Resolving a Quality Issue with a Supplier

Lösung eines Qualitätsproblems mit einem Lieferanten

A procurement representative contacts a supplier to address a critical quality defect found in a recent shipment, discussing root cause analysis, corrective actions, and potential compensation.

Ein Vertreter des Einkaufs kontaktiert einen Lieferanten, um einen kritischen Qualitätsfehler in einer kürzlichen Lieferung anzusprechen, und bespricht die Ursachenanalyse, Korrektivmaßnahmen und eine mögliche Entschädigung.

Dialog

Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch

Sarah (Female)

Hi John, thanks for taking my call. I'm calling about the recent shipment of part number BZ-450. We've unfortunately found a critical quality defect in a significant portion of the batch.

Hallo John, danke, dass du meinen Anruf angenommen hast. Ich rufe wegen der kürzlichen Lieferung der Teilenummer BZ-450 an. Leider haben wir einen kritischen Qualitätsfehler in einem signifikanten Teil der Charge gefunden.

John (Male)

Oh, that's concerning, Sarah. I apologize for the inconvenience. Can you describe the defect in more detail and provide us with the batch numbers? We'll launch an investigation immediately.

Oh, das ist besorgniserregend, Sarah. Es tut mir leid für die Unannehmlichkeiten. Können Sie den Defekt detaillierter beschreiben und uns die Chargennummern mitteilen? Wir leiten sofort eine Untersuchung ein.

Sarah (Female)

Absolutely. It's a consistent dimensional inaccuracy, specifically with the width, exceeding our tolerance limits. I've sent an email with photos, the affected batch numbers, and our preliminary internal report.

Absolut. Es handelt sich um eine konsistente dimensionale Ungenauigkeit, speziell bei der Breite, die unsere Toleranzgrenzen überschreitet. Ich habe eine E-Mail mit Fotos, den betroffenen Chargennummern und unserem vorläufigen internen Bericht verschickt.

John (Male)

Right, I see the email now. We'll prioritize this for a root cause analysis. What kind of impact is this having on your production line?

Richtig, ich sehe die E-Mail jetzt. Wir werden das für eine Ursachenanalyse priorisieren. Welche Art von Auswirkungen hat das auf Ihre Produktionslinie?

Sarah (Female)

It's causing significant delays and potential reprocessing costs. We've had to stop production on that specific line. We'll need a clear corrective action plan and a timeline for replacement parts as soon as possible.

Das verursacht erhebliche Verzögerungen und potenzielle Nachbearbeitungskosten. Wir mussten die Produktion auf dieser spezifischen Linie stoppen. Wir benötigen einen klaren Korrekturaktionsplan und einen Zeitplan für Ersatzteile so schnell wie möglich.

John (Male)

Understood. We'll certainly provide that. In terms of corrective actions, once we identify the root cause, we'll implement immediate measures. As for replacement, we can expedite a new shipment for the affected quantity, likely within 3-5 business days.

Verstanden. Wir werden das sicherlich bereitstellen. In Bezug auf Korrekturmaßnahmen werden wir, sobald wir die Ursache identifiziert haben, sofortige Maßnahmen umsetzen. Was den Ersatz betrifft, können wir eine neue Lieferung für die betroffene Menge beschleunigen, wahrscheinlich innerhalb von 3-5 Werktagen.

Sarah (Female)

That timeline for replacement sounds reasonable. We'll also need to discuss potential compensation for the production downtime and the reprocessing of the defective parts. Can we schedule a follow-up call once you have the root cause analysis complete?

Dieser Zeitplan für den Ersatz klingt vernünftig. Wir werden auch potenzielle Vergütung für die Ausfallzeit in der Produktion und die Nachbearbeitung der defekten Teile besprechen müssen. Können wir ein Nachfolgegespräch vereinbaren, sobald Sie die Ursachenanalyse abgeschlossen haben?

John (Male)

Yes, absolutely. Let's aim for a call within 48 hours to present our findings and a detailed corrective action plan, including compensation discussions. We take full responsibility for this and will ensure it's resolved to your satisfaction.

Ja, absolut. Lassen Sie uns ein Gespräch innerhalb von 48 Stunden anstreben, um unsere Erkenntnisse und einen detaillierten Korrekturhandlungsplan vorzustellen, einschließlich Diskussionen über Entschädigung. Wir übernehmen die volle Verantwortung dafür und werden sicherstellen, dass es zu Ihrer Zufriedenheit gelöst wird.

Sarah (Female)

Thanks, John. I appreciate your prompt attention to this. I look forward to your update. Please keep me informed of any immediate findings.

Vielen Dank, John. Ich schätze Ihre prompte Aufmerksamkeit für diese Angelegenheit. Ich freue mich auf Ihr Update. Bitte halten Sie mich über alle unmittelbaren Erkenntnisse auf dem Laufenden.

John (Male)

Will do, Sarah. You'll hear from us very soon. Thanks for your understanding.

In Ordnung, Sarah. Sie hören sehr bald von uns. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Wortschatz

Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog

shipment

A shipment is a delivery of goods from a supplier to a buyer, often used in business discussions about logistics and procurement.

Eine Sendung ist eine Lieferung von Waren von einem Lieferanten an einen Käufer, oft in geschäftlichen Diskussionen über Logistik und Beschaffung verwendet.

defect

A defect is a flaw or problem in a product that makes it not meet quality standards, common in quality control conversations.

Ein Defekt ist ein Fehler oder Problem in einem Produkt, das es nicht den Qualitätsstandards entsprechen lässt, üblich in Gesprächen über Qualitätskontrolle.

batch

A batch refers to a group of items produced or shipped together, useful for tracking specific lots in manufacturing.

Eine Charge bezieht sich auf eine Gruppe von Artikeln, die zusammen produziert oder versendet werden, nützlich zur Nachverfolgung spezifischer Lose in der Fertigung.

investigation

An investigation is a careful examination to find out what caused a problem, like in supplier quality issues.

Eine Untersuchung ist eine sorgfältige Prüfung, um herauszufinden, was ein Problem verursacht hat, wie bei Qualitätsproblemen bei Lieferanten.

root cause analysis

Root cause analysis is the process of identifying the main reason behind a problem to prevent it from happening again, key in professional problem-solving.

Die Wurzelursachenanalyse ist der Prozess, die Hauptursache hinter einem Problem zu identifizieren, um zu verhindern, dass es erneut auftritt; sie ist zentral für die professionelle Problemlösung.

corrective action

Corrective action means steps taken to fix a problem and stop it from recurring, often discussed in vendor management.

Korrekturmaßnahme bezeichnet die Schritte, die ergriffen werden, um ein Problem zu beheben und ein Wiederauftreten zu verhindern, oft im Vendor-Management diskutiert.

tolerance limits

Tolerance limits are the acceptable range of variation in product measurements; exceeding them means the product is defective.

Toleranzgrenzen sind der zulässige Bereich der Abweichung in den Produktmessungen; eine Überschreitung bedeutet, dass das Produkt defekt ist.

compensation

Compensation is money or benefits given to make up for loss or damage, like in cases of faulty goods.

Entschädigung ist Geld oder Vorteile, die gegeben werden, um Verlust oder Schaden auszugleichen, wie bei defekten Waren.

expedite

To expedite means to speed up a process, such as rushing a replacement shipment in urgent business situations.

Beschleunigen bedeutet, einen Prozess zu beschleunigen, wie z. B. das Beeilen einer Ersatzlieferung in dringenden Geschäftssituationen.

Schlüsselsätze

Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben

I'm calling about the recent shipment of part number BZ-450.

This sentence politely states the purpose of a business call. It's useful for starting professional conversations; use it when contacting someone about a specific issue. Note the structure: 'I'm calling about [topic]' for clarity.

Dieser Satz gibt höflich den Zweck eines Geschäftsanrufs an. Er ist nützlich, um professionelle Gespräche zu beginnen; verwenden Sie ihn, wenn Sie jemanden zu einem spezifischen Thema kontaktieren. Beachten Sie die Struktur: 'Ich rufe an wegen [Thema]' für Klarheit.

I apologize for the inconvenience.

This is a standard polite apology in business for causing trouble. It's useful in supplier relations to show responsibility; say it when acknowledging a problem without admitting full fault yet.

Dies ist eine standardmäßige höfliche Entschuldigung im Geschäft für verursachte Unannehmlichkeiten. Sie ist nützlich in Lieferantenbeziehungen, um Verantwortung zu zeigen; sagen Sie es, wenn Sie ein Problem anerkennen, ohne volle Schuld einzugestehen.

Can you describe the defect in more detail?

This question seeks more information politely. Useful for investigations; the 'Can you [verb]?' structure is a soft way to request details in professional dialogues.

Diese Frage sucht höflich nach mehr Informationen. Nützlich für Untersuchungen; die Struktur „Can you [Verb]?“ ist eine sanfte Art, Details in professionellen Dialogen anzufordern.

We've unfortunately found a critical quality defect in a significant portion of the batch.

This reports a problem factually and seriously. 'Unfortunately' softens bad news; useful in emails or calls about quality issues to explain the scale without blame.

Dies berichtet ein Problem faktenbasiert und ernst. „Leider“ mildert schlechte Nachrichten; nützlich in E-Mails oder Anrufen zu Qualitätsproblemen, um den Umfang zu erklären, ohne zu beschuldigen.

We'll launch an investigation immediately.

This promises quick action. 'We'll [verb] immediately' shows urgency and commitment; use it to reassure the other party in problem resolution scenarios.

Das verspricht schnelle Maßnahmen. 'We'll [verb] immediately' zeigt Dringlichkeit und Engagement; verwenden Sie es, um die andere Partei in Szenarien zur Problemlösung zu beruhigen.

It's causing significant delays and potential reprocessing costs.

This explains the impact of a problem. Useful for negotiations; 'It's causing [effects]' helps quantify damage to justify requests like compensation.

Dies erklärt die Auswirkungen eines Problems. Nützlich für Verhandlungen; « Es verursacht [Auswirkungen] » hilft, Schäden zu quantifizieren, um Forderungen wie Entschädigung zu rechtfertigen.

We'll need a clear corrective action plan and a timeline for replacement parts.

This makes a specific request. 'We'll need [items]' is direct yet professional; ideal for procurement discussions to outline requirements and expectations.

Das stellt eine spezifische Anfrage dar. 'We'll need [items]' ist direkt, aber professionell; ideal für Beschaffungsdiskussionen, um Anforderungen und Erwartungen zu skizzieren.

We take full responsibility for this and will ensure it's resolved to your satisfaction.

This accepts blame and promises resolution. Useful in vendor management to build trust; the future tense 'will ensure' shows commitment to a positive outcome.

Das übernimmt die Schuld und verspricht eine Lösung. Nützlich im Vendor-Management, um Vertrauen aufzubauen; das Futur 'will ensure' zeigt Engagement für ein positives Ergebnis.

Please keep me informed of any immediate findings.

This requests ongoing updates politely. 'Please keep me informed' is a common phrase in business; use it to maintain communication during investigations.

Dies fordert höflich laufende Updates an. 'Please keep me informed' ist ein gängiger Ausdruck im Geschäft; verwenden Sie ihn, um die Kommunikation während Ermittlungen aufrechtzuerhalten.