External Certification Audit Preparation

外部認証監査準備

The quality department prepares for an upcoming external audit for certifications (e.g., ISO, CE). This involves reviewing documentation, ensuring process adherence, and rehearsing potential auditor questions.

品質部門は、認定のための今後の外部監査（例：ISO、CE）に備えています。これには、ドキュメントのレビュー、プロセスの遵守の確保、および潜在的な監査員の質問の練習が含まれます。

ダイアログ

会話を聞いてついていく

Sarah (Female)

Good morning, Michael. I wanted to touch base with you regarding our ISO 9001 external audit preparation. How are we looking with the documentation review?

おはようございます、マイケル。ISO 9001の外部監査準備について、簡単に連絡したかったのですが。ドキュメンテーションのレビューはどのようになっていますか？

Michael (Male)

Good morning, Sarah. Most of the critical documentation has been reviewed and updated. We're in the final stages of cross-referencing all our process adherence records with the last internal audit findings.

おはよう、サラ。重要なドキュメントの大部分がレビューされ、更新されました。私たちは、全てのプロセス遵守記録を前回の内部監査結果と照合する最終段階にいます。

Sarah (Female)

That's good to hear. Have you had a chance to brief the team on potential auditor questions? We need to make sure everyone is on the same page regarding our quality policy and objectives.

それは聞けてよかったです。潜在的な監査人の質問についてチームにブリーフィングする機会はありましたか？私たちの品質方針と目標について、全員が同じ認識を持っていることを確認する必要があります。

Michael (Male)

Yes, we held a session yesterday. We've run through common scenarios and emphasized the importance of clear, concise answers. I also reminded them to always refer back to our documented procedures.

はい、昨日セッションを開催しました。私たちは一般的なシナリオをレビューし、明確で簡潔な回答の重要性を強調しました。また、彼らに常に私たちの文書化された手順を参照するよう思い出させました。

Sarah (Female)

Excellent. And what about the physical inspection areas? Are all the workstations and storage areas tidy and properly labeled, as per 5S principles?

素晴らしいです。それでは、物理検査エリアはどうでしょうか？すべてのワークステーションと保管エリアは、5Sの原則に従って整頓され、適切にラベル付けされていますか？

Michael (Male)

We did a walk-through this morning. There were a few minor discrepancies, but we've already addressed them. Everything should be in pristine condition by the end of the day.

今朝、現場のウォークスルーを行いました。いくつかの小さな相違点がありましたが、すでに解決しています。今日の終わりまでに、すべてが完璧な状態になっているはずです。

Sarah (Female)

Perfect. Just one more thing: have we simulated the auditor's request for records of corrective and preventive actions for any recent non-conformities?

完璧です。あと一つ：最近の不適合事項に対する矯正および予防措置の記録を監査人が要求する状況を、私たちはシミュレートしましたか？

Michael (Male)

Yes, we did a dry run on that. Our CAPA log is up-to-date, and the team knows exactly where to pull the relevant information if asked. We're well-prepared.

はい、私たちはその件でドライランを行いました。CAPAログは最新の状態です。チームは、問われた場合にどこから関連情報を引き出すかを正確に知っています。私たちは十分に準備ができています。

Sarah (Female)

Sounds like we're in a good place. Thanks for all your hard work, Michael. Let's touch base again tomorrow morning for a final check.

いい感じですね。マイケル、これまでの努力にありがとう。明日の朝にまた連絡して、最終確認をしましょう。

Michael (Male)

Will do, Sarah. You too. We'll nail this audit.

了解、Sarah。君もね。この監査、ばっちりだよ。

語彙

ダイアログからの必須の単語とフレーズ

touch base

An informal phrase meaning to briefly check in or discuss something with someone, often used in business to stay updated on progress.

誰かと短く連絡を取ったり、何かを議論したりすることを意味する非公式な表現で、ビジネスで進捗状況を把握するためにしばしば使われます。

documentation

Written records or files that prove processes or activities, like reports or manuals, important in quality control to show compliance.

プロセスや活動を証明する書面記録やファイル、例えばレポートやマニュアル、品質管理において遵守を示すために重要です。

audit

A formal check or inspection to ensure standards are met, such as an ISO audit, common in business for certification.

基準が満たされていることを確認するための正式なチェックまたは検査、例えばISO監査で、認定のためのビジネスで一般的。

adherence

Following rules or procedures strictly, used in professional contexts like quality management to describe compliance.

規則や手順を厳格に守ること。品質管理などの専門的な文脈で、コンプライアンスを記述するために使用される。

brief

As a verb, to give a short summary or instructions to a group, often in meetings to prepare for events like audits.

動詞として、グループに対して短い要約や指示を与えること、しばしば監査などのイベントに備えるための会議で。

walk-through

A physical inspection or practice run of an area or process, useful for checking readiness in workplaces.

エリアやプロセスの物理的な検査または練習実行で、職場での準備状況を確認するのに有用です。

discrepancies

Small differences or errors between expected and actual conditions, often found during inspections and needing quick fixes.

期待される条件と実際の条件の間の小さな違いや誤りで、しばしば検査中に発見され、迅速な修正が必要です。

CAPA

Stands for Corrective and Preventive Actions, a system in quality control to fix and prevent problems, with logs tracking these actions.

Corrective and Preventive Actionsの略で、品質管理における問題の修正と予防のためのシステムで、これらのアクションを追跡するログがあります。

dry run

A practice or rehearsal without real consequences, used to prepare for audits or tests by simulating scenarios.

実際の結果なしの実践またはリハーサルで、監査やテストの準備のためにシナリオをシミュレートして使用されます。

nail

Informal slang meaning to do something perfectly or succeed completely, like 'nail this audit' for achieving success.

非公式的なスラングで、何かを完璧にこなしたり完全に成功したりすることを意味し、例えば成功を達成する 'nail this audit' のように。

重要文

覚えて練習すべき重要なフレーズ

I wanted to touch base with you regarding our ISO 9001 external audit preparation.

This sentence uses 'touch base' idiomatically to start a professional conversation politely. It's useful for intermediate learners in business settings to check progress; note the gerund 'preparation' after 'regarding' for specifying topics.

この文は 'touch base' を慣用的に使い、プロフェッショナルな会話を礼儀正しく始めるために用いています。ビジネス環境で進捗を確認するのに中級学習者にとって有用です；トピックを指定するために 'regarding' の後に動名詞 'preparation' を使う点に注意してください。

Most of the critical documentation has been reviewed and updated.

Present perfect passive 'has been reviewed' shows completed actions with current relevance. Useful for reporting status in meetings; emphasizes key items with 'critical' to prioritize importance.

現在完了受動態の「has been reviewed」は、現在に関連する完了した動作を示します。会議での状況報告に有用です。「critical」を用いて重要な項目を強調し、重要性を優先します。

We need to make sure everyone is on the same page regarding our quality policy and objectives.

Idiom 'on the same page' means in agreement. This is practical for team coordination; uses 'make sure' for ensuring compliance, common in quality discussions.

「on the same page」というイディオムは、合意を意味します。これはチームの調整に実用的です；コンプライアンスを確保するための「make sure」を使用し、品質議論で一般的です。

We've run through common scenarios and emphasized the importance of clear, concise answers.

Present perfect 'we've run through' for recent practice activities. Useful for describing training sessions; 'emphasized' highlights key points, good for rehearsal contexts.

最近の練習活動のための現在完成形 'we've run through'。トレーニングセッションの説明に便利です；'emphasized' はリハーサルコンテキストで重要なポイントを強調するのに適しています。

Are all the workstations and storage areas tidy and properly labeled, as per 5S principles?

Question form for checking compliance; 'as per' means 'according to.' Practical for inspections; introduces workplace terms like 'workstations' and '5S principles' for organization standards.

コンプライアンスチェックのための質問形式；「as per」は「according to」を意味する。検査に実用的；「workstations」や「5S principles」などの職場用語を導入し、組織基準。

Everything should be in pristine condition by the end of the day.

'Should be' expresses expectation; 'pristine condition' means perfectly clean. Useful for updates on improvements; modal 'should' softens predictions in professional talks.

「Should be」は期待を表します；「pristine condition」は完全に清潔な状態を意味します。改善の更新に有用；助動詞「should」はプロフェッショナルな会話で予測を柔らかくします。

Our CAPA log is up-to-date, and the team knows exactly where to pull the relevant information if asked.

Simple present for current states; 'up-to-date' means current. Valuable for audit prep; conditional 'if asked' prepares for scenarios, with 'pull' as informal for retrieving data.

現在の状態のための単純現在形；「up-to-date」は現在の意味。監査準備に価値がある；条件法「if asked」はシナリオを準備し、「pull」はデータを取得するための非公式な表現。

Let's touch base again tomorrow morning for a final check.

Imperative 'let's' suggests joint action; repeats 'touch base' for follow-up. Essential for scheduling in business; shows polite planning with time specifics.

命令形の 'let's' は共同行動を提案； 'touch base' を繰り返してフォローアップ。ビジネスでのスケジューリングに不可欠；時間指定で礼儀正しい計画を示す。