Clarifying & Confirming Details
You repeat back the message to the caller to ensure accuracy, asking clarifying questions if anything is unclear or to confirm specific details like spellings or numbers.
Repite el mensaje al llamante para asegurar la exactitud, haciendo preguntas aclaratorias si algo no está claro o para confirmar detalles específicos como ortografías o números.
Dialogue
Listen and follow along with the conversation
Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
available
Means someone is free to talk or can be reached right now. Use it when checking if a person is present, like on the phone.
Significa que alguien está libre para hablar o puede ser contactado ahora mismo. Úsalo cuando verifiques si una persona está presente, como en el teléfono.
stepped out
A polite way to say someone has left the room or office temporarily. It's common in professional settings to explain absence briefly.
Una forma educada de decir que alguien ha dejado la habitación u oficina temporalmente. Es común en entornos profesionales para explicar brevemente la ausencia.
message
Information you pass on to someone else, like a note from a phone call. In this context, it's about taking notes for an unavailable person.
Información que pasas a otra persona, como una nota de una llamada telefónica. En este contexto, se trata de tomar notas para una persona no disponible.
urgent
Means something is very important and needs quick attention. Use it to emphasize the need for a fast response in messages.
Significa que algo es muy importante y necesita atención rápida. Úsalo para enfatizar la necesidad de una respuesta rápida en los mensajes.
spell out
To say the letters of a word one by one, like A-B-C. It's useful for confirming names or details over the phone to avoid mistakes.
Decir las letras de una palabra una por una, como A-B-C. Es útil para confirmar nombres o detalles por teléfono y evitar errores.
confirm
To check or make sure something is correct by repeating it. It's a key step in taking messages to ensure accuracy.
Verificar o asegurarse de que algo es correcto repitiéndolo. Es un paso clave en la toma de mensajes para asegurar la precisión.
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
Hello, Sarah's office. Emily speaking.
This is a standard way to answer a business phone. It identifies the place and the speaker politely. Use it in professional calls to sound formal and clear.
Esta es una forma estándar de contestar un teléfono de negocios. Identifica el lugar y al hablante de manera cortés. Úsala en llamadas profesionales para sonar formal y clara.
Is Sarah available?
A simple question to check if someone can talk. It's direct and common in phone conversations. The grammar uses 'is' for present availability.
Una pregunta simple para verificar si alguien puede hablar. Es directa y común en conversaciones telefónicas. La gramática usa 'is' para la disponibilidad presente.
I'm afraid she's stepped out for a moment. Can I take a message for her?
Politely explains absence and offers help. 'I'm afraid' softens bad news. Useful for offering to assist when someone is away, showing good service.
Explica cortésmente la ausencia y ofrece ayuda. 'I'm afraid' suaviza malas noticias. Útil para ofrecer asistencia cuando alguien está ausente, mostrando buen servicio.
Could you tell her to call me back about the quarterly report? It's quite urgent.
Requests a specific action in a message. 'Could you' is polite for requests. 'Call me back' means return the call. Add 'urgent' to stress importance.
Solicita una acción específica en un mensaje. 'Could you' es educado para solicitudes. 'Call me back' significa devolver la llamada. Agrega 'urgent' para enfatizar la importancia.
Could you spell out your last name for me, please?
Asks for clarification on spelling to get details right. 'Spell out' is key for accuracy. Use this when names or info might be unclear over the phone.
Pide aclaración sobre la ortografía para acertar con los detalles. 'Spell out' es clave para la precisión. Úsalo cuando nombres o información puedan ser poco claros por teléfono.
Okay, so just to confirm, you're James Miller, spelled M-I-L-L-E-R, and you'd like Sarah to call you back at 555-1234 regarding the urgent quarterly report. Is that all correct?
Repeats the message to verify accuracy. 'Just to confirm' introduces checking. This pattern ensures no mistakes; repeat key details like names, numbers, and reasons.
Repite el mensaje para verificar la precisión. 'Solo para confirmar' introduce la verificación. Este patrón asegura que no haya errores; repite detalles clave como nombres, números y razones.
You're welcome. I'll make sure she gets the message as soon as she's back.
A polite response to thanks, promising action. 'You're welcome' is standard after 'thank you.' Use it to reassure the caller that the message will be delivered promptly.
Una respuesta educada a los agradecimientos, prometiendo acción. 'De nada' es estándar después de 'gracias'. Úsalo para tranquilizar al llamante de que el mensaje se entregará rápidamente.