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Maintenance & Technical Support

Requesting a Repair Service Quote

Solicitud de Presupuesto para Servicio de Reparación

A department head or project manager contacts an external vendor or an internal repair team to get an estimate for a significant repair, discussing the scope of work and potential costs.

Un jefe de departamento o gerente de proyecto contacta a un proveedor externo o a un equipo de reparación interno para obtener una estimación para una reparación significativa, discutiendo el alcance del trabajo y los costos potenciales.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

1
Sarah (Female)
Hi John, thanks for taking my call. We're looking at a pretty significant repair for our main production line's conveyer system, specifically the high-speed sorting unit.
Hola John, gracias por contestar mi llamada. Estamos considerando una reparación bastante significativa para el sistema de transportadores de nuestra línea de producción principal, específicamente la unidad de clasificación de alta velocidad.
2
John (Male)
No problem, Sarah. I understand. Can you give me a bit more detail on what the issue is? Is it a mechanical failure, or more of an electrical issue?
No hay problema, Sarah. Lo entiendo. ¿Puedes darme más detalles sobre cuál es el problema? ¿Es una falla mecánica o más bien un problema eléctrico?
3
Sarah (Female)
It's primarily mechanical. We've got a major bearing seizure and some structural damage to the frame itself. We suspect it's beyond what our in-house team can handle efficiently, given the part sourcing and specialized tools needed.
Es principalmente mecánico. Tenemos un agarrotamiento grave en el rodamiento y algunos daños estructurales al bastidor en sí. Sospechamos que supera lo que nuestro equipo interno puede manejar de manera eficiente, dada la obtención de piezas y las herramientas especializadas necesarias.
4
John (Male)
Understood. That sounds like it definitely requires external expertise. To give you an accurate quote, we'll need to schedule an on-site assessment. When would be a good time for our technicians to visit?
Entendido. Eso suena como si definitivamente requiriera expertise externa. Para darle una cotización precisa, necesitaremos programar una evaluación en sitio. ¿Cuándo sería un buen momento para que nuestros técnicos visiten?
5
Sarah (Female)
How about next Tuesday morning? Say, 9 AM? We're trying to minimize downtime, so getting this sorted quickly is critical. Could you also include an estimated turnaround time for the repair in the quote?
¿Qué tal el próximo martes por la mañana? Digamos, las 9 de la mañana? Estamos tratando de minimizar el tiempo de inactividad, por lo que resolver esto rápidamente es crítico. ¿Podría también incluir un tiempo estimado de entrega para la reparación en la cotización?
6
John (Male)
Tuesday at 9 AM works for us. I'll confirm that with my team. And yes, we can certainly provide a projected timeline once we've assessed the full scope of work. We'll break down the labor, parts, and estimated time in the quote.
Martes a las 9 de la mañana nos viene bien. Lo confirmaré con mi equipo. Y sí, ciertamente podemos proporcionar una línea de tiempo proyectada una vez que hayamos evaluado el alcance completo del trabajo. Desglosaremos la mano de obra, las piezas y el tiempo estimado en la cotización.
7
Sarah (Female)
Perfect. Just to clarify, will your assessment fee be integrated into the final repair cost, or is that a separate charge?
Perfecto. Solo para aclarar, ¿se integrará su tarifa de evaluación en el costo final de reparación, o es un cargo separado?
8
John (Male)
Good question. Our initial on-site assessment is complimentary for repair quotes of this scale. You'll only be charged if you proceed with the repair service itself. I'll make sure that's clear in the formal proposal.
Buena pregunta. Nuestra evaluación inicial en el sitio es gratuita para presupuestos de reparación de esta escala. Solo se le cobrará si procede con el servicio de reparación en sí. Me aseguraré de que eso quede claro en la propuesta formal.
9
Sarah (Female)
Excellent, that's good to know. We look forward to your team's visit on Tuesday. Please send over an email confirmation with the appointment details.
Excelente, es bueno saberlo. Esperamos con interés la visita de su equipo el martes. Por favor, envíe un correo electrónico de confirmación con los detalles de la cita.
10
John (Male)
Will do, Sarah. I'll send that over right away. Thanks for reaching out.
De acuerdo, Sarah. Te lo envío enseguida. Gracias por contactar.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

conveyor system

A machine that moves materials from one place to another, like a belt in a factory. Useful for describing industrial equipment in maintenance talks.

Una máquina que mueve materiales de un lugar a otro, como una cinta en una fábrica. Útil para describir equipo industrial en charlas de mantenimiento.

bearing seizure

When a bearing in a machine gets stuck and stops working due to friction or damage. Common term in mechanical repairs.

Cuando un rodamiento en una máquina se atasca y deja de funcionar debido a la fricción o daño. Término común en reparaciones mecánicas.

structural damage

Harm to the main framework or build of something, like a machine's frame. Important for explaining serious equipment issues.

Daño al marco principal o a la estructura de algo, como el marco de una máquina. Importante para explicar problemas graves de equipo.

on-site assessment

An evaluation done at the location where the problem is, not in an office. Practical for scheduling technical visits.

Una evaluación realizada en el lugar donde está el problema, no en una oficina. Práctica para programar visitas técnicas.

downtime

The period when a machine or system is not working, causing loss of production. Key in business to discuss minimizing delays.

El período en que una máquina o sistema no está funcionando, causando pérdida de producción. Clave en los negocios para discutir la minimización de retrasos.

turnaround time

The time needed to complete a repair or task. Useful for asking about how long services will take.

El tiempo necesario para completar una reparación o tarea. Útil para preguntar cuánto tiempo tomarán los servicios.

complimentary

Free of charge, often for initial services. Helpful in negotiations about costs.

Gratis, a menudo para servicios iniciales. Útil en negociaciones sobre costos.

quote

An estimated price for a service or repair. Essential for requesting cost information in professional settings.

Un precio estimado para un servicio o reparación. Esencial para solicitar información de costos en entornos profesionales.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

Thanks for taking my call.

A polite way to start a phone conversation, showing appreciation. Useful for professional calls; uses 'thanks for + gerund' structure.

Una forma educada de iniciar una conversación telefónica, mostrando aprecio. Útil para llamadas profesionales; usa la estructura 'gracias por + gerundio'.

Can you give me a bit more detail on what the issue is?

Asks for more information clearly. Great for troubleshooting; 'a bit more' softens the request, and 'on what' specifies the topic.

Pide más información de manera clara. Genial para solucionar problemas; 'a bit more' suaviza la solicitud, y 'on what' especifica el tema.

It's primarily mechanical.

Describes the main type of problem. 'Primarily' means 'mainly'; useful for categorizing issues in technical discussions.

Describe el tipo principal de problema. 'Primarily' significa 'principalmente'; útil para categorizar problemas en discusiones técnicas.

To give you an accurate quote, we'll need to schedule an on-site assessment.

Explains a necessary step for an estimate. Shows conditional purpose with 'to + verb'; practical for coordinating services.

Explica un paso necesario para una estimación. Muestra propósito condicional con 'to + verbo'; práctico para coordinar servicios.

We're trying to minimize downtime, so getting this sorted quickly is critical.

Expresses urgency in business. 'Minimize' means reduce; 'so' connects reasons; ideal for emphasizing importance in repairs.

Expresa urgencia en los negocios. 'Minimize' significa reducir ; 'so' conecta razones ; ideal para enfatizar la importancia en reparaciones.

Could you also include an estimated turnaround time for the repair in the quote?

Requests additional info politely. 'Could you' is a polite question form; useful for specifying what to include in proposals.

Solicita información adicional de manera educada. 'Could you' es una forma cortés de pregunta; útil para especificar qué incluir en las propuestas.

Will your assessment fee be integrated into the final repair cost, or is that a separate charge?

Clarifies costs with alternatives. 'Integrated into' means included; 'or' presents options; key for cost discussions.

Aclara costos con alternativas. « Integrado en » significa incluido ; « o » presenta opciones ; clave para discusiones de costos.

Our initial on-site assessment is complimentary for repair quotes of this scale.

Informs about free services. 'Initial' means first; 'of this scale' specifies size; helpful for reassuring clients about fees.

Informa sobre servicios gratuitos. 'Initial' significa primero; 'of this scale' especifica el tamaño; útil para tranquilizar a los clientes sobre las tarifas.