Pre-Move Checklist and Final Preparations

Lista de verificación previa a la mudanza y preparaciones finales

Close to the move date, the team goes through a final checklist, confirming all preparations are complete, coordinating final packing efforts, and ensuring smooth execution on moving day.

Cerca de la fecha de la mudanza, el equipo revisa una lista de verificación final, confirmando que todas las preparaciones están completas, coordinando los esfuerzos finales de empaquetado y asegurando una ejecución fluida en el día de la mudanza.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

Sarah (Female)

Alright team, with the move just two days away, let's do a final run-through of our pre-move checklist. Are we all on the same page?

Bien, equipo, con la mudanza a solo dos días, hagamos una revisión final de nuestra lista de verificación previa a la mudanza. ¿Estamos todos en la misma página?

John (Male)

Sounds good, Sarah. I've been coordinating with the IT department. All our servers and network equipment have been properly backed up and tagged for the move. They're ready to be disconnected tomorrow morning.

Suena bien, Sarah. He estado coordinando con el departamento de TI. Todos nuestros servidores y equipo de red han sido respaldados correctamente y etiquetados para la mudanza. Están listos para ser desconectados mañana por la mañana.

Emily (Female)

Great, John. On the packing front, Finance and HR have finished boxing up their files. I just need to double-check with Marketing if their sensitive documents are secured. Otherwise, the main office area is mostly packed.

Genial, John. En cuanto al embalaje, Finanzas y RRHH han terminado de empaquetar sus archivos. Solo necesito verificar con Marketing si sus documentos sensibles están seguros. De lo contrario, el área principal de la oficina está mayormente empaquetada.

David (Male)

Emily, I can swing by Marketing after this meeting and give them a hand. Also, for the final packing efforts, have we designated a central collection point for all the boxed items before the movers arrive?

Emily, puedo pasar por Marketing después de esta reunión y echarles una mano. Además, para los esfuerzos finales de empaquetado, ¿hemos designado un punto central de recogida para todos los artículos en cajas antes de que lleguen los mudanzas?

Sarah (Female)

Good question, David. Yes, we've cleared out the large meeting room near the front entrance. All packed boxes should go there by the end of tomorrow afternoon. We want to avoid any last-minute scrambling.

Buena pregunta, David. Sí, hemos despejado la gran sala de reuniones cerca de la entrada principal. Todas las cajas empaquetadas deben ir allí antes de que termine la tarde de mañana. Queremos evitar cualquier ajetreo de última hora.

John (Male)

Excellent. And for the critical items like active projects or personal work tools, has everyone been advised to take those home themselves, or are we having a separate box for those?

Excelente. Y para los elementos críticos como proyectos activos o herramientas de trabajo personales, ¿se ha aconsejado a todos que los lleven a casa ellos mismos, o vamos a tener una caja separada para esos?

Emily (Female)

Yes, John. I sent out an email yesterday reminding everyone about personal belongings and critical documents. They should be taking those home. The movers will only handle labeled company property.

Sí, John. Envié un correo electrónico ayer recordando a todos sobre pertenencias personales y documentos importantes. Deberían llevar esos a casa. Los mudanceros solo manejarán la propiedad de la empresa etiquetada.

Sarah (Female)

Perfect. So, final check: IT's ready, packing is almost done with a central collection point. David, you'll swing by Marketing. Anything else we need to cover for tomorrow's final push?

Perfecto. Entonces, verificación final: IT está listo, el empaquetado está casi listo con un punto de recogida central. David, pasarás por Marketing. ¿Hay algo más que necesitemos cubrir para el empuje final de mañana ?

David (Male)

Not on my end. I think we're in good shape. Just need to make sure the entry points are clear for the movers on moving day.

No por mi parte. Creo que estamos en buena forma. Solo necesitamos asegurarnos de que los puntos de entrada estén despejados para los mudanceros en el día de la mudanza.

Sarah (Female)

Got it. I'll coordinate with building management on that. Thanks, everyone, for staying on top of this. Let's make this move as smooth as possible.

Entendido. Coordinaré eso con la administración del edificio. Gracias a todos por estar al tanto de esto. Hagamos que esta mudanza sea lo más suave posible.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

checklist

A list of tasks or items to review and complete, often used in planning to ensure nothing is missed, like in office moves.

Una lista de tareas o elementos para revisar y completar, a menudo utilizada en la planificación para asegurar que nada se pase por alto, como en mudanzas de oficina.

coordinating

Working together with others to organize and plan activities smoothly, common in team projects or events.

Trabajando juntos con otros para organizar y planificar actividades de manera fluida, común en proyectos de equipo o eventos.

backed up

To make a copy of computer data or files for safety, in case the original is lost or damaged during a move.

Hacer una copia de datos o archivos de computadora por seguridad, en caso de que el original se pierda o se dañe durante una mudanza.

tagged

To attach a label or mark to something for identification, like labeling boxes or equipment for easy moving.

Adjuntar una etiqueta o marca a algo para identificarlo, como etiquetar cajas o equipo para facilitar el movimiento.

double-check

To check something again to make sure it's correct or complete, useful for avoiding mistakes in important tasks.

Verificar algo nuevamente para asegurarse de que es correcto o completo, útil para evitar errores en tareas importantes.

swing by

An informal way to say 'stop by' or visit briefly, often used when offering to help quickly in a casual work setting.

Una forma informal de decir 'pasar por' o visitar brevemente, a menudo usada al ofrecer ayuda rápidamente en un entorno laboral casual.

designated

Officially assigned or chosen for a specific purpose, like a designated room for collecting items.

Asignado o elegido oficialmente para un propósito específico, como una habitación designada para recolectar artículos.

scrambling

Rushing around in a disorganized way, often at the last minute; used to describe avoiding chaos in plans.

Correr de un lado a otro de manera desorganizada, a menudo en el último minuto; utilizado para describir la evitación del caos en los planes.

critical

Very important and essential, especially items that can't be lost, like key documents or tools in a project.

Muy importante y esencial, especialmente elementos que no se pueden perder, como documentos clave o herramientas en un proyecto.

personal belongings

Items that belong to an individual, not the company, such as personal photos or tools that should be handled personally.

Artículos que pertenecen a un individuo, no a la empresa, como fotos personales o herramientas que deben manejarse personalmente.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

Are we all on the same page?

This idiom means 'Do we all understand and agree on the plan?' It's useful in meetings to check team alignment; no special grammar, just a common expression for confirmation.

Esta expresión idiomática significa '¿Entendemos y estamos de acuerdo todos con el plan?' Es útil en reuniones para verificar la alineación del equipo; sin gramática especial, solo una expresión común para confirmación.

I've been coordinating with the IT department.

Uses present perfect continuous tense ('have been coordinating') to show an ongoing action up to now; practical for describing recent teamwork efforts in professional updates.

Usa el tiempo presente perfecto continuo ('have been coordinating') para mostrar una acción en curso hasta ahora; práctico para describir esfuerzos recientes de trabajo en equipo en actualizaciones profesionales.

I just need to double-check with Marketing.

A polite way to say you'll verify something again; 'double-check' is a phrasal verb meaning to re-examine. Useful in work discussions to show carefulness without urgency.

Una forma educada de decir que verificarás algo nuevamente; 'double-check' es un verbo frasal que significa examinar de nuevo. Útil en discusiones de trabajo para mostrar cuidado sin urgencia.

I can swing by Marketing after this meeting.

Informal offer to help by visiting briefly; 'swing by' is a casual phrasal verb. Good for team coordination, showing willingness to assist in everyday office talk.

Oferta informal de ayuda mediante una visita breve; 'swing by' es un verbo frasal casual. Bueno para la coordinación de equipo, mostrando disposición para asistir en charlas de oficina cotidianas.

All packed boxes should go there by the end of tomorrow afternoon.

Uses modal 'should' for advice or expectation, with a future time phrase; helpful for giving instructions in planning, emphasizing deadlines to keep things organized.

Usa el modal 'should' para consejo o expectativa, con una frase de tiempo futuro; útil para dar instrucciones en la planificación, enfatizando plazos para mantener las cosas organizadas.

Has everyone been advised to take those home themselves?

Present perfect passive ('has been advised') to ask about completed actions affecting the group; useful in check-ins to confirm instructions have been given, common in team management.

Presente perfecto pasivo（'has been advised'）para preguntar sobre acciones completadas que afectan al grupo； útil en check-ins para confirmar que se han dado instrucciones, común en la gestión de equipos。

I sent out an email yesterday reminding everyone.

Simple past tense for a completed action; 'sent out' means distributed. Practical for reporting communications in meetings, helping to track responsibilities.

Tiempo pasado simple para una acción completada; 'sent out' significa distribuido. Práctico para reportar comunicaciones en reuniones, ayudando a rastrear responsabilidades.

We're in good shape.

Idiom meaning 'We're well prepared' or 'Everything is okay'; informal and positive, often used at the end of planning discussions to reassure the team.

Expresión idiomática que significa 'Estamos bien preparados' o 'Todo está bien'; informal y positiva, a menudo usada al final de discusiones de planificación para tranquilizar al equipo.

Let's make this move as smooth as possible.

Imperative with 'let's' for suggestion, and 'as...as possible' for maximum effort; motivational closing in group talks, encouraging smooth execution of plans.

Imperativo con 'let's' para sugerencia, y 'as...as possible' para esfuerzo máximo; cierre motivacional en charlas de grupo, alentando la ejecución suave de los planes.