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Procurement & Vendor Management

Contract Renewal and Amendment Discussion

Diskussion über Vertragsverlängerung und -änderung

A procurement specialist communicates with a supplier regarding the renewal of an expiring contract, potentially discussing amendments to terms such as pricing, service level agreements, or volume commitments.

Ein Beschaffungsspezialist kommuniziert mit einem Lieferanten hinsichtlich der Verlängerung eines auslaufenden Vertrags und diskutiert möglicherweise Änderungen an Bedingungen wie Preisen, Service Level Agreements oder Volumenverpflichtungen.

Dialog

Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch

1
Sarah (Female)
Hi Michael, thanks for taking my call. I wanted to discuss the upcoming renewal for our IT service contract, which is set to expire on March 31st.
Hallo Michael, danke, dass Sie meinen Anruf angenommen haben. Ich wollte über die bevorstehende Verlängerung unseres IT-Servicevertrags sprechen, der am 31. März ausläuft.
2
Michael (Male)
No problem at all, Sarah. We've been looking forward to continuing our partnership. What are your thoughts on the current terms?
Kein Problem, Sarah. Wir freuen uns darauf, unsere Partnerschaft fortzusetzen. Was halten Sie von den aktuellen Bedingungen?
3
Sarah (Female)
Overall, we're satisfied with the service. However, we're hoping to explore some amendments, particularly regarding the pricing structure and potentially an uplift in our service level agreement for critical incident response times.
Insgesamt sind wir mit dem Service zufrieden. Allerdings hoffen wir, einige Änderungen zu besprechen, insbesondere hinsichtlich der Preisstruktur und möglicherweise einer Verbesserung unseres Service Level Agreements für die Reaktionszeiten bei kritischen Vorfällen.
4
Michael (Male)
I see. For pricing, are you thinking about volume discounts, or more of a fixed-cost adjustment? And regarding the SLA, what kind of improvement are you looking for, specifically?
Ich verstehe. Bezüglich der Preisgestaltung, denken Sie an Mengenrabatte oder eher an eine Anpassung der Fixkosten? Und bezüglich des SLA, welche Art von Verbesserung suchen Sie speziell?
5
Sarah (Female)
We're looking at a revised fixed monthly fee, perhaps with a tiered structure based on our anticipated growth. For the SLA, we'd like to see a commitment to resolving priority one issues within one hour, down from the current two.
Wir betrachten eine revidierte feste monatliche Gebühr, eventuell mit einer gestaffelten Struktur basierend auf unserem erwarteten Wachstum. Für den SLA möchten wir eine Verpflichtung sehen, Prioritäts-1-Probleme innerhalb einer Stunde zu lösen, statt derzeit zwei Stunden.
6
Michael (Male)
One hour for P1s is quite aggressive, but I understand the need for it. On the pricing, we can certainly explore a tiered model. Could you send over your proposed volumes for the next year so we can run some numbers?
Eine Stunde für P1s ist ziemlich aggressiv, aber ich verstehe den Bedarf daran. Bezüglich der Preise können wir definitiv ein gestaffeltes Modell erkunden. Könnten Sie uns Ihre vorgeschlagenen Volumen für das nächste Jahr zusenden, damit wir einige Zahlen durchrechnen können?
7
Sarah (Female)
Absolutely, I'll send that over this afternoon. How long do you think it would take to get back to us with a revised proposal considering these points?
Absolut, ich schicke Ihnen das heute Nachmittag zu. Wie lange schätzen Sie, dass es dauern würde, uns mit einem überarbeiteten Vorschlag unter Berücksichtigung dieser Punkte zurückzukommen ?
8
Michael (Male)
Allow us about three to four business days. We'll need to assess the operational impact of the SLA change and align on the pricing. We'll aim to get something back to you by the end of next week.
Geben Sie uns etwa drei bis vier Werktage Zeit. Wir müssen die Auswirkungen der SLA-Änderung auf den Betrieb prüfen und die Preise abstimmen. Wir streben an, bis Ende nächster Woche etwas an Sie zurückzuschicken.
9
Sarah (Female)
That sounds fair. Thanks, Michael. I look forward to receiving the proposal. This will give us enough time to review it before the current contract expires.
Das klingt fair. Danke, Michael. Ich freue mich auf den Erhalt des Vorschlags. Das gibt uns genug Zeit, ihn zu prüfen, bevor der aktuelle Vertrag ausläuft.
10
Michael (Male)
You're welcome, Sarah. We appreciate your continued business. Talk soon.
Gern geschehen, Sarah. Wir schätzen Ihre anhaltende Geschäftsbeziehung. Bis bald.

Wortschatz

Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog

renewal

The act of extending or continuing a contract after it ends. In business, it's used when discussing making an agreement last longer, like 'contract renewal'.

Die Handlung, einen Vertrag nach seinem Ablauf zu verlängern oder fortzusetzen. Im Geschäftswesen wird es verwendet, wenn man über die Verlängerung einer Vereinbarung spricht, wie „Vertragsverlängerung“.

amendments

Changes or modifications made to an existing contract or document. It's common in negotiations to say 'explore some amendments' when suggesting updates to terms.

Änderungen oder Modifikationen, die an einem bestehenden Vertrag oder Dokument vorgenommen werden. Es ist üblich in Verhandlungen zu sagen 'einige Änderungen erkunden', wenn man Updates zu den Bedingungen vorschlägt.

pricing structure

The way prices are organized, such as fixed fees or discounts based on volume. Useful in procurement talks, like discussing 'changes to the pricing structure'.

Die Art und Weise, wie Preise organisiert sind, wie z. B. feste Gebühren oder Rabatte basierend auf dem Volumen. Nützlich in Beschaffungsgesprächen, wie der Diskussion über 'Änderungen an der Preisstruktur'.

service level agreement (SLA)

A formal agreement that defines the expected level of service, like response times for issues. In IT or vendor contexts, it's often abbreviated as SLA.

Ein formeller Vertrag, der den erwarteten Serviceniveau definiert, wie z. B. Reaktionszeiten für Probleme. Im IT- oder Lieferantenkontext wird es oft als SLA abgekürzt.

uplift

An increase or improvement in standards or performance. In contracts, it means enhancing something, like 'an uplift in service level agreement'.

Eine Erhöhung oder Verbesserung der Standards oder Leistung. In Verträgen bedeutet es, etwas zu verbessern, wie 'eine Verbesserung im Service Level Agreement'.

volume discounts

Price reductions given when buying large quantities. Common in supplier negotiations, e.g., 'thinking about volume discounts' for bigger orders.

Preisnachlässe, die bei Kauf großer Mengen gewährt werden. Häufig in Lieferantenverhandlungen, z. B. 'überlegen sich Mengenrabatte' für größere Bestellungen.

tiered structure

A pricing or service model with different levels or tiers based on factors like volume. It's practical for growth discussions, such as 'tiered structure based on growth'.

Ein Preisorientierungs- oder Dienstleistungsmodell mit verschiedenen Ebenen oder Stufen basierend auf Faktoren wie Volumen. Es ist praktisch für Wachstumsdiskussionen, wie „gestufte Struktur basierend auf Wachstum“.

aggressive

In business, meaning very ambitious or demanding, like a tight deadline. Here, 'aggressive target' refers to a challenging goal, such as quick response times.

Im Geschäftsbereich bedeutet es sehr ambitioniert oder fordernd, wie eine knappe Frist. Hier bezieht sich 'aggressive target' auf ein anspruchsvolles Ziel, wie schnelle Reaktionszeiten.

Schlüsselsätze

Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben

I wanted to discuss the upcoming renewal for our IT service contract, which is set to expire on March 31st.

This sentence politely introduces a business topic about extending a contract. It's useful for starting negotiations; note the relative clause 'which is set to expire' for adding details about timing. Use it when scheduling talks on expiring agreements.

Dieser Satz führt höflich ein Geschäftsthema zur Verlängerung eines Vertrags ein. Er eignet sich gut, um Verhandlungen zu beginnen; beachten Sie die Relativsatz 'which is set to expire', um Details zur Frist hinzuzufügen. Verwenden Sie ihn beim Terminieren von Gesprächen zu auslaufenden Vereinbarungen.

Overall, we're satisfied with the service. However, we're hoping to explore some amendments.

This shows positive feedback followed by suggestions for changes using 'however' for contrast. It's a balanced way to negotiate; 'explore' means to consider options. Ideal for vendor discussions to keep talks collaborative.

Dies zeigt positives Feedback gefolgt von Vorschlägen für Änderungen unter Verwendung von 'however' für den Kontrast. Es ist eine ausgewogene Art zu verhandeln; 'explore' bedeutet Optionen in Betracht zu ziehen. Ideal für Diskussionen mit Lieferanten, um Gespräche kollaborativ zu halten.

What are your thoughts on the current terms?

A open-ended question to get opinions on existing contract conditions. 'Thoughts on' is a casual yet professional way to ask for input. Use this in meetings to encourage dialogue and understand the other side's view.

Eine offene Frage, um Meinungen zu bestehenden Vertragsbedingungen einzuholen. 'Thoughts on' ist eine lockere, aber professionelle Art, nach Input zu fragen. Verwenden Sie dies in Meetings, um den Dialog anzuregen und die Sichtweise der anderen Seite zu verstehen.

For the SLA, we'd like to see a commitment to resolving priority one issues within one hour.

This requests specific improvements in service guarantees. 'Commitment to' emphasizes promises; 'priority one issues' (P1) are high-urgency problems. Grammar uses 'would like to see' for polite suggestions in contracts.

Dies fordert spezifische Verbesserungen in den Servicegarantien. 'Commitment to' betont Versprechen; 'priority one issues' (P1) sind hoch dringende Probleme. Die Grammatik verwendet 'would like to see' für höfliche Vorschläge in Verträgen.

Could you send over your proposed volumes for the next year so we can run some numbers?

A polite request for data to calculate costs, with 'send over' meaning email or share, and 'run some numbers' as an idiom for doing financial calculations. Useful in procurement to advance negotiations by requesting specifics.

Eine höfliche Anfrage nach Daten zur Kostenberechnung, wobei 'send over' E-Mail oder Teilen bedeutet und 'run some numbers' eine Redewendung für finanzielle Berechnungen ist. Nützlich im Einkauf, um Verhandlungen durch Anforderung spezifischer Details voranzutreiben.

How long do you think it would take to get back to us with a revised proposal considering these points?

This inquires about timelines for a updated offer. 'Get back to us' means respond; conditional 'would take' softens the question. Practical for managing expectations in business communications.

Dies fragt nach Zeitplänen für ein aktualisiertes Angebot. 'Get back to us' bedeutet antworten; das Konditional 'would take' mildert die Frage. Praktisch für das Management von Erwartungen in Geschäftskommunikationen.

That sounds fair. Thanks, Michael. I look forward to receiving the proposal.

An agreeing and positive closing. 'Sounds fair' shows acceptance; 'look forward to' expresses anticipation. Use this to end calls politely, building good relationships in supplier management.

Ein zustimmender und positiver Abschluss. 'Klingt fair' zeigt Akzeptanz; 'freue mich auf' drückt Vorfreude aus. Verwenden Sie dies, um Anrufe höflich zu beenden und gute Beziehungen in der Lieferantenverwaltung aufzubauen.