. Valioso para preparação de auditoria; condicional 'if asked' prepara para cenários, com 'pull' como informal para recuperar dados.

Let's touch base again tomorrow morning for a final check.

Imperative 'let's' suggests joint action; repeats 'touch base' for follow-up. Essential for scheduling in business; shows polite planning with time specifics.

O imperativo 'let's' sugere ação conjunta; repete 'touch base' para acompanhamento. Essencial para agendamento nos negócios; mostra planejamento educado com especificidades de tempo.