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Cross-Cultural Communication & International Cooperation

International Event Planning and Coordination

Planejamento e Coordenação de Eventos Internacionais

Organizers from multiple countries collaborate to plan and execute a large-scale international event (e.g., a conference, festival, or exhibition), involving negotiation of logistics, cultural protocols, and stakeholder expectations across borders.

Organizadores de vários países colaboram para planejar e executar um grande evento internacional (por exemplo, uma conferência, festival ou exposição), envolvendo negociações de logística, protocolos culturais e expectativas de stakeholders através das fronteiras.

Diálogo

Ouça e acompanhe a conversa

1
Sarah (Female)
Good morning, John. Let's touch base on the 'Global Fusion Festival' logistics. Specifically the catering for our international guests from Asia and Europe.
Bom dia, John. Vamos nos atualizar sobre a logística do 'Global Fusion Festival'. Especificamente, o catering para nossos convidados internacionais da Ásia e da Europa.
2
John (Male)
Morning, Sarah. Excellent point. We need to ensure cultural dietary restrictions are met—halal, vegetarian, and also be mindful of nut allergies. It's a bit of a tightrope walk.
Bom dia, Sarah. Excelente ponto. Precisamos garantir que as restrições dietéticas culturais sejam atendidas — halal, vegetariano, e também ter cuidado com alergias a nozes. É um pouco como andar na corda bamba.
3
Sarah (Female)
Absolutely. I've been coordinating with the venue's culinary team. They're prepared to offer diversified menus, but we need clear attendee preferences to avoid last-minute issues. How are we doing on the RSVPs with dietary notes?
Absolutamente. Estou coordenando com a equipe culinária do local. Eles estão preparados para oferecer menus diversificados, mas precisamos de preferências claras dos participantes para evitar problemas de última hora. Como estamos indo com os RSVPs com notas dietéticas?
4
John (Male)
We're chasing down about 15% of the attendees for their specific dietary needs. It's a persistent challenge. I'm thinking a follow-up email from the lead organizer might get their attention.
Estamos perseguindo cerca de 15% dos participantes por suas necessidades alimentares específicas. É um desafio persistente. Estou pensando que um e-mail de acompanhamento do organizador principal pode chamar a atenção deles.
5
Sarah (Female)
Good idea. Let's draft something that emphasizes the importance of their input for a comfortable experience. Also, regarding the opening ceremony protocol, have we confirmed the order of national flag displays and anthems?
Boa ideia. Vamos redigir algo que enfatize a importância da contribuição deles para uma experiência confortável. Além disso, em relação ao protocolo da cerimônia de abertura, confirmamos a ordem de exibição das bandeiras nacionais e dos hinos?
6
John (Male)
Yes, I've cross-referenced that with each delegation's cultural attaché. It's alphabetical by country, but with a special note for the host nation's anthem to be played first. We want to be culturally sensitive and avoid any faux pas.
Sim, cruzei isso com o adido cultural de cada delegação. É alfabético por país, mas com uma nota especial para o hino nacional da nação anfitriã ser tocado primeiro. Queremos ser culturalmente sensíveis e evitar qualquer faux pas.
7
Sarah (Female)
Perfect, attention to detail there is crucial. What about the translation services for the main stage presentations? Are we fully staffed for all language pairs requested?
Perfeito, a atenção aos detalhes é crucial ali. E os serviços de tradução para as apresentações no palco principal? Estamos totalmente equipados com pessoal para todas as pares de idiomas solicitados?
8
John (Male)
We're covered for simultaneous interpretation in English, Mandarin, Spanish, and Arabic. For the less common requests, we have qualified consecutive interpreters on standby. We’ve really gone the extra mile there.
Estamos cobertos para interpretação simultânea em inglês, mandarim, espanhol e árabe. Para pedidos menos comuns, temos intérpretes consecutivos qualificados a postos. Nós realmente fomos além do esperado nisso.
9
Sarah (Female)
That's excellent news, John. It sounds like we have a solid plan in place for everything. Let's schedule a final walk-through with the core team next week to iron out any last-minute kinks.
Isso é uma excelente notícia, John. Parece que temos um plano sólido em vigor para tudo. Vamos agendar uma visita final com a equipe principal na próxima semana para resolver quaisquer problemas de última hora.
10
John (Male)
Sounds good. I'll send out the invite. Thanks for the catch-up, Sarah.
Parece bom. Vou enviar o convite. Obrigado pelo papo, Sarah.
11
Sarah (Female)
You too, John. Talk soon.
Você também, John. Falamos em breve.

Vocabulário

Palavras e frases essenciais do diálogo

logistics

The planning and organization of how things are moved or managed in an event, like transportation and supplies. Useful for discussing event coordination in international settings.

O planejamento e a organização de como as coisas são movidas ou gerenciadas em um evento, como transporte e suprimentos. Útil para discutir a coordenação de eventos em configurações internacionais.

catering

The service of providing food and drinks for an event. Important for planning meals that suit different guests in cross-cultural events.

O serviço de fornecer comida e bebidas para um evento. Importante para planejar refeições que atendam a diferentes convidados em eventos interculturais.

dietary restrictions

Rules or limits on what food a person can eat, often due to culture, religion, or health. Key for ensuring inclusivity in international gatherings.

Regras ou limites sobre quais alimentos uma pessoa pode comer, frequentemente devido a cultura, religião ou saúde. Fundamental para garantir a inclusão em encontros internacionais.

RSVP

An acronym for 'Répondez s'il vous plaît,' meaning to reply to an invitation. Commonly used in event planning to confirm attendance.

Acrônimo para 'Répondez s'il vous plaît', significando responder a um convite. Comumente usado no planejamento de eventos para confirmar a presença.

faux pas

A French term for a social mistake or error in etiquette. Helpful to know in cross-cultural communication to avoid offending others.

Um termo francês para um erro social ou falha em etiqueta. Útil saber na comunicação intercultural para evitar ofender os outros.

culturally sensitive

Being aware of and respectful towards different cultures and traditions. Essential for successful international cooperation and events.

Ser consciente e respeitoso em relação a diferentes culturas e tradições. Essencial para uma cooperação internacional e eventos bem-sucedidos.

simultaneous interpretation

Translating speech in real-time while the speaker is talking, often used in conferences. Useful for multilingual meetings.

Tradução de fala em tempo real enquanto o orador está falando, frequentemente usada em conferências. Útil para reuniões multilíngues.

gone the extra mile

An idiom meaning to make an extra effort beyond what's required. Shows dedication in professional collaborations.

Uma expressão idiomática que significa fazer um esforço extra além do que é exigido. Mostra dedicação em colaborações profissionais.

Frases Chave

Frases importantes para lembrar e praticar

Let's touch base on the 'Global Fusion Festival' logistics.

This sentence uses 'touch base' as an idiom to mean 'check in' or 'discuss briefly.' It's useful for starting professional meetings about progress, especially in event planning. The structure is imperative for suggesting action.

Esta frase usa 'touch base' como uma expressão idiomática para significar 'entrar em contato' ou 'discutir brevemente'. É útil para iniciar reuniões profissionais sobre o progresso, especialmente na planejamento de eventos. A estrutura é imperativa para sugerir uma ação.

We need to ensure cultural dietary restrictions are met.

This passive voice sentence ('are met') emphasizes the requirement without specifying who does it. Useful for professional discussions on inclusivity; it highlights importance in cross-cultural contexts like events.

Esta frase na voz passiva ('are met') enfatiza o requisito sem especificar quem o faz. Útil para discussões profissionais sobre inclusão; destaca a importância em contextos transculturais como eventos.

It's a bit of a tightrope walk.

An idiom comparing a difficult task to walking a tightrope, meaning it's challenging and requires balance. Great for describing tricky situations in international coordination; use it informally to express caution.

Uma expressão idiomática que compara uma tarefa difícil a andar na corda bamba, significando que é desafiadora e requer equilíbrio. Ótima para descrever situações complicadas na coordenação internacional; use-a de forma informal para expressar cautela.

How are we doing on the RSVPs with dietary notes?

This question uses present continuous ('are we doing') to check current status. Practical for following up on event registrations; it shows polite inquiry in team collaborations.

Esta pergunta usa o present continuous ('are we doing') para verificar o status atual. Prática para o acompanhamento de inscrições em eventos; ela mostra uma consulta educada em colaborações de equipe.

We're chasing down about 15% of the attendees for their specific dietary needs.

'Chasing down' is an idiom for pursuing or following up persistently. Useful in business English for describing efforts to get information; the sentence reports progress with percentages for clarity.

'Chasing down' é uma expressão idiomática para perseguir ou fazer acompanhamento persistente. Útil no inglês de negócios para descrever esforços para obter informações; a frase relata o progresso com porcentagens para clareza.

We want to be culturally sensitive and avoid any faux pas.

This sentence expresses a goal using 'want to be' and infinitive. Essential for international settings; it teaches vocabulary like 'faux pas' and emphasizes respect in protocols.

Esta frase expressa um objetivo usando 'want to be' e infinitivo. Essencial para contextos internacionais; ensina vocabulário como 'faux pas' e enfatiza o respeito em protocolos.

We've really gone the extra mile there.

Idiom 'gone the extra mile' in present perfect ('we've gone') to highlight past extra effort. Use it to praise or acknowledge hard work in team projects, especially in global events.

Idioma 'gone the extra mile' no present perfect ('we've gone') para destacar o esforço extra passado. Use-o para elogiar ou reconhecer o trabalho duro em projetos de equipe, especialmente em eventos globais.

Let's schedule a final walk-through with the core team next week to iron out any last-minute kinks.

This suggests action with 'let's schedule' and infinitive purpose clause ('to iron out'). 'Iron out kinks' is an idiom for fixing problems. Useful for planning final checks in event coordination.

Isso sugere ação com 'let's schedule' e cláusula de propósito no infinitivo ('to iron out'). 'Iron out kinks' é uma expressão idiomática para corrigir problemas. Útil para planejar verificações finais na coordenação de eventos.