Resolving a Quality Issue with a Supplier

Resolução de um Problema de Qualidade com um Fornecedor

A procurement representative contacts a supplier to address a critical quality defect found in a recent shipment, discussing root cause analysis, corrective actions, and potential compensation.

Um representante de compras contata um fornecedor para abordar um defeito de qualidade crítico encontrado em um envio recente, discutindo análise de causa raiz, ações corretivas e compensação potencial.

Diálogo

Ouça e acompanhe a conversa

Sarah (Female)

Hi John, thanks for taking my call. I'm calling about the recent shipment of part number BZ-450. We've unfortunately found a critical quality defect in a significant portion of the batch.

Olá John, obrigado por atender minha ligação. Estou ligando sobre o recente envio da peça número BZ-450. Infelizmente, encontramos um defeito de qualidade crítico em uma porção significativa do lote.

John (Male)

Oh, that's concerning, Sarah. I apologize for the inconvenience. Can you describe the defect in more detail and provide us with the batch numbers? We'll launch an investigation immediately.

Oh, isso é preocupante, Sarah. Peço desculpas pelo inconveniente. Você pode descrever o defeito com mais detalhes e nos fornecer os números de lote? Vamos lançar uma investigação imediatamente.

Sarah (Female)

Absolutely. It's a consistent dimensional inaccuracy, specifically with the width, exceeding our tolerance limits. I've sent an email with photos, the affected batch numbers, and our preliminary internal report.

Absolutamente. Trata-se de uma imprecisão dimensional consistente, especificamente com a largura, que excede nossos limites de tolerância. Enviei um e-mail com fotos, os números de lotes afetados e nosso relatório interno preliminar.

John (Male)

Right, I see the email now. We'll prioritize this for a root cause analysis. What kind of impact is this having on your production line?

Certo, agora vejo o e-mail. Vamos priorizar isso para uma análise de causa raiz. Que tipo de impacto isso está tendo na sua linha de produção?

Sarah (Female)

It's causing significant delays and potential reprocessing costs. We've had to stop production on that specific line. We'll need a clear corrective action plan and a timeline for replacement parts as soon as possible.

Isso está causando atrasos significativos e custos potenciais de reprocessamento. Tivemos que parar a produção nessa linha específica. Precisaremos de um plano de ação corretiva claro e de um cronograma para peças de reposição o mais rápido possível.

John (Male)

Understood. We'll certainly provide that. In terms of corrective actions, once we identify the root cause, we'll implement immediate measures. As for replacement, we can expedite a new shipment for the affected quantity, likely within 3-5 business days.

Entendido. Certamente forneceremos isso. Em termos de ações corretivas, assim que identificarmos a causa raiz, implementaremos medidas imediatas. Quanto à substituição, podemos agilizar um novo envio para a quantidade afetada, provavelmente em 3-5 dias úteis.

Sarah (Female)

That timeline for replacement sounds reasonable. We'll also need to discuss potential compensation for the production downtime and the reprocessing of the defective parts. Can we schedule a follow-up call once you have the root cause analysis complete?

Aquele cronograma para substituição parece razoável. Também precisaremos discutir uma possível compensação pelo tempo de inatividade da produção e pelo reprocessamento das peças defeituosas. Podemos agendar uma chamada de acompanhamento assim que você tiver a análise de causa raiz completa?

John (Male)

Yes, absolutely. Let's aim for a call within 48 hours to present our findings and a detailed corrective action plan, including compensation discussions. We take full responsibility for this and will ensure it's resolved to your satisfaction.

Sim, absolutamente. Vamos mirar em uma chamada em até 48 horas para apresentar nossas descobertas e um plano de ação corretiva detalhado, incluindo discussões sobre compensação. Assumimos total responsabilidade por isso e garantiremos que seja resolvido a sua satisfação.

Sarah (Female)

Thanks, John. I appreciate your prompt attention to this. I look forward to your update. Please keep me informed of any immediate findings.

Obrigado, John. Agradeço a sua atenção rápida a este assunto. Aguardo a sua atualização. Por favor, mantenha-me informado sobre quaisquer resultados imediatos.

John (Male)

Will do, Sarah. You'll hear from us very soon. Thanks for your understanding.

Tudo bem, Sarah. Você terá notícias nossas em breve. Obrigado pela sua compreensão.

Vocabulário

Palavras e frases essenciais do diálogo

shipment

A shipment is a delivery of goods from a supplier to a buyer, often used in business discussions about logistics and procurement.

Uma remessa é uma entrega de mercadorias de um fornecedor para um comprador, frequentemente usada em discussões de negócios sobre logística e aquisição.

defect

A defect is a flaw or problem in a product that makes it not meet quality standards, common in quality control conversations.

Um defeito é uma falha ou problema em um produto que o faz não atender aos padrões de qualidade, comum em conversas sobre controle de qualidade.

batch

A batch refers to a group of items produced or shipped together, useful for tracking specific lots in manufacturing.

Um lote refere-se a um grupo de itens produzidos ou enviados juntos, útil para rastrear lotes específicos na fabricação.

investigation

An investigation is a careful examination to find out what caused a problem, like in supplier quality issues.

Uma investigação é um exame cuidadoso para descobrir o que causou um problema, como em questões de qualidade do fornecedor.

root cause analysis

Root cause analysis is the process of identifying the main reason behind a problem to prevent it from happening again, key in professional problem-solving.

A análise de causa raiz é o processo de identificar a razão principal por trás de um problema para evitar que ele aconteça novamente, essencial na resolução de problemas profissional.

corrective action

Corrective action means steps taken to fix a problem and stop it from recurring, often discussed in vendor management.

Ação corretiva significa as etapas tomadas para corrigir um problema e impedir que ele se repita, frequentemente discutida na gestão de fornecedores.

tolerance limits

Tolerance limits are the acceptable range of variation in product measurements; exceeding them means the product is defective.

Limites de tolerância são o intervalo aceitável de variação nas medições do produto; excedê-los significa que o produto é defeituoso.

compensation

Compensation is money or benefits given to make up for loss or damage, like in cases of faulty goods.

A compensação é dinheiro ou benefícios dados para compensar perda ou dano, como em casos de mercadorias defeituosas.

expedite

To expedite means to speed up a process, such as rushing a replacement shipment in urgent business situations.

Acelerar significa agilizar um processo, como apressar o envio de uma remessa de reposição em situações urgentes de negócios.

Frases Chave

Frases importantes para lembrar e praticar

I'm calling about the recent shipment of part number BZ-450.

This sentence politely states the purpose of a business call. It's useful for starting professional conversations; use it when contacting someone about a specific issue. Note the structure: 'I'm calling about [topic]' for clarity.

Esta frase declara educadamente o propósito de uma chamada de negócios. É útil para iniciar conversas profissionais; use-a quando contatar alguém sobre um problema específico. Note a estrutura: 'Estou ligando sobre [tópico]' para clareza.

I apologize for the inconvenience.

This is a standard polite apology in business for causing trouble. It's useful in supplier relations to show responsibility; say it when acknowledging a problem without admitting full fault yet.

Esta é uma desculpa educada padrão nos negócios por causar problemas. É útil em relações com fornecedores para mostrar responsabilidade; diga isso quando reconhecer um problema sem admitir plena culpa ainda.

Can you describe the defect in more detail?

This question seeks more information politely. Useful for investigations; the 'Can you [verb]?' structure is a soft way to request details in professional dialogues.

Esta pergunta busca mais informações de forma educada. Útil para investigações; a estrutura 'Can you [verbo]?' é uma maneira suave de solicitar detalhes em diálogos profissionais.

We've unfortunately found a critical quality defect in a significant portion of the batch.

This reports a problem factually and seriously. 'Unfortunately' softens bad news; useful in emails or calls about quality issues to explain the scale without blame.

Isso relata um problema de forma factual e séria. „Infelizmente“ suaviza más notícias; útil em e-mails ou chamadas sobre problemas de qualidade para explicar a escala sem culpar.

We'll launch an investigation immediately.

This promises quick action. 'We'll [verb] immediately' shows urgency and commitment; use it to reassure the other party in problem resolution scenarios.

Isso promete ação rápida. 'We'll [verb] immediately' mostra urgência e compromisso; use-o para tranquilizar a outra parte em cenários de resolução de problemas.

It's causing significant delays and potential reprocessing costs.

This explains the impact of a problem. Useful for negotiations; 'It's causing [effects]' helps quantify damage to justify requests like compensation.

Isto explica o impacto de um problema. Útil para negociações; « Está causando [efeitos] » ajuda a quantificar os danos para justificar pedidos como compensação.

We'll need a clear corrective action plan and a timeline for replacement parts.

This makes a specific request. 'We'll need [items]' is direct yet professional; ideal for procurement discussions to outline requirements and expectations.

Isso faz um pedido específico. 'We'll need [items]' é direto, mas profissional; ideal para discussões de procurement para delinear requisitos e expectativas.

We take full responsibility for this and will ensure it's resolved to your satisfaction.

This accepts blame and promises resolution. Useful in vendor management to build trust; the future tense 'will ensure' shows commitment to a positive outcome.

Isso aceita a culpa e promete resolução. Útil no gerenciamento de fornecedores para construir confiança; o futuro 'will ensure' mostra compromisso com um resultado positivo.

Please keep me informed of any immediate findings.

This requests ongoing updates politely. 'Please keep me informed' is a common phrase in business; use it to maintain communication during investigations.

Isso solicita atualizações contínuas de forma educada. 'Please keep me informed' é uma frase comum nos negócios; use-a para manter a comunicação durante investigações.