Coordinating Donations and Logistics

Coordinación de Donaciones y Logística

Managing incoming donations (e.g., goods, money), coordinating their transport and storage, and ensuring all logistical aspects of the charity event are covered.

Gestión de las donaciones entrantes (p. ej., bienes, dinero), coordinación de su transporte y almacenamiento, y aseguramiento de que todos los aspectos logísticos del evento benéfico estén cubiertos.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

Logistics Coordinator (Male)

Ava, do you have an update on the donation drop-off schedule for next week?

Ava, ¿tienes una actualización sobre el horario de entrega de donaciones para la próxima semana?

Donations Manager (Female)

Yes, Andrew. We've got three major corporate donations confirmed for Monday, and a school drive on Wednesday. I'm just trying to iron out the delivery times to avoid any bottlenecks at the warehouse.

Sí, Andrew. Tenemos tres donaciones corporativas importantes confirmadas para el lunes, y una campaña escolar el miércoles. Solo estoy tratando de ajustar los horarios de entrega para evitar cualquier cuello de botella en el almacén.

Logistics Coordinator (Male)

Good to know. For bigger deliveries, let's schedule them for the afternoon if possible. That gives our morning volunteers time to sort the smaller items that come in.

Bien saberlo. Para entregas más grandes, programémoslas para la tarde si es posible. Eso les da a nuestros voluntarios de la mañana tiempo para clasificar los artículos más pequeños que llegan.

Donations Manager (Female)

Right, I'll communicate that. Also, the food bank called, they're ready to receive the surplus non-perishables we collected from the last drive. Can we arrange transport for Thursday?

Bien, lo comunicaré. Además, el banco de alimentos llamó, están listos para recibir los excedentes de no perecederos que recogimos en la última colecta. ¿Podemos arreglar el transporte para el jueves?

Logistics Coordinator (Male)

Thursday works. I'll put in a request with our volunteer driving team. Make sure everything is properly boxed and labelled beforehand to speed up loading.

Jueves está bien. Presentaré una solicitud a nuestro equipo de conductores voluntarios. Asegúrate de que todo esté debidamente empaquetado en cajas y etiquetado con antelación para acelerar la carga.

Donations Manager (Female)

Absolutely. I've already briefed the warehouse volunteers on the labeling protocol. And how are we looking for storage space? We're starting to hit capacity with the winter clothing donations.

Absolutamente. Ya he informado a los voluntarios del almacén sobre el protocolo de etiquetado. ¿Y cómo estamos de espacio de almacenamiento? Estamos empezando a alcanzar la capacidad con las donaciones de ropa de invierno.

Logistics Coordinator (Male)

That's my next task. I'm exploring an empty unit at the community center as a temporary overflow. If that falls through, we might need to rent a short-term storage container.

Eso es mi próxima tarea. Estoy explorando una unidad vacía en el centro comunitario como un desbordamiento temporal. Si eso no funciona, podríamos necesitar alquilar un contenedor de almacenamiento a corto plazo.

Donations Manager (Female)

Okay, keep me in the loop on that. We really don't want to turn away donations, especially with the cold weather setting in. Thanks, Andrew.

De acuerdo, manténme al tanto de eso. Realmente no queremos rechazar donaciones, especialmente con el frío que se avecina. Gracias, Andrew.

Logistics Coordinator (Male)

Will do, Ava. And thank you for keeping everything so well-organized on the donations front. It makes a huge difference.

Entendido, Ava. Y gracias por mantener todo tan bien organizado en el frente de las donaciones. Hace una gran diferencia.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

donation

A gift of money, goods, or help given to a charity or cause. In charity work, it refers to items or funds people contribute.

Un regalo de dinero, bienes o ayuda dado a una organización benéfica o causa. En el trabajo de caridad, se refiere a los artículos o fondos que las personas contribuyen.

drop-off

The place or time when something is delivered and left. Used in logistics to mean delivering donations to a location.

El lugar o el tiempo en que algo se entrega y se deja. Utilizado en logística para significar entregar donaciones a una ubicación.

schedule

A plan that lists times for events or tasks. In this context, it's used to organize when donations arrive.

Un plan que lista los tiempos para eventos o tareas. En este contexto, se usa para organizar cuándo llegan las donaciones.

iron out

To solve or fix small problems. It's an idiom often used in planning to mean smoothing out issues like delivery times.

Solucionar o arreglar pequeños problemas. Es un modismo que se usa a menudo en la planificación para significar suavizar cuestiones como los tiempos de entrega.

bottlenecks

Points in a process where things slow down or get stuck. In logistics, it means delays in the warehouse due to too many items.

Puntos en un proceso donde las cosas se ralentizan o se atascan. En logística, significa retrasos en el almacén debido a demasiados artículos.

volunteers

People who offer to work without pay to help a cause. Common in charity events for sorting or driving tasks.

Personas que ofrecen trabajar sin pago para ayudar a una causa. Común en eventos benéficos para tareas de clasificación o conducción.

surplus

Extra amount of something beyond what is needed. Here, it refers to extra non-perishable food items collected.

Cantidad extra de algo más allá de lo necesario. Aquí, se refiere a artículos de comida no perecederos extra recolectados.

non-perishables

Items that do not spoil or go bad quickly, like canned food. Useful in food bank donations for long-term storage.

Artículos que no se estropean ni se ponen malos rápidamente, como alimentos enlatados. Útiles en donaciones a bancos de alimentos para almacenamiento a largo plazo.

transport

To move goods or people from one place to another. In this dialogue, it means arranging delivery of donations.

Mover bienes o personas de un lugar a otro. En este diálogo, significa organizar la entrega de donaciones.

labelled

Having a tag or mark with information on it. Important for organizing items in warehouses to know contents quickly.

Con una etiqueta o marca con información en ella. Importante para organizar artículos en almacenes para conocer rápidamente el contenido.

protocol

A set of rules or steps to follow. Here, it's a standard way for volunteers to label items.

Un conjunto de reglas o pasos a seguir. Aquí, es una forma estándar para que los voluntarios etiqueten los elementos.

capacity

The maximum amount something can hold. In storage, it means how much space is available before it's full.

La cantidad máxima que algo puede contener. En almacenamiento, significa cuánto espacio está disponible antes de que esté lleno.

overflow

Extra items that exceed available space. Used when storage is full, needing a temporary extra area.

Elementos adicionales que exceden el espacio disponible. Se usa cuando el almacenamiento está lleno, necesitando un área extra temporal.

keep me in the loop

An idiom meaning to keep someone informed about progress. Useful in team coordination to stay updated.

Una expresión idiomática que significa mantener a alguien informado sobre el progreso. Útil en la coordinación de equipo para mantenerse actualizado.

turn away

To refuse or send back. In charity, it means not accepting donations, which they want to avoid.

Rechazar o enviar de vuelta. En caridad, significa no aceptar donaciones, lo cual quieren evitar.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

Do you have an update on the donation drop-off schedule for next week?

This is a polite question asking for the latest information on a plan. Useful for checking progress in work or projects; uses 'update on' for recent changes and 'for next week' to specify time.

Esta es una pregunta educada que pide la información más reciente sobre un plan. Útil para verificar el progreso en trabajos o proyectos; usa 'update on' para cambios recientes y 'for next week' para especificar el tiempo.

We've got three major corporate donations confirmed for Monday.

This reports confirmed plans using 'we've got' (informal for 'we have') and 'confirmed for' to state set dates. Helpful for sharing good news in team updates; 'corporate' means from companies.

Esto informa planes confirmados usando 'we've got' (informal para 'we have') y 'confirmed for' para indicar fechas establecidas. Útil para compartir buenas noticias en actualizaciones de equipo; 'corporate' significa de empresas.

I'm just trying to iron out the delivery times to avoid any bottlenecks at the warehouse.

Explains solving problems with 'iron out' idiom and 'to avoid' for purpose. Practical for describing planning efforts; shows future intention with 'trying to'.

Explica la resolución de problemas con la expresión idiomática 'iron out' y 'to avoid' para el propósito. Práctico para describir esfuerzos de planificación; muestra intención futura con 'trying to'.

For bigger deliveries, let's schedule them for the afternoon if possible.

Suggests a plan using 'let's' for proposals and 'if possible' to show flexibility. Useful in coordination; conditional 'if possible' makes it polite.

Sugiere un plan usando 'let's' para propuestas y 'if possible' para mostrar flexibilidad. Útil en coordinación; el condicional 'if possible' lo hace educado.

Can we arrange transport for Thursday?

A yes/no question requesting action with 'can we' for possibility. Common in logistics to ask about scheduling; direct and professional.

Una pregunta de sí/no que solicita acción con 'can we' para posibilidad. Común en logística para preguntar sobre programación; directo y profesional.

Make sure everything is properly boxed and labelled beforehand to speed up loading.

Gives instructions with 'make sure' for emphasis and 'beforehand' meaning in advance. Explains purpose with 'to speed up'; useful for giving preparation advice.

Da instrucciones con 'make sure' para énfasis y 'beforehand' significando con antelación. Explica el propósito con 'to speed up'; útil para dar consejos de preparación.

I've already briefed the warehouse volunteers on the labeling protocol.

Reports past action with present perfect 'I've already briefed' and 'on' for topic. Good for updating on training; 'briefed' means given a short explanation.

Reporta acción pasada con presente perfecto 'I've already briefed' y 'on' para el tema. Bueno para actualizar sobre entrenamiento; 'briefed' significa dar una explicación corta.

Keep me in the loop on that.

Idiomatic request to stay informed using 'keep in the loop'. Informal and common in professional emails or talks for ongoing updates.

Solicitud idiomática para mantenerse informado usando 'keep in the loop'. Informal y común en correos electrónicos o conversaciones profesionales para actualizaciones continuas.

We really don't want to turn away donations, especially with the cold weather setting in.

Expresses strong preference with 'really don't want' and reason 'especially with' clause. 'Setting in' means beginning; useful for explaining priorities in charity contexts.

Expresa una fuerte preferencia con 'really don't want' y razón con la cláusula 'especially with'. 'Setting in' significa comenzar; útil para explicar prioridades en contextos de caridad.

Thank you for keeping everything so well-organized on the donations front.

Shows appreciation with 'thank you for' + gerund 'keeping'. 'On the ... front' means in that area; polite way to end conversations and praise teamwork.

Muestra aprecio con 'thank you for' + gerundio 'keeping'. 'On the ... front' significa en esa área; forma educada de terminar conversaciones y elogiar el trabajo en equipo.