International Event Planning and Coordination

Planificación y Coordinación de Eventos Internacionales

Organizers from multiple countries collaborate to plan and execute a large-scale international event (e.g., a conference, festival, or exhibition), involving negotiation of logistics, cultural protocols, and stakeholder expectations across borders.

Organizadores de múltiples países colaboran para planificar y ejecutar un evento internacional a gran escala (por ejemplo, una conferencia, festival o exposición), que implica la negociación de logística, protocolos culturales y expectativas de las partes interesadas a través de las fronteras.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

Sarah (Female)

Good morning, John. Let's touch base on the 'Global Fusion Festival' logistics. Specifically the catering for our international guests from Asia and Europe.

Buenos días, John. Pongámonos al día sobre la logística del « Global Fusion Festival ». Específicamente, el catering para nuestros invitados internacionales de Asia y Europa.

John (Male)

Morning, Sarah. Excellent point. We need to ensure cultural dietary restrictions are met—halal, vegetarian, and also be mindful of nut allergies. It's a bit of a tightrope walk.

Buenos días, Sarah. Excelente punto. Debemos asegurarnos de que se cumplan las restricciones dietéticas culturales: halal, vegetariano, y también tener en cuenta las alergias a los frutos secos. Es un poco como caminar en la cuerda floja.

Sarah (Female)

Absolutely. I've been coordinating with the venue's culinary team. They're prepared to offer diversified menus, but we need clear attendee preferences to avoid last-minute issues. How are we doing on the RSVPs with dietary notes?

Absolutamente. He estado coordinando con el equipo culinario del lugar. Están preparados para ofrecer menús diversificados, pero necesitamos preferencias claras de los asistentes para evitar problemas de última hora. ¿Cómo vamos con los RSVPs con notas dietéticas?

John (Male)

We're chasing down about 15% of the attendees for their specific dietary needs. It's a persistent challenge. I'm thinking a follow-up email from the lead organizer might get their attention.

Estamos persiguiendo a aproximadamente el 15 % de los asistentes por sus necesidades dietéticas específicas. Es un desafío persistente. Estoy pensando que un correo electrónico de seguimiento del organizador principal podría captar su atención.

Sarah (Female)

Good idea. Let's draft something that emphasizes the importance of their input for a comfortable experience. Also, regarding the opening ceremony protocol, have we confirmed the order of national flag displays and anthems?

Buena idea. Redactemos algo que enfatice la importancia de su aportación para una experiencia cómoda. Además, en cuanto al protocolo de la ceremonia de apertura, ¿hemos confirmado el orden de exhibición de las banderas nacionales y los himnos?

John (Male)

Yes, I've cross-referenced that with each delegation's cultural attaché. It's alphabetical by country, but with a special note for the host nation's anthem to be played first. We want to be culturally sensitive and avoid any faux pas.

Sí, lo he contrastado con el agregado cultural de cada delegación. Está en orden alfabético por país, pero con una nota especial para que se toque primero el himno nacional de la nación anfitriona. Queremos ser culturalmente sensibles y evitar cualquier faux pas.

Sarah (Female)

Perfect, attention to detail there is crucial. What about the translation services for the main stage presentations? Are we fully staffed for all language pairs requested?

Perfecto, la atención al detalle es crucial allí. ¿Qué pasa con los servicios de traducción para las presentaciones en el escenario principal? ¿Estamos completamente equipados con personal para todas las parejas de idiomas solicitadas?

John (Male)

We're covered for simultaneous interpretation in English, Mandarin, Spanish, and Arabic. For the less common requests, we have qualified consecutive interpreters on standby. We’ve really gone the extra mile there.

Estamos cubiertos para interpretación simultánea en inglés, mandarín, español y árabe. Para las solicitudes menos comunes, tenemos intérpretes consecutivos cualificados en espera. Realmente hemos ido más allá en eso.

Sarah (Female)

That's excellent news, John. It sounds like we have a solid plan in place for everything. Let's schedule a final walk-through with the core team next week to iron out any last-minute kinks.

Esa es una excelente noticia, John. Parece que tenemos un plan sólido en su lugar para todo. Programemos un recorrido final con el equipo principal la próxima semana para resolver cualquier problema de última hora.

John (Male)

Sounds good. I'll send out the invite. Thanks for the catch-up, Sarah.

Suena bien. Voy a enviar la invitación. Gracias por el intercambio, Sarah.

Sarah (Female)

You too, John. Talk soon.

Tú también, John. Hablamos pronto.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

logistics

The planning and organization of how things are moved or managed in an event, like transportation and supplies. Useful for discussing event coordination in international settings.

La planificación y organización de cómo se mueven o gestionan las cosas en un evento, como transporte y suministros. Útil para discutir la coordinación de eventos en entornos internacionales.

catering

The service of providing food and drinks for an event. Important for planning meals that suit different guests in cross-cultural events.

El servicio de proporcionar comida y bebidas para un evento. Importante para planificar comidas que se adapten a diferentes invitados en eventos interculturales.

dietary restrictions

Rules or limits on what food a person can eat, often due to culture, religion, or health. Key for ensuring inclusivity in international gatherings.

Reglas o límites sobre qué alimentos puede comer una persona, a menudo debido a la cultura, religión o salud. Clave para asegurar la inclusividad en reuniones internacionales.

RSVP

An acronym for 'Répondez s'il vous plaît,' meaning to reply to an invitation. Commonly used in event planning to confirm attendance.

Acrónimo de 'Répondez s'il vous plaît', que significa responder a una invitación. Comúnmente utilizado en la planificación de eventos para confirmar la asistencia.

faux pas

A French term for a social mistake or error in etiquette. Helpful to know in cross-cultural communication to avoid offending others.

Un término francés para un error social o una falta de etiqueta. Útil de saber en la comunicación intercultural para evitar ofender a otros.

culturally sensitive

Being aware of and respectful towards different cultures and traditions. Essential for successful international cooperation and events.

Ser consciente y respetuoso hacia diferentes culturas y tradiciones. Esencial para una cooperación internacional y eventos exitosos.

simultaneous interpretation

Translating speech in real-time while the speaker is talking, often used in conferences. Useful for multilingual meetings.

Traducción del habla en tiempo real mientras el orador está hablando, a menudo utilizada en conferencias. Útil para reuniones multilingües.

gone the extra mile

An idiom meaning to make an extra effort beyond what's required. Shows dedication in professional collaborations.

Un modismo que significa hacer un esfuerzo extra más allá de lo requerido. Muestra dedicación en colaboraciones profesionales.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

Let's touch base on the 'Global Fusion Festival' logistics.

This sentence uses 'touch base' as an idiom to mean 'check in' or 'discuss briefly.' It's useful for starting professional meetings about progress, especially in event planning. The structure is imperative for suggesting action.

Esta oración usa 'touch base' como un modismo para significar 'ponerse en contacto' o 'discutir brevemente'. Es útil para iniciar reuniones profesionales sobre el progreso, especialmente en la planificación de eventos. La estructura es imperativa para sugerir una acción.

We need to ensure cultural dietary restrictions are met.

This passive voice sentence ('are met') emphasizes the requirement without specifying who does it. Useful for professional discussions on inclusivity; it highlights importance in cross-cultural contexts like events.

Esta oración en voz pasiva ('are met') enfatiza el requisito sin especificar quién lo hace. Útil para discusiones profesionales sobre inclusividad; resalta la importancia en contextos transculturales como eventos.

It's a bit of a tightrope walk.

An idiom comparing a difficult task to walking a tightrope, meaning it's challenging and requires balance. Great for describing tricky situations in international coordination; use it informally to express caution.

Una expresión idiomática que compara una tarea difícil con caminar en la cuerda floja, significando que es desafiante y requiere equilibrio. Genial para describir situaciones complicadas en la coordinación internacional; úsala de forma informal para expresar precaución.

How are we doing on the RSVPs with dietary notes?

This question uses present continuous ('are we doing') to check current status. Practical for following up on event registrations; it shows polite inquiry in team collaborations.

Esta pregunta usa el presente continuo ('are we doing') para verificar el estado actual. Práctica para el seguimiento de registros de eventos; muestra una indagación educada en colaboraciones de equipo.

We're chasing down about 15% of the attendees for their specific dietary needs.

'Chasing down' is an idiom for pursuing or following up persistently. Useful in business English for describing efforts to get information; the sentence reports progress with percentages for clarity.

«Chasing down» es una expresión idiomática que significa perseguir o hacer un seguimiento persistente. Útil en inglés de negocios para describir esfuerzos por obtener información; la oración informa el progreso con porcentajes para mayor claridad.

We want to be culturally sensitive and avoid any faux pas.

This sentence expresses a goal using 'want to be' and infinitive. Essential for international settings; it teaches vocabulary like 'faux pas' and emphasizes respect in protocols.

Esta oración expresa un objetivo usando 'want to be' y el infinitivo. Esencial para entornos internacionales; enseña vocabulario como 'faux pas' y enfatiza el respeto en los protocolos.

We've really gone the extra mile there.

Idiom 'gone the extra mile' in present perfect ('we've gone') to highlight past extra effort. Use it to praise or acknowledge hard work in team projects, especially in global events.

Idioma 'gone the extra mile' en presente perfecto ('we've gone') para resaltar el esfuerzo extra pasado. Úsalo para elogiar o reconocer el trabajo duro en proyectos de equipo, especialmente en eventos globales.

Let's schedule a final walk-through with the core team next week to iron out any last-minute kinks.

This suggests action with 'let's schedule' and infinitive purpose clause ('to iron out'). 'Iron out kinks' is an idiom for fixing problems. Useful for planning final checks in event coordination.

Esto sugiere acción con 'let's schedule' y una cláusula de propósito en infinitivo ('to iron out'). 'Iron out kinks' es un modismo para arreglar problemas. Útil para planificar verificaciones finales en la coordinación de eventos.