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Procurement & Vendor Management

Resolving a Quality Issue with a Supplier

サプライヤーとの品質問題の解決

A procurement representative contacts a supplier to address a critical quality defect found in a recent shipment, discussing root cause analysis, corrective actions, and potential compensation.

調達担当者が最近の出荷で見つかった重大な品質欠陥に対処するため、供給元に連絡し、根本原因分析、是正措置、および潜在的な補償について議論します。

ダイアログ

会話を聞いてついていく

1
Sarah (Female)
Hi John, thanks for taking my call. I'm calling about the recent shipment of part number BZ-450. We've unfortunately found a critical quality defect in a significant portion of the batch.
こんにちは、ジョン。電話に出てくれてありがとう。最近の部品番号 BZ-450 の出荷についてお電話しました。残念ながら、バッチの大部分に重大な品質欠陥が見つかりました。
2
John (Male)
Oh, that's concerning, Sarah. I apologize for the inconvenience. Can you describe the defect in more detail and provide us with the batch numbers? We'll launch an investigation immediately.
ああ、それは心配ですね、Sarah。ご不便をおかけして申し訳ありません。欠陥をもう少し詳しく説明していただけますか？また、バッチ番号をお知らせいただけますか？すぐに調査を開始します。
3
Sarah (Female)
Absolutely. It's a consistent dimensional inaccuracy, specifically with the width, exceeding our tolerance limits. I've sent an email with photos, the affected batch numbers, and our preliminary internal report.
もちろんです。これは一貫した寸法の不正確さで、特に幅に関するもので、私たちの許容限界を超えています。写真、影響を受けたバッチ番号、および弊社の予備的な内部報告書を含むメールを送信しました。
4
John (Male)
Right, I see the email now. We'll prioritize this for a root cause analysis. What kind of impact is this having on your production line?
わかりました、今メールを見ました。これを根本原因分析の優先事項とします。これがあなたの生産ラインにどのような影響を与えていますか？
5
Sarah (Female)
It's causing significant delays and potential reprocessing costs. We've had to stop production on that specific line. We'll need a clear corrective action plan and a timeline for replacement parts as soon as possible.
これにより重大な遅延と潜在的な再加工コストが発生しています。その特定のラインの生産を停止せざるを得ませんでした。明確な是正措置計画と、交換部品のタイムラインをできるだけ早く必要とします。
6
John (Male)
Understood. We'll certainly provide that. In terms of corrective actions, once we identify the root cause, we'll implement immediate measures. As for replacement, we can expedite a new shipment for the affected quantity, likely within 3-5 business days.
了解しました。もちろんです、それを提供いたします。是正措置に関して、根本原因を特定したら、直ちに措置を実施します。交換については、影響を受けた数量分の新品出荷を急がせることができます、おそらく3〜5営業日以内です。
7
Sarah (Female)
That timeline for replacement sounds reasonable. We'll also need to discuss potential compensation for the production downtime and the reprocessing of the defective parts. Can we schedule a follow-up call once you have the root cause analysis complete?
その交換のタイムラインは合理的ですね。私たちも生産のダウンタイムと欠陥部品の再加工に対する潜在的な補償について議論する必要があります。根本原因分析が完了したら、フォローアップの電話をスケジュールできますか？
8
John (Male)
Yes, absolutely. Let's aim for a call within 48 hours to present our findings and a detailed corrective action plan, including compensation discussions. We take full responsibility for this and will ensure it's resolved to your satisfaction.
はい、もちろんです。48時間以内に電話で、私たちの調査結果と詳細な是正措置計画を提示し、補償に関する議論をしましょう。私たちはこれについて全責任を負い、あなたの満足いくように解決することを保証します。
9
Sarah (Female)
Thanks, John. I appreciate your prompt attention to this. I look forward to your update. Please keep me informed of any immediate findings.
ありがとう、ジョン。この件への迅速なご対応に感謝します。更新をお待ちしています。直ちの所見があれば、ぜひお知らせください。
10
John (Male)
Will do, Sarah. You'll hear from us very soon. Thanks for your understanding.
了解しました、サーサ。まもなくご連絡いたします。ご理解ありがとうございます。

語彙

ダイアログからの必須の単語とフレーズ

shipment

A shipment is a delivery of goods from a supplier to a buyer, often used in business discussions about logistics and procurement.

出荷とは、供給者から購入者への商品の配送であり、物流と調達に関するビジネス議論でしばしば使用されます。

defect

A defect is a flaw or problem in a product that makes it not meet quality standards, common in quality control conversations.

欠陥とは、製品に存在する欠陥や問題で、品質基準を満たさないもので、品質管理の会話でよく使われます。

batch

A batch refers to a group of items produced or shipped together, useful for tracking specific lots in manufacturing.

バッチとは、一緒に生産または出荷されるアイテムのグループを指し、製造業における特定のロットの追跡に役立ちます。

investigation

An investigation is a careful examination to find out what caused a problem, like in supplier quality issues.

調査とは、問題の原因を突き止めるための慎重な検査で、例えばサプライヤーの品質問題のように。

root cause analysis

Root cause analysis is the process of identifying the main reason behind a problem to prevent it from happening again, key in professional problem-solving.

根本原因分析は、問題の背後にある主な理由を特定し、再発を防ぐプロセスであり、プロフェッショナルな問題解決の鍵です。

corrective action

Corrective action means steps taken to fix a problem and stop it from recurring, often discussed in vendor management.

是正措置とは、問題を修正し、再発を防ぐために取られるステップを意味し、しばしばベンダー管理で議論される。

tolerance limits

Tolerance limits are the acceptable range of variation in product measurements; exceeding them means the product is defective.

許容限界は、製品の測定値の許容される変動範囲です。それを超えると製品は不良となります。

compensation

Compensation is money or benefits given to make up for loss or damage, like in cases of faulty goods.

補償とは、損失や損害を補うために与えられる金銭や利益のことです。例えば、不良品の場合などです。

expedite

To expedite means to speed up a process, such as rushing a replacement shipment in urgent business situations.

促進するとは、プロセスを加速させることを意味し、例えば緊急のビジネス状況で交換の発送を急ぐことなどです。

重要文

覚えて練習すべき重要なフレーズ

I'm calling about the recent shipment of part number BZ-450.

This sentence politely states the purpose of a business call. It's useful for starting professional conversations; use it when contacting someone about a specific issue. Note the structure: 'I'm calling about [topic]' for clarity.

この文はビジネス電話の目的を丁寧に述べています。プロフェッショナルな会話を始めるのに役立ちます。特定の件について誰かに連絡する際に使用してください。構造に注意：'I'm calling about [topic]' で明確にするため。

I apologize for the inconvenience.

This is a standard polite apology in business for causing trouble. It's useful in supplier relations to show responsibility; say it when acknowledging a problem without admitting full fault yet.

これはビジネスでトラブルを引き起こした際の標準的な丁寧な謝罪です。責任を示すためにサプライヤー関係で有用です。完全な過失を認めずに問題を認識する際に使います。

Can you describe the defect in more detail?

This question seeks more information politely. Useful for investigations; the 'Can you [verb]?' structure is a soft way to request details in professional dialogues.

この質問は丁寧にさらに情報を求めます。調査に有用です。「Can you [verb]？」の構造は、プロフェッショナルな対話で詳細を柔らかく求める方法です。

We've unfortunately found a critical quality defect in a significant portion of the batch.

This reports a problem factually and seriously. 'Unfortunately' softens bad news; useful in emails or calls about quality issues to explain the scale without blame.

これは問題を事実的かつ真剣に報告します。「残念ながら」は悪いニュースを和らげます；品質問題に関するメールや電話で、責任を避けつつ規模を説明するのに役立ちます。

We'll launch an investigation immediately.

This promises quick action. 'We'll [verb] immediately' shows urgency and commitment; use it to reassure the other party in problem resolution scenarios.

これは迅速な行動を約束します。「We'll [verb] immediately」は緊急性とコミットメントを示します；問題解決のシナリオで相手を安心させるために使用してください。

It's causing significant delays and potential reprocessing costs.

This explains the impact of a problem. Useful for negotiations; 'It's causing [effects]' helps quantify damage to justify requests like compensation.

これは問題の影響を説明します。交渉に有用です；「それは[影響]を引き起こしている」という表現は、損害を定量化して補償などの要求を正当化するのに役立ちます。

We'll need a clear corrective action plan and a timeline for replacement parts.

This makes a specific request. 'We'll need [items]' is direct yet professional; ideal for procurement discussions to outline requirements and expectations.

これは具体的な要求を述べています。『We'll need [items]』は直接的でありながらプロフェッショナルで、調達の議論で要件と期待を概説するのに理想的です。

We take full responsibility for this and will ensure it's resolved to your satisfaction.

This accepts blame and promises resolution. Useful in vendor management to build trust; the future tense 'will ensure' shows commitment to a positive outcome.

これは責任を認め、解決を約束します。ベンダー管理で信頼を築くのに有用です。将来的な時制の 'will ensure' は肯定的な結果へのコミットメントを示します。

Please keep me informed of any immediate findings.

This requests ongoing updates politely. 'Please keep me informed' is a common phrase in business; use it to maintain communication during investigations.

これは礼儀正しく継続的な更新を求めています。「Please keep me informed」はビジネスで一般的な表現です；調査中のコミュニケーションを維持するために使用してください。