Offering to Take a Message
After informing the caller of the person's unavailability, you proactively offer to take a message on their behalf, asking if there's anything you can help with or convey.
Después de informar al llamante sobre la indisponibilidad de la persona, usted ofrece proactivamente tomar un mensaje en su nombre, preguntando si hay algo con lo que pueda ayudar o transmitir.
Dialogue
Listen and follow along with the conversation
Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
available
Means someone is free to talk or meet. Opposite of 'unavailable' when a person can't answer the phone right now. Use it in phone calls: 'Is John available?'
Significa que alguien está libre para hablar o reunirse. Opuesto a 'unavailable' cuando una persona no puede contestar el teléfono en este momento. Úsalo en llamadas telefónicas: '¿Está John disponible?'
take a message
To write down important information from a caller for someone who isn't there. Common in office or home phone situations: 'Can I take a message?'
Escribir información importante de un llamante para alguien que no está allí. Común en situaciones de teléfono en la oficina o en casa: '¿Puedo tomar un mensaje?'
stepped out
Means someone has left the room or office for a short time, like for a break or quick errand. Polite way to say 'gone out briefly': 'He's stepped out, but he'll be back soon.'
Significa que alguien ha dejado la habitación o la oficina por un corto tiempo, como para un descanso o un recado rápido. Manera educada de decir 'ha salido brevemente': 'Ha salido, pero volverá pronto.'
deadline
The last date or time by which a task must be finished. Useful in work contexts: 'What's the deadline for this report?'
La última fecha o hora en la que una tarea debe completarse. Útil en contextos laborales: « ¿Cuál es la fecha límite para este informe? »
moved up
To change a date or event to an earlier time. In business: 'The meeting has been moved up to Monday.' Opposite of 'pushed back.'
Cambiar una fecha o evento a un momento anterior. En los negocios: 'La reunión ha sido adelantada al lunes.' Opuesto a 'pospuesto' o 'pushed back'.
got it
Informal way to say 'I understand' or 'I've noted it down.' Use in conversations to confirm: 'The deadline is Friday. Got it?'
Manera informal de decir 'Entiendo' o 'Lo he anotado'. Úsalo en conversaciones para confirmar: 'La fecha límite es el viernes. ¿Entendido?'
make sure
To ensure something happens or is done correctly. Polite in promises: 'I'll make sure he gets the message.'
Asegurarse de que algo suceda o se haga correctamente. Educado en promesas: « Me aseguraré de que él reciba el mensaje. »
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
Hello, this is Sarah. Michael isn't available right now. Can I take a message for him?
This is a polite phone greeting when answering for someone else. 'Isn't available' uses present continuous negative for current unavailability. Useful for offering help in calls; practice for customer service or friends.
Esta es una saludo educado por teléfono al contestar por otra persona. 'Isn't available' usa el presente continuo negativo para la indisponibilidad actual. Útil para ofrecer ayuda en llamadas; practica para servicio al cliente o amigos.
I was hoping to catch Michael about the project deadline.
Expresses a past intention to speak to someone. 'Catch' means to reach by phone. 'Hoping to' shows expectation. Great for explaining why you're calling in professional talks.
Expresa una intención pasada de hablar con alguien. 'Catch' significa contactar por teléfono. 'Hoping to' muestra expectativa. Genial para explicar por qué llamas en conversaciones profesionales.
He's stepped out for a meeting and won't be back for an hour or so.
Gives a reason for absence with future prediction 'won't be back.' 'Or so' adds flexibility to time. Use this to inform callers politely and buy time.
Da una razón para la ausencia con predicción futura 'no volverá'. 'O así' añade flexibilidad al tiempo. Úsalo para informar a los llamantes cortésmente y ganar tiempo.
Would you like to leave a message, or is there anything I can help with?
Offers options using 'would you like' for politeness and 'or' for alternatives. Shows helpfulness. Essential pattern for service situations to keep the caller satisfied.
Ofrece opciones usando 'would you like' para la cortesía y 'or' para alternativas. Muestra disposición a ayudar. Patrón esencial para situaciones de servicio para mantener al llamante satisfecho.
Could you tell him that the deadline for the Q3 report has been moved up to next Tuesday, not Friday?
Requests relaying info with 'could you' for politeness. Present perfect 'has been moved up' explains a recent change. Useful for giving specific instructions over phone.
Solicitudes para transmitir información con 'could you' por cortesía. Presente perfecto 'has been moved up' explica un cambio reciente. Útil para dar instrucciones específicas por teléfono.
Okay, the Q3 report deadline moved to next Tuesday. Got it. Is there anything else?
Confirms understanding by repeating key info. 'Got it' is casual confirmation. 'Is there anything else?' checks for more. Practice for accurate message-taking to avoid mistakes.
Confirma la comprensión repitiendo la información clave. 'Got it' es una confirmación casual. '¿Hay algo más?' verifica si hay más. Practica para tomar mensajes con precisión y evitar errores.
Got it. I'll make sure he receives the message about the deadline and your number, James.
Repeats confirmation and promises action with 'I'll make sure.' Future simple 'receives' for assurance. Ends positively; use to close calls professionally.
Repite la confirmación y promete acción con 'I'll make sure.' Futuro simple 'receives' para dar seguridad. Termina positivamente; úsalo para cerrar llamadas profesionalmente.