Back to Situations
Charity Work

Addressing Issues During an Event

Manejo de Problemas Durante un Evento

Handling unexpected problems that arise during a live charity event, such as a volunteer not showing up, a technical malfunction, or a participant complaint.

Manejo de problemas inesperados que surgen durante un evento de caridad en vivo, como un voluntario que no aparece, una avería técnica o una queja de un participante.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

1
Event Organizer (Female)
Brian, can you come over here for a sec? We've got a bit of an issue with the registration desk.
Brian, ¿puedes venir aquí un momento? Tenemos un pequeño problema con el mostrador de registro.
2
Volunteer Coordinator (Male)
Sure, Ava. What's up? Is it the internet connection again, or are we short on volunteers there?
Claro, Ava. ¿Qué pasa? ¿Es la conexión a internet otra vez, o nos faltan voluntarios allí?
3
Event Organizer (Female)
Neither, actually. One of our participants is quite upset. They pre-registered for the art workshop, but their name isn't showing up on our list.
Ni uno ni otro, en realidad. Uno de nuestros participantes está bastante molesto. Se preinscribieron para el taller de arte, pero su nombre no aparece en nuestra lista.
4
Volunteer Coordinator (Male)
Oh, that's not good. Did they bring their confirmation email? It's possible there was a slight typo when we entered the data, or perhaps a system glitch.
Oh, eso no es bueno. ¿Trajeron su correo de confirmación? Es posible que haya habido un pequeño error tipográfico al ingresar los datos, o tal vez un fallo en el sistema.
5
Event Organizer (Female)
Yes, they have it right here. It clearly shows their registration for the 10 AM session. The volunteer at the desk is trying to handle it, but the participant is getting quite agitated.
Sí, lo tienen justo aquí. Muestra claramente su registro para la sesión de las 10 de la mañana. El voluntario en el mostrador está intentando manejarlo, pero el participante se está poniendo bastante agitado.
6
Volunteer Coordinator (Male)
Right, I'll go over there and smooth things over. We definitely want to make sure everyone feels welcome. Maybe we can cross-reference their email ID with our full database, or if all else fails, just let them in as a special case.
De acuerdo, voy a ir allá y arreglar las cosas. Definitivamente queremos asegurarnos de que todos se sientan bienvenidos. Tal vez podamos contrastar su ID de correo electrónico con nuestra base de datos completa, o si todo lo demás falla, déjalos entrar como un caso especial.
7
Event Organizer (Female)
Thanks, Brian. That sounds like a plan. I'll flag down one of the floaters to cover for you in case you need to spend some time on this.
Gracias, Brian. Eso suena como un buen plan. Voy a parar a uno de los flotantes para que te cubra por si necesitas algo de tiempo para esto.
8
Volunteer Coordinator (Male)
Perfect. We'll get this sorted out. It's just a hiccup, nothing we can't handle.
Perfecto. Lo resolveremos. Es solo un pequeño inconveniente, nada que no podamos manejar.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

issue

A problem or difficulty that needs to be solved. In events, it's used to politely describe unexpected problems, like 'We have an issue with the setup.'

Un problema o dificultad que necesita ser resuelto. En eventos, se usa para describir cortésmente problemas inesperados, como 'Tenemos un problema con la configuración.'

registration

The process of signing up or enrolling for an event. Common in events: 'Complete your registration online before the event.'

El proceso de registrarse o inscribirse en un evento. Común en eventos: 'Complete su registro en línea antes del evento.'

participant

A person who takes part in an activity or event. Useful for organizing: 'We have 50 participants registered.'

Una persona que participa en una actividad o evento. Útil para organizar: 'Tenemos 50 participantes registrados.'

upset

Feeling angry or unhappy about something. In service situations: 'The customer is upset because of the delay.'

Sentirse enojado o infeliz por algo. En situaciones de servicio: 'El cliente está molesto por el retraso.'

glitch

A small technical problem or fault. Often used casually: 'The app has a glitch; it keeps crashing.'

Un pequeño problema técnico o fallo. A menudo usado de manera casual: 'La app tiene un glitch; sigue fallando.'

agitated

Feeling anxious or irritated, often showing it. In conflicts: 'The passenger became agitated when the flight was delayed.'

Sentirse ansioso o irritado, a menudo mostrándolo. En conflictos: 'El pasajero se agitó cuando el vuelo se retrasó.'

smooth things over

To fix a problem or calm a situation politely. Idiom for handling complaints: 'I'll smooth things over with the team.'

Arreglar un problema o calmar una situación cortésmente. Expresión idiomática para manejar quejas: 'Arreglaré las cosas con el equipo.'

hiccup

A minor problem or temporary interruption. Informal for small issues: 'There was a hiccup with the payment, but it's fixed now.'

Un problema menor o interrupción temporal. Informal para pequeños inconvenientes: 'Hubo un hipido con el pago, pero ya está arreglado.'

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

Can you come over here for a sec?

This is a casual way to ask someone to approach quickly. 'For a sec' means 'for a second.' Useful for urgent but informal requests in team settings, like during events.

Esta es una forma casual de pedirle a alguien que se acerque rápidamente. 'For a sec' significa 'por un segundo'. Útil para solicitudes urgentes pero informales en entornos de equipo, como durante eventos.

What's up?

A common informal question meaning 'What's the problem?' or 'What's happening?' It's a quick way to ask for details in conversations, especially in work or social situations.

Una pregunta informal común que significa '¿Cuál es el problema?' o '¿Qué está pasando?'. Es una forma rápida de pedir detalles en conversaciones, especialmente en situaciones laborales o sociales.

One of our participants is quite upset.

This sentence describes someone's emotional state politely. 'Quite' softens the intensity. Useful for reporting issues professionally without blaming, in customer service or events.

Esta oración describe el estado emocional de alguien de manera educada. 'Quite' suaviza la intensidad. Útil para reportar problemas de forma profesional sin culpar, en servicio al cliente o eventos.

Did they bring their confirmation email?

A yes/no question to check if someone has proof. 'Did they' uses past tense for recent actions. Practical for verifying information in administrative situations like registrations.

Una pregunta sí/no para verificar si alguien tiene prueba. 'Did they' usa el pasado para acciones recientes. Práctico para verificar información en situaciones administrativas como registros.

The participant is getting quite agitated.

Uses present continuous 'is getting' to show a changing state. 'Agitated' means increasingly upset. Helpful for describing escalating problems in real-time during events.

Usa el presente continuo 'is getting' para mostrar un estado cambiante. 'Agitated' significa cada vez más molesto. Útil para describir problemas que escalan en tiempo real durante eventos.

I'll go over there and smooth things over.

This expresses a plan to resolve an issue calmly. 'Smooth things over' is an idiom for fixing awkward situations. Use it when offering to handle complaints in team coordination.

Esto expresa un plan para resolver un problema con calma. 'Smooth things over' es una expresión idiomática para arreglar situaciones incómodas. Úsala cuando ofrezcas manejar quejas en la coordinación del equipo.

That sounds like a plan.

An idiomatic way to agree with a suggestion, meaning 'That seems like a good idea.' Informal and positive, useful in collaborative discussions to show support.

Una forma idiomática de estar de acuerdo con una sugerencia, que significa 'Eso parece una buena idea.' Informal y positivo, útil en discusiones colaborativas para mostrar apoyo.

It's just a hiccup, nothing we can't handle.

Downplays a problem as minor. 'Hiccup' is a metaphor for a small issue. Reassuring expression to calm others, common in problem-solving scenarios like events.

Minimiza un problema como algo menor. 'Hiccup' es una metáfora para un problema pequeño. Expresión tranquilizadora para calmar a otros, común en escenarios de resolución de problemas como eventos.