Resolving a Quality Issue with a Supplier

Resolución de un Problema de Calidad con un Proveedor

A procurement representative contacts a supplier to address a critical quality defect found in a recent shipment, discussing root cause analysis, corrective actions, and potential compensation.

Un representante de compras contacta a un proveedor para abordar un defecto de calidad crítico encontrado en un envío reciente, discutiendo el análisis de causa raíz, acciones correctivas y compensación potencial.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

Sarah (Female)

Hi John, thanks for taking my call. I'm calling about the recent shipment of part number BZ-450. We've unfortunately found a critical quality defect in a significant portion of the batch.

Hola John, gracias por contestar mi llamada. Te llamo por el reciente envío de la pieza número BZ-450. Desafortunadamente, hemos encontrado un defecto de calidad crítico en una porción significativa del lote.

John (Male)

Oh, that's concerning, Sarah. I apologize for the inconvenience. Can you describe the defect in more detail and provide us with the batch numbers? We'll launch an investigation immediately.

Oh, eso es preocupante, Sarah. Lamento las molestias. ¿Puedes describir el defecto con más detalle y proporcionarnos los números de lote? Iniciaremos una investigación de inmediato.

Sarah (Female)

Absolutely. It's a consistent dimensional inaccuracy, specifically with the width, exceeding our tolerance limits. I've sent an email with photos, the affected batch numbers, and our preliminary internal report.

Absolutamente. Se trata de una inexactitud dimensional consistente, específicamente con el ancho, que excede nuestros límites de tolerancia. He enviado un correo electrónico con fotos, los números de lotes afectados y nuestro informe interno preliminar.

John (Male)

Right, I see the email now. We'll prioritize this for a root cause analysis. What kind of impact is this having on your production line?

Bien, ahora veo el correo electrónico. Priorizaremos esto para un análisis de causa raíz. ¿Qué tipo de impacto está teniendo esto en su línea de producción?

Sarah (Female)

It's causing significant delays and potential reprocessing costs. We've had to stop production on that specific line. We'll need a clear corrective action plan and a timeline for replacement parts as soon as possible.

Está causando retrasos significativos y costos potenciales de reprocesamiento. Hemos tenido que detener la producción en esa línea específica. Necesitaremos un plan de acción correctiva claro y un cronograma para las piezas de repuesto lo antes posible.

John (Male)

Understood. We'll certainly provide that. In terms of corrective actions, once we identify the root cause, we'll implement immediate measures. As for replacement, we can expedite a new shipment for the affected quantity, likely within 3-5 business days.

Entendido. Ciertamente lo proporcionaremos. En cuanto a las acciones correctivas, una vez que identifiquemos la causa raíz, implementaremos medidas inmediatas. En cuanto al reemplazo, podemos acelerar un nuevo envío para la cantidad afectada, probablemente en 3-5 días hábiles.

Sarah (Female)

That timeline for replacement sounds reasonable. We'll also need to discuss potential compensation for the production downtime and the reprocessing of the defective parts. Can we schedule a follow-up call once you have the root cause analysis complete?

Ese cronograma para el reemplazo suena razonable. También necesitaremos discutir una posible compensación por el tiempo de inactividad en la producción y el reprocesamiento de las piezas defectuosas. ¿Podemos programar una llamada de seguimiento una vez que tenga completada el análisis de causa raíz?

John (Male)

Yes, absolutely. Let's aim for a call within 48 hours to present our findings and a detailed corrective action plan, including compensation discussions. We take full responsibility for this and will ensure it's resolved to your satisfaction.

Sí, absolutamente. Intentemos una llamada dentro de 48 horas para presentar nuestros hallazgos y un plan de acción correctiva detallado, incluida la discusión sobre compensación. Asumimos la plena responsabilidad por esto y nos aseguraremos de que se resuelva a su satisfacción.

Sarah (Female)

Thanks, John. I appreciate your prompt attention to this. I look forward to your update. Please keep me informed of any immediate findings.

Gracias, John. Aprecio su atención rápida a este asunto. Espero con interés su actualización. Por favor, manténgame informado de cualquier hallazgo inmediato.

John (Male)

Will do, Sarah. You'll hear from us very soon. Thanks for your understanding.

De acuerdo, Sarah. Pronto tendrás noticias nuestras. Gracias por tu comprensión.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

shipment

A shipment is a delivery of goods from a supplier to a buyer, often used in business discussions about logistics and procurement.

Un envío es una entrega de bienes de un proveedor a un comprador, a menudo usado en discusiones comerciales sobre logística y adquisiciones.

defect

A defect is a flaw or problem in a product that makes it not meet quality standards, common in quality control conversations.

Un defecto es una falla o problema en un producto que hace que no cumpla con los estándares de calidad, común en conversaciones de control de calidad.

batch

A batch refers to a group of items produced or shipped together, useful for tracking specific lots in manufacturing.

Un lote se refiere a un grupo de artículos producidos o enviados juntos, útil para rastrear lotes específicos en la fabricación.

investigation

An investigation is a careful examination to find out what caused a problem, like in supplier quality issues.

Una investigación es un examen cuidadoso para averiguar qué causó un problema, como en problemas de calidad de proveedores.

root cause analysis

Root cause analysis is the process of identifying the main reason behind a problem to prevent it from happening again, key in professional problem-solving.

El análisis de causa raíz es el proceso de identificar la razón principal detrás de un problema para evitar que vuelva a ocurrir, clave en la resolución profesional de problemas.

corrective action

Corrective action means steps taken to fix a problem and stop it from recurring, often discussed in vendor management.

La acción correctiva significa los pasos tomados para corregir un problema y evitar que vuelva a ocurrir, a menudo discutida en la gestión de proveedores.

tolerance limits

Tolerance limits are the acceptable range of variation in product measurements; exceeding them means the product is defective.

Los límites de tolerancia son el rango aceptable de variación en las mediciones del producto; excederlos significa que el producto es defectuoso.

compensation

Compensation is money or benefits given to make up for loss or damage, like in cases of faulty goods.

La compensación es dinero o beneficios dados para compensar una pérdida o daño, como en casos de bienes defectuosos.

expedite

To expedite means to speed up a process, such as rushing a replacement shipment in urgent business situations.

Acelerar significa agilizar un proceso, como apresurar un envío de reemplazo en situaciones urgentes de negocios.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

I'm calling about the recent shipment of part number BZ-450.

This sentence politely states the purpose of a business call. It's useful for starting professional conversations; use it when contacting someone about a specific issue. Note the structure: 'I'm calling about [topic]' for clarity.

Esta oración declara cortésmente el propósito de una llamada de negocios. Es útil para comenzar conversaciones profesionales; úsala cuando contactes a alguien sobre un problema específico. Nota la estructura: 'Llamo por [tema]' para mayor claridad.

I apologize for the inconvenience.

This is a standard polite apology in business for causing trouble. It's useful in supplier relations to show responsibility; say it when acknowledging a problem without admitting full fault yet.

Esta es una disculpa educada estándar en los negocios por causar problemas. Es útil en las relaciones con proveedores para mostrar responsabilidad; dilo cuando reconozcas un problema sin admitir aún la culpa completa.

Can you describe the defect in more detail?

This question seeks more information politely. Useful for investigations; the 'Can you [verb]?' structure is a soft way to request details in professional dialogues.

Esta pregunta busca más información de manera educada. Útil para investigaciones; la estructura « Can you [verbo] ? » es una forma suave de solicitar detalles en diálogos profesionales.

We've unfortunately found a critical quality defect in a significant portion of the batch.

This reports a problem factually and seriously. 'Unfortunately' softens bad news; useful in emails or calls about quality issues to explain the scale without blame.

Esto reporta un problema de manera factual y seria. « Desafortunadamente » suaviza las malas noticias; útil en correos electrónicos o llamadas sobre problemas de calidad para explicar la escala sin culpar.

We'll launch an investigation immediately.

This promises quick action. 'We'll [verb] immediately' shows urgency and commitment; use it to reassure the other party in problem resolution scenarios.

Esto promete acción rápida. 'We'll [verb] immediately' muestra urgencia y compromiso; úsalo para tranquilizar a la otra parte en escenarios de resolución de problemas.

It's causing significant delays and potential reprocessing costs.

This explains the impact of a problem. Useful for negotiations; 'It's causing [effects]' helps quantify damage to justify requests like compensation.

Esto explica el impacto de un problema. Útil para negociaciones; « Está causando [efectos] » ayuda a cuantificar el daño para justificar solicitudes como compensación.

We'll need a clear corrective action plan and a timeline for replacement parts.

This makes a specific request. 'We'll need [items]' is direct yet professional; ideal for procurement discussions to outline requirements and expectations.

Esto hace una solicitud específica. 'We'll need [items]' es directo pero profesional; ideal para discusiones de adquisiciones para esbozar requisitos y expectativas.

We take full responsibility for this and will ensure it's resolved to your satisfaction.

This accepts blame and promises resolution. Useful in vendor management to build trust; the future tense 'will ensure' shows commitment to a positive outcome.

Esto acepta la culpa y promete resolución. Útil en la gestión de proveedores para construir confianza; el futuro 'will ensure' muestra compromiso con un resultado positivo.

Please keep me informed of any immediate findings.

This requests ongoing updates politely. 'Please keep me informed' is a common phrase in business; use it to maintain communication during investigations.

Esto solicita actualizaciones continuas de manera cortés. 'Please keep me informed' es una frase común en los negocios; úsala para mantener la comunicación durante las investigaciones.