Making an Appointment Call
Calling a business or individual to schedule an appointment for a meeting, service, or consultation.
Llamar a una empresa o a un individuo para programar una cita para una reunión, servicio o consulta.
Dialogue
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Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
schedule
To schedule means to arrange or plan something for a specific time, like an appointment. Use it when making plans, e.g., 'I need to schedule a meeting.'
Programar significa arreglar o planificar algo para un tiempo específico, como una cita. Úsalo cuando hagas planes, p. ej., 'Necesito programar una reunión.'
appointment
An appointment is a planned meeting at a specific time, often with a professional. It's common in business or medical contexts, e.g., 'I have a doctor's appointment.'
Una cita es una reunión planificada en un momento específico, a menudo con un profesional. Es común en contextos comerciales o médicos, por ejemplo: 'Tengo una cita con el médico'.
consultation
A consultation is a meeting to discuss advice or information on a topic. Use it for professional talks, like 'a legal consultation.'
Una consulta es una reunión para discutir consejos o información sobre un tema. Úsala para conversaciones profesionales, como 'una consulta legal'.
available
Available means free or ready to do something at a certain time. Ask about it when planning, e.g., 'Are you available on Friday?'
Disponible significa libre o listo para hacer algo en un momento determinado. Pregunta por ello al planificar, p. ej., “¿Estás disponible el viernes?”
flexible
Flexible means able to change easily to fit different times or needs. Say it when your schedule can adjust, e.g., 'I'm flexible next week.'
Flexible significa capaz de cambiar fácilmente para adaptarse a diferentes tiempos o necesidades. Di esto cuando tu horario pueda ajustarse, p. ej., 'Soy flexible la próxima semana.'
opening
An opening here refers to a free time slot in a schedule. Use it for availability, e.g., 'Is there an opening at 3 PM?'
Una apertura aquí se refiere a un espacio libre en un horario. Úsala para disponibilidad, p. ej., '¿Hay una apertura a las 3 PM?'
confirmation
Confirmation is official proof or notice that something is set, like an email. It's useful after booking, e.g., 'I'll send a confirmation.'
La confirmación es una prueba o notificación oficial de que algo está establecido, como un correo electrónico. Es útil después de reservar, por ejemplo, 'Te enviaré una confirmación.'
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
I'd like to schedule an appointment for a consultation.
This sentence politely requests to book a meeting. It's useful for starting appointment calls. 'I'd like to' is a polite way to express a wish, and 'for a consultation' specifies the purpose.
Esta oración solicita cortésmente reservar una reunión. Es útil para iniciar llamadas de citas. 'I'd like to' es una forma educada de expresar un deseo, y 'for a consultation' especifica el propósito.
What day and time are you generally available?
This asks about someone's free times in a general way. Use it when helping to book. 'Generally' means usually, making the question open-ended for flexibility.
Esto pregunta sobre los tiempos libres de alguien de manera general. Úsalo cuando ayudes a reservar. 'Generally' significa usualmente, haciendo la pregunta abierta para flexibilidad.
I'm quite flexible next week.
This shows your schedule is open. It's practical for negotiations. 'Quite flexible' softens the statement politely, and 'next week' gives a time frame.
Esto muestra que tu agenda está abierta. Es práctico para las negociaciones. 'Bastante flexible' suaviza la declaración de manera educada, y 'la próxima semana' da un marco temporal.
Would Tuesday afternoon, perhaps around 2 PM, work for one of your software specialists?
This proposes a specific time politely. Use it to suggest options. 'Would...work?' is a conditional question for suggestions, and 'perhaps around' adds flexibility.
Esto propone un horario específico de manera educada. Úsalo para sugerir opciones. 'Would...work?' es una pregunta condicional para sugerencias, y 'perhaps around' añade flexibilidad.
Let me check the schedule for you. Just one moment.
This is a polite way to pause while looking up information. Common in service calls. 'Let me' offers help, and 'just one moment' buys time courteously.
Esta es una forma educada de pausar mientras buscas información. Común en llamadas de servicio. 'Let me' ofrece ayuda, y 'just one moment' gana tiempo cortésmente.
We'll send you a confirmation email shortly with the details.
This confirms next steps after booking. Useful for reassurance. 'Shortly' means soon, and 'with the details' explains what the email includes.
Esto confirma los próximos pasos después de la reserva. Útil para tranquilidad. 'En breve' significa pronto, y 'con los detalles' explica lo que incluye el correo.
Thank you so much for your help!
This expresses strong gratitude at the end of a call. Always use closings like this. 'So much' emphasizes thanks, making it warmer than just 'thank you.'
Esto expresa una fuerte gratitud al final de una llamada. Siempre usa cierres como este. 'So much' enfatiza el agradecimiento, haciéndolo más cálido que solo 'thank you'.
You're very welcome. We look forward to seeing you.
This is a polite response to thanks and shows anticipation. Use it to end professionally. 'You're very welcome' is more formal than 'welcome,' and 'look forward to' expresses positive expectation.
Esta es una respuesta educada a los agradecimientos y muestra anticipación. Úsala para terminar de manera profesional. 'You're very welcome' es más formal que 'welcome', y 'look forward to' expresa expectativa positiva.