Audit Finding Review & Action Plan Discussion

Revisão das Descobertas de Auditoria e Discussão do Plano de Ação

Management reviews initial findings from an internal or external audit, discusses potential risks, and outlines an action plan to address identified non-compliance issues or weaknesses.

A gestão examina as conclusões iniciais de uma auditoria interna ou externa, discute riscos potenciais e delineia um plano de ação para abordar questões de não conformidade identificadas ou fraquezas.

Diálogo

Ouça e acompanhe a conversa

John (Male)

Good morning, everyone. Let's get straight into the audit findings. Sarah, could you walk us through the significant issues identified?

Bom dia a todos. Vamos direto aos resultados da auditoria. Sarah, você poderia nos explicar os problemas significativos identificados?

Sarah (Female)

Good morning, John. Certainly. The primary concern revolves around the lack of consistent documentation for our data privacy controls. This was flagged as a high-risk non-compliance.

Bom dia, John. Certamente. A principal preocupação gira em torno da falta de documentação consistente para nossos controles de privacidade de dados. Isso foi sinalizado como uma não conformidade de alto risco.

James (Male)

High-risk, you say? What are the potential implications if we don't address this promptly?

Alto risco, você diz? Quais são as implicações potenciais se não abordarmos isso prontamente?

Sarah (Female)

Well, it exposes us to significant regulatory fines and potential reputational damage, especially with the upcoming GDPR extension. We need a robust action plan.

Bem, isso nos expõe a multas regulatórias significativas e a danos potenciais à reputação, especialmente com a extensão iminente do RGPD. Precisamos de um plano de ação robusto.

John (Male)

Agreed. What's our proposed action plan to tackle this documentation issue? Who will be responsible for overseeing it?

Concordo. Qual é o nosso plano de ação proposto para lidar com esse problema de documentação? Quem será responsável por supervisioná-lo?

Sarah (Female)

My team has drafted a preliminary plan. We aim to implement a centralized documentation system within three months. I'd propose James to take the lead on this, as it aligns with his department's expertise.

Minha equipe elaborou um plano preliminar. Nosso objetivo é implementar um sistema de documentação centralizado em três meses. Eu proporia que James assumisse a liderança nisso, pois isso se alinha com a expertise do seu departamento.

James (Male)

I can certainly take that on. We'll need to allocate resources quickly and conduct some internal training for the new system. What's the timeline for getting approval on this action plan?

Posso certamente assumir isso. Vamos precisar alocar recursos rapidamente e realizar algum treinamento interno para o novo sistema. Qual é o cronograma para obter aprovação neste plano de ação?

John (Male)

Let's aim to have it finalized and approved by end of next week. Sarah, please coordinate with James to refine the specifics. We need to demonstrate to the auditors that we're taking this seriously.

Vamos tentar ter isso finalizado e aprovado até o final da próxima semana. Sarah, por favor, coordene com o James para refinar os detalhes. Precisamos demonstrar aos auditores que estamos levando isso a sério.

Sarah (Female)

Will do, John. We'll set up a follow-up meeting for next Tuesday to review the refined plan.

Pode deixar, John. Vamos agendar uma reunião de acompanhamento para a próxima terça-feira para revisar o plano refinado.

James (Male)

Sounds good. I'll get my team on it right away.

Parece bom. Vou colocar minha equipe nisso imediatamente.

Vocabulário

Palavras e frases essenciais do diálogo

audit findings

Results or discoveries from an official check of a company's records and processes, often identifying problems or areas for improvement. Useful in business meetings to discuss reviews.

Resultados ou descobertas de uma verificação oficial dos registros e processos de uma empresa, frequentemente identificando problemas ou áreas para melhoria. Útil em reuniões de negócios para discutir revisões.

non-compliance

Failure to follow rules or regulations set by authorities. Common in compliance discussions to describe violations that could lead to penalties.

Falha em seguir regras ou regulamentos estabelecidos pelas autoridades. Comum em discussões de conformidade para descrever violações que podem levar a penalidades.

high-risk

Describing something that has a high chance of causing serious problems if not fixed. Used in professional settings to prioritize urgent issues.

Descrevendo algo que tem uma alta chance de causar problemas sérios se não for corrigido. Usado em ambientes profissionais para priorizar questões urgentes.

action plan

A detailed list of steps to solve a problem or achieve a goal, including timelines and responsibilities. Essential for business planning and follow-ups.

Uma lista detalhada de etapas para resolver um problema ou alcançar um objetivo, incluindo prazos e responsabilidades. Essencial para o planejamento de negócios e follow-ups.

implement

To put a plan or idea into action. Often used in work contexts when starting new systems or changes.

Colocar um plano ou ideia em ação. Frequentemente usado em contextos de trabalho ao iniciar novos sistemas ou mudanças.

overseeing

Watching over or managing a project to ensure it goes well. Refers to a supervisory role in teams.

Supervisionar ou gerenciar um projeto para garantir que ele corra bem. Refere-se a um papel de supervisão em equipes.

coordinate

To organize people or activities to work together smoothly. Useful for scheduling and team collaboration.

Para organizar pessoas ou atividades para trabalhar juntas de forma fluida. Útil para agendamento e colaboração em equipe.

reputational damage

Harm to a company's public image or trust from customers. Important in discussions about risks to business standing.

Prejuízo à imagem pública de uma empresa ou à confiança dos clientes. Importante em discussões sobre riscos à posição de negócios.

Frases Chave

Frases importantes para lembrar e praticar

Let's get straight into the audit findings.

This sentence means starting a meeting directly on the main topic without delay. It's useful for efficient business discussions; the phrase 'get straight into' shows directness, and it's polite yet firm for leading meetings.

Esta frase significa começar uma reunião diretamente no tópico principal sem demora. É útil para discussões de negócios eficientes; a frase « get straight into » mostra diretividade, e é educada mas firme para liderar reuniões.

Could you walk us through the significant issues identified?

Asking someone to explain something step by step. 'Walk us through' is an idiom for guiding through details; great for presentations or reviews, using polite 'could you' for requests in professional settings.

Pedir a alguém para explicar algo passo a passo. 'Walk us through' é uma expressão idiomática para guiar através dos detalhes; ótima para apresentações ou revisões, usando o educado 'could you' para pedidos em contextos profissionais.

The primary concern revolves around the lack of consistent documentation.

Describing the main problem, which centers on inconsistent records. 'Revolves around' means focuses on; useful for summarizing issues clearly, with 'lack of' showing absence, common in reports.

Descrevendo o problema principal, que se centra em registros inconsistentes. 'Revolves around' significa foca em; útil para resumir problemas de forma clara, com 'lack of' indicando ausência, comum em relatórios.

What are the potential implications if we don't address this promptly?

Inquiring about possible consequences if not fixed quickly. 'Potential implications' means likely effects; 'promptly' means soon. Helpful for risk discussions, using conditional 'if' for hypotheticals.

Indagando sobre possíveis consequências se não for corrigido rapidamente. « Implicações potenciais » significa efeitos prováveis; « promptly » significa logo. Útil para discussões de risco, usando o condicional « if » para hipotéticos.

We need a robust action plan.

Stating the need for a strong, effective plan to fix issues. 'Robust' means solid and reliable; this imperative sentence is direct and useful for emphasizing urgency in team meetings.

Declarar a necessidade de um plano forte e eficaz para corrigir problemas. 'Robust' significa sólido e confiável; esta frase imperativa é direta e útil para enfatizar a urgência em reuniões de equipe.

I'd propose James to take the lead on this.

Suggesting someone to be in charge. 'Take the lead' means to direct or manage; 'I'd propose' is a polite way to recommend. Ideal for assigning roles in collaborative work.

Sugerir que alguém fique responsável. 'Take the lead' significa dirigir ou gerenciar; 'I'd propose' é uma forma educada de recomendar. Ideal para atribuir papéis em trabalhos colaborativos.

Let's aim to have it finalized and approved by end of next week.

Setting a target for completion and agreement by a deadline. 'Aim to' means plan to; useful for timelines in projects, with 'finalized' meaning completed and 'approved' meaning officially okayed.

Definindo uma meta para conclusão e acordo por um prazo. 'Aim to' significa planejar; útil para linhas do tempo em projetos, com 'finalized' significando concluído e 'approved' significando oficialmente aprovado.

We'll set up a follow-up meeting for next Tuesday.

Planning a future meeting to check progress. 'Set up' means arrange; 'follow-up' refers to subsequent review. Common for ongoing business processes, using future 'will' for commitments.

Planejamento de uma reunião futura para verificar o progresso. 'Set up' significa organizar; 'follow-up' refere-se a uma revisão subsequente. Comum para processos de negócios em andamento, usando o futuro 'will' para compromissos.