External Certification Audit Preparation

Vorbereitung auf den externen Zertifizierungsaudit

The quality department prepares for an upcoming external audit for certifications (e.g., ISO, CE). This involves reviewing documentation, ensuring process adherence, and rehearsing potential auditor questions.

Die Qualitätsabteilung bereitet sich auf eine bevorstehende externe Audit für Zertifizierungen vor (z. B. ISO, CE). Dies umfasst die Überprüfung der Dokumentation, die Sicherstellung der Einhaltung der Prozesse und das Üben potenzieller Fragen des Auditors.

Dialog

Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch

Sarah (Female)

Good morning, Michael. I wanted to touch base with you regarding our ISO 9001 external audit preparation. How are we looking with the documentation review?

Guten Morgen, Michael. Ich wollte mich bezüglich der Vorbereitung auf unseren ISO 9001 Extern-Audit kurz mit Ihnen in Verbindung setzen. Wie sieht es mit der Überprüfung der Dokumentation aus ?

Michael (Male)

Good morning, Sarah. Most of the critical documentation has been reviewed and updated. We're in the final stages of cross-referencing all our process adherence records with the last internal audit findings.

Guten Morgen, Sarah. Der Großteil der kritischen Dokumentation wurde überprüft und aktualisiert. Wir befinden uns in den finalen Phasen des Abgleichs aller unserer Prozesskonformitätsaufzeichnungen mit den Ergebnissen des letzten internen Audits.

Sarah (Female)

That's good to hear. Have you had a chance to brief the team on potential auditor questions? We need to make sure everyone is on the same page regarding our quality policy and objectives.

Das ist gut zu hören. Hatten Sie schon die Gelegenheit, das Team über mögliche Fragen des Auditors zu informieren? Wir müssen sicherstellen, dass alle bezüglich unserer Qualitätspolitik und Ziele auf dem gleichen Stand sind.

Michael (Male)

Yes, we held a session yesterday. We've run through common scenarios and emphasized the importance of clear, concise answers. I also reminded them to always refer back to our documented procedures.

Ja, wir haben gestern eine Sitzung abgehalten. Wir haben gängige Szenarien durchgegangen und die Bedeutung klarer, prägnanter Antworten betont. Ich habe ihnen auch erinnert, immer auf unsere dokumentierten Verfahren zurückzugreifen.

Sarah (Female)

Excellent. And what about the physical inspection areas? Are all the workstations and storage areas tidy and properly labeled, as per 5S principles?

Ausgezeichnet. Und was ist mit den physischen Inspektionsbereichen? Sind alle Arbeitsstationen und Lagerbereiche ordentlich und richtig beschriftet, gemäß den 5S-Prinzipien?

Michael (Male)

We did a walk-through this morning. There were a few minor discrepancies, but we've already addressed them. Everything should be in pristine condition by the end of the day.

Wir haben heute Morgen eine Besichtigung durchgeführt. Es gab einige geringfügige Abweichungen, aber wir haben sie bereits behoben. Alles sollte bis zum Ende des Tages in einwandfreiem Zustand sein.

Sarah (Female)

Perfect. Just one more thing: have we simulated the auditor's request for records of corrective and preventive actions for any recent non-conformities?

Perfekt. Nur noch eine Sache: Haben wir die Anfrage des Auditors hinsichtlich der Aufzeichnungen zu Korrektur- und Präventivmaßnahmen für jüngste Abweichungen simuliert?

Michael (Male)

Yes, we did a dry run on that. Our CAPA log is up-to-date, and the team knows exactly where to pull the relevant information if asked. We're well-prepared.

Ja, wir haben einen Trockenlauf dafür durchgeführt. Unser CAPA-Log ist auf dem neuesten Stand, und das Team weiß genau, wo es die relevanten Informationen abrufen kann, falls gefragt. Wir sind gut vorbereitet.

Sarah (Female)

Sounds like we're in a good place. Thanks for all your hard work, Michael. Let's touch base again tomorrow morning for a final check.

Es klingt, als wären wir gut aufgestellt. Vielen Dank für all deine harte Arbeit, Michael. Lass uns morgen früh nochmal Rücksprache halten für die finale Überprüfung.

Michael (Male)

Will do, Sarah. You too. We'll nail this audit.

Mach ich, Sarah. Du auch. Wir kriegen den Audit hin.

Wortschatz

Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog

touch base

An informal phrase meaning to briefly check in or discuss something with someone, often used in business to stay updated on progress.

Ein informeller Ausdruck, der bedeutet, kurz nachzufragen oder etwas mit jemandem zu besprechen, oft im Geschäft verwendet, um über Fortschritte auf dem Laufenden zu bleiben.

documentation

Written records or files that prove processes or activities, like reports or manuals, important in quality control to show compliance.

Schriftliche Aufzeichnungen oder Dateien, die Prozesse oder Aktivitäten nachweisen, wie Berichte oder Handbücher, wichtig in der Qualitätskontrolle, um die Einhaltung zu zeigen.

audit

A formal check or inspection to ensure standards are met, such as an ISO audit, common in business for certification.

Eine formelle Überprüfung oder Inspektion, um sicherzustellen, dass Standards erfüllt werden, wie ein ISO-Audit, üblich im Geschäft für Zertifizierung.

adherence

Following rules or procedures strictly, used in professional contexts like quality management to describe compliance.

Die strenge Befolgung von Regeln oder Verfahren, verwendet in professionellen Kontexten wie Qualitätsmanagement, um Compliance zu beschreiben.

brief

As a verb, to give a short summary or instructions to a group, often in meetings to prepare for events like audits.

Als Verb, eine kurze Zusammenfassung oder Anweisungen an eine Gruppe zu geben, oft in Meetings, um sich auf Ereignisse wie Audits vorzubereiten.

walk-through

A physical inspection or practice run of an area or process, useful for checking readiness in workplaces.

Eine physische Inspektion oder Probeausführung eines Bereichs oder Prozesses, nützlich zur Überprüfung der Bereitschaft in Arbeitsumgebungen.

discrepancies

Small differences or errors between expected and actual conditions, often found during inspections and needing quick fixes.

Kleine Unterschiede oder Fehler zwischen erwarteten und tatsächlichen Bedingungen, die oft bei Inspektionen entdeckt werden und schnelle Korrekturen erfordern.

CAPA

Stands for Corrective and Preventive Actions, a system in quality control to fix and prevent problems, with logs tracking these actions.

Steht für Corrective and Preventive Actions, ein System in der Qualitätskontrolle zur Behebung und Verhinderung von Problemen, mit Protokollen, die diese Maßnahmen nachverfolgen.

dry run

A practice or rehearsal without real consequences, used to prepare for audits or tests by simulating scenarios.

Eine Übung oder Probe ohne reale Konsequenzen, die verwendet wird, um sich auf Audits oder Tests vorzubereiten, indem Szenarien simuliert werden.

nail

Informal slang meaning to do something perfectly or succeed completely, like 'nail this audit' for achieving success.

Umgangssprachlicher Slang, der bedeutet, etwas perfekt zu machen oder vollständig zu gelingen, wie 'nail this audit' für das Erreichen des Erfolgs.

Schlüsselsätze

Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben

I wanted to touch base with you regarding our ISO 9001 external audit preparation.

This sentence uses 'touch base' idiomatically to start a professional conversation politely. It's useful for intermediate learners in business settings to check progress; note the gerund 'preparation' after 'regarding' for specifying topics.

Dieser Satz verwendet die Redewendung 'touch base' idiomatisch, um ein professionelles Gespräch höflich zu beginnen. Sie ist nützlich für fortgeschrittene Lernende in beruflichen Kontexten, um Fortschritte zu überprüfen; beachten Sie das Gerundium 'preparation' nach 'regarding', um Themen zu spezifizieren.

Most of the critical documentation has been reviewed and updated.

Present perfect passive 'has been reviewed' shows completed actions with current relevance. Useful for reporting status in meetings; emphasizes key items with 'critical' to prioritize importance.

Das Present Perfect Passive „has been reviewed“ zeigt abgeschlossene Handlungen mit aktueller Relevanz. Nützlich für die Berichterstattung über den Status in Meetings; betont Schlüssellemente mit „critical“, um die Wichtigkeit zu priorisieren.

We need to make sure everyone is on the same page regarding our quality policy and objectives.

Idiom 'on the same page' means in agreement. This is practical for team coordination; uses 'make sure' for ensuring compliance, common in quality discussions.

Die Redewendung 'on the same page' bedeutet in Übereinstimmung. Das ist praktisch für die Teamkoordination; verwendet 'make sure' für die Sicherstellung der Einhaltung, üblich in Qualitätsdiskussionen.

We've run through common scenarios and emphasized the importance of clear, concise answers.

Present perfect 'we've run through' for recent practice activities. Useful for describing training sessions; 'emphasized' highlights key points, good for rehearsal contexts.

Präsens Perfekt 'we've run through' für kürzliche Übungsaktivitäten. Nützlich zur Beschreibung von Trainingssitzungen; 'emphasized' hebt Schlüsselpunkte hervor, gut für Probenkontexte.

Are all the workstations and storage areas tidy and properly labeled, as per 5S principles?

Question form for checking compliance; 'as per' means 'according to.' Practical for inspections; introduces workplace terms like 'workstations' and '5S principles' for organization standards.

Frageform für die Überprüfung der Einhaltung; 'as per' bedeutet 'gemäß'. Praktisch für Inspektionen; führt Arbeitsplatzbegriffe wie 'Arbeitsplätze' und '5S-Prinzipien' für Organisationsstandards ein.

Everything should be in pristine condition by the end of the day.

'Should be' expresses expectation; 'pristine condition' means perfectly clean. Useful for updates on improvements; modal 'should' softens predictions in professional talks.

«Should be» drückt Erwartung aus; «pristine condition» bedeutet makellos sauber. Nützlich für Updates zu Verbesserungen; das Modalauxiliar «should» mildert Vorhersagen in beruflichen Gesprächen.

Our CAPA log is up-to-date, and the team knows exactly where to pull the relevant information if asked.

Simple present for current states; 'up-to-date' means current. Valuable for audit prep; conditional 'if asked' prepares for scenarios, with 'pull' as informal for retrieving data.

Einfaches Präsens für aktuelle Zustände; 'up-to-date' bedeutet aktuell. Wertvoll für die Vorbereitung auf Audits; Konditional 'if asked' bereitet Szenarien vor, mit 'pull' als umgangssprachlich für das Abrufen von Daten.

Let's touch base again tomorrow morning for a final check.

Imperative 'let's' suggests joint action; repeats 'touch base' for follow-up. Essential for scheduling in business; shows polite planning with time specifics.

Der Imperativ 'let's' deutet auf gemeinsames Handeln hin; wiederholt 'touch base' für Nachverfolgung. Essentiell für Terminplanung im Geschäft; zeigt höfliche Planung mit zeitlichen Spezifika.