International Event Planning and Coordination

Internationale Veranstaltungsplanung und -koordination

Organizers from multiple countries collaborate to plan and execute a large-scale international event (e.g., a conference, festival, or exhibition), involving negotiation of logistics, cultural protocols, and stakeholder expectations across borders.

Organisatoren aus mehreren Ländern arbeiten zusammen, um ein großangelegtes internationales Ereignis (z. B. eine Konferenz, ein Festival oder eine Ausstellung) zu planen und durchzuführen, das Verhandlungen über Logistik, kulturelle Protokolle und die Erwartungen der Stakeholder über Ländergrenzen hinweg umfasst.

Dialog

Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch

Sarah (Female)

Good morning, John. Let's touch base on the 'Global Fusion Festival' logistics. Specifically the catering for our international guests from Asia and Europe.

Guten Morgen, John. Lassen Sie uns kurz über die Logistik des « Global Fusion Festival » sprechen. Speziell über die Verpflegung für unsere internationalen Gäste aus Asien und Europa.

John (Male)

Morning, Sarah. Excellent point. We need to ensure cultural dietary restrictions are met—halal, vegetarian, and also be mindful of nut allergies. It's a bit of a tightrope walk.

Guten Morgen, Sarah. Exzellenter Punkt. Wir müssen sicherstellen, dass kulturelle Ernährungsbeschränkungen erfüllt werden – halal, vegetarisch, und auch auf Nussallergien achten. Es ist ein bisschen ein Seiltanz.

Sarah (Female)

Absolutely. I've been coordinating with the venue's culinary team. They're prepared to offer diversified menus, but we need clear attendee preferences to avoid last-minute issues. How are we doing on the RSVPs with dietary notes?

Absolut. Ich habe mit dem Küchenteam des Veranstaltungsorts koordiniert. Sie sind vorbereitet, vielfältige Menüs anzubieten, aber wir brauchen klare Präferenzen der Teilnehmer, um Probleme in letzter Minute zu vermeiden. Wie läuft es mit den RSVPs mit diätetischen Hinweisen?

John (Male)

We're chasing down about 15% of the attendees for their specific dietary needs. It's a persistent challenge. I'm thinking a follow-up email from the lead organizer might get their attention.

Wir verfolgen etwa 15 % der Teilnehmer hinsichtlich ihrer spezifischen Ernährungsbedürfnisse. Es ist eine anhaltende Herausforderung. Ich denke, eine Nachfolge-E-Mail vom Hauptorganisator könnte ihre Aufmerksamkeit erregen.

Sarah (Female)

Good idea. Let's draft something that emphasizes the importance of their input for a comfortable experience. Also, regarding the opening ceremony protocol, have we confirmed the order of national flag displays and anthems?

Gute Idee. Lass uns etwas entwerfen, das die Bedeutung ihres Inputs für ein komfortables Erlebnis betont. Außerdem, bezüglich des Protokolls der Eröffnungszeremonie, haben wir die Reihenfolge der nationalen Flaggen und der Hymnen bestätigt?

John (Male)

Yes, I've cross-referenced that with each delegation's cultural attaché. It's alphabetical by country, but with a special note for the host nation's anthem to be played first. We want to be culturally sensitive and avoid any faux pas.

Ja, ich habe das mit dem kulturellen Attaché jeder Delegation abgeglichen. Es ist alphabetisch nach Ländern geordnet, aber mit einer besonderen Notiz, dass die Nationalhymne des Gastgeberlandes zuerst gespielt werden soll. Wir wollen kulturell sensibel sein und jeden Fauxpas vermeiden.

Sarah (Female)

Perfect, attention to detail there is crucial. What about the translation services for the main stage presentations? Are we fully staffed for all language pairs requested?

Perfekt, die Aufmerksamkeit für Details ist dort entscheidend. Was ist mit den Übersetzungsdiensten für die Präsentationen auf der Hauptbühne? Sind wir für alle angeforderten Sprachpaare vollständig besetzt ?

John (Male)

We're covered for simultaneous interpretation in English, Mandarin, Spanish, and Arabic. For the less common requests, we have qualified consecutive interpreters on standby. We’ve really gone the extra mile there.

Wir sind für simultane Interpretationen in Englisch, Mandarin, Spanisch und Arabisch abgedeckt. Für weniger häufige Anfragen haben wir qualifizierte konsekutive Dolmetscher in Bereitschaft. Dort haben wir wirklich die Extrameile gemacht.

Sarah (Female)

That's excellent news, John. It sounds like we have a solid plan in place for everything. Let's schedule a final walk-through with the core team next week to iron out any last-minute kinks.

Das ist eine ausgezeichnete Nachricht, John. Es klingt, als hätten wir einen soliden Plan für alles. Lassen Sie uns nächste Woche ein finales Walk-through mit dem Kernteam planen, um letzte Knitterfalten zu glätten.

John (Male)

Sounds good. I'll send out the invite. Thanks for the catch-up, Sarah.

Klingt gut. Ich schicke die Einladung raus. Danke für den Austausch, Sarah.

Sarah (Female)

You too, John. Talk soon.

Du auch, John. Bis bald.

Wortschatz

Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog

logistics

The planning and organization of how things are moved or managed in an event, like transportation and supplies. Useful for discussing event coordination in international settings.

Die Planung und Organisation, wie Dinge bei einem Ereignis bewegt oder verwaltet werden, wie z. B. Transport und Versorgung. Nützlich für die Diskussion der Ereigniskoordination in internationalen Kontexten.

catering

The service of providing food and drinks for an event. Important for planning meals that suit different guests in cross-cultural events.

Der Service, der Essen und Getränke für eine Veranstaltung bereitstellt. Wichtig für die Planung von Mahlzeiten, die verschiedenen Gästen in interkulturellen Veranstaltungen entsprechen.

dietary restrictions

Rules or limits on what food a person can eat, often due to culture, religion, or health. Key for ensuring inclusivity in international gatherings.

Regeln oder Einschränkungen, welche Lebensmittel eine Person essen darf, oft aufgrund von Kultur, Religion oder Gesundheit. Wichtig für die Sicherstellung von Inklusivität bei internationalen Veranstaltungen.

RSVP

An acronym for 'Répondez s'il vous plaît,' meaning to reply to an invitation. Commonly used in event planning to confirm attendance.

Ein Akronym für 'Répondez s'il vous plaît', was bedeutet, auf eine Einladung zu antworten. Häufig in der Veranstaltungsplanung verwendet, um die Teilnahme zu bestätigen.

faux pas

A French term for a social mistake or error in etiquette. Helpful to know in cross-cultural communication to avoid offending others.

Ein französischer Begriff für einen sozialen Fehler oder einen Fehler in der Etikette. Hilfreich zu wissen in der interkulturellen Kommunikation, um andere nicht zu beleidigen.

culturally sensitive

Being aware of and respectful towards different cultures and traditions. Essential for successful international cooperation and events.

Bewusstsein und Respekt gegenüber verschiedenen Kulturen und Traditionen. Essentiell für erfolgreiche internationale Zusammenarbeit und Veranstaltungen.

simultaneous interpretation

Translating speech in real-time while the speaker is talking, often used in conferences. Useful for multilingual meetings.

Übersetzen der Rede in Echtzeit, während der Sprecher spricht, oft in Konferenzen verwendet. Nützlich für mehrsprachige Meetings.

gone the extra mile

An idiom meaning to make an extra effort beyond what's required. Shows dedication in professional collaborations.

Ein Idiom, das bedeutet, eine zusätzliche Anstrengung jenseits des Erforderlichen zu machen. Zeigt Engagement in beruflichen Zusammenarbeiten.

Schlüsselsätze

Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben

Let's touch base on the 'Global Fusion Festival' logistics.

This sentence uses 'touch base' as an idiom to mean 'check in' or 'discuss briefly.' It's useful for starting professional meetings about progress, especially in event planning. The structure is imperative for suggesting action.

Dieser Satz verwendet 'touch base' als Redewendung, um 'Kontakt aufnehmen' oder 'kurz besprechen' zu bedeuten. Es ist nützlich, um professionelle Meetings über Fortschritte zu beginnen, besonders bei der Veranstaltungsplanung. Die Struktur ist imperativ, um eine Handlung vorzuschlagen.

We need to ensure cultural dietary restrictions are met.

This passive voice sentence ('are met') emphasizes the requirement without specifying who does it. Useful for professional discussions on inclusivity; it highlights importance in cross-cultural contexts like events.

Dieser Passiv-Satz ('are met') betont die Anforderung, ohne anzugeben, wer sie erfüllt. Nützlich für professionelle Diskussionen über Inklusivität; er hebt die Bedeutung in interkulturellen Kontexten wie Veranstaltungen hervor.

It's a bit of a tightrope walk.

An idiom comparing a difficult task to walking a tightrope, meaning it's challenging and requires balance. Great for describing tricky situations in international coordination; use it informally to express caution.

Eine Redewendung, die eine schwierige Aufgabe mit dem Seiltanzen vergleicht, was bedeutet, dass es herausfordernd ist und Gleichgewicht erfordert. Ideal, um knifflige Situationen in der internationalen Koordination zu beschreiben; verwende es informell, um Vorsicht auszudrücken.

How are we doing on the RSVPs with dietary notes?

This question uses present continuous ('are we doing') to check current status. Practical for following up on event registrations; it shows polite inquiry in team collaborations.

Diese Frage verwendet das Present Continuous ('are we doing'), um den aktuellen Status zu überprüfen. Praktisch für die Nachverfolgung von Veranstaltungsanmeldungen; sie zeigt eine höfliche Anfrage in Teamzusammenarbeiten.

We're chasing down about 15% of the attendees for their specific dietary needs.

'Chasing down' is an idiom for pursuing or following up persistently. Useful in business English for describing efforts to get information; the sentence reports progress with percentages for clarity.

„Chasing down“ ist eine Redewendung für hartnäckiges Nachgehen oder Verfolgen. Nützlich im Business English, um Bemühungen zur Erlangung von Informationen zu beschreiben; der Satz berichtet den Fortschritt mit Prozentsätzen für Klarheit.

We want to be culturally sensitive and avoid any faux pas.

This sentence expresses a goal using 'want to be' and infinitive. Essential for international settings; it teaches vocabulary like 'faux pas' and emphasizes respect in protocols.

Dieser Satz drückt ein Ziel mit 'want to be' und Infinitiv aus. Wichtig für internationale Kontexte; er lehrt Vokabeln wie 'faux pas' und betont Respekt in Protokollen.

We've really gone the extra mile there.

Idiom 'gone the extra mile' in present perfect ('we've gone') to highlight past extra effort. Use it to praise or acknowledge hard work in team projects, especially in global events.

Redewendung 'gone the extra mile' im Präsens Perfekt ('we've gone'), um vergangene zusätzliche Anstrengungen hervorzuheben. Verwenden Sie es, um harte Arbeit in Teamprojekten zu loben oder anzuerkennen, insbesondere bei globalen Events.

Let's schedule a final walk-through with the core team next week to iron out any last-minute kinks.

This suggests action with 'let's schedule' and infinitive purpose clause ('to iron out'). 'Iron out kinks' is an idiom for fixing problems. Useful for planning final checks in event coordination.

Das deutet auf eine Handlung mit 'let's schedule' und einer Infinitivsatz für den Zweck ('to iron out') hin. 'Iron out kinks' ist eine Redewendung für das Beheben von Problemen. Nützlich für die Planung endgültiger Überprüfungen in der Veranstaltungsplanung.