Audit Finding Review & Action Plan Discussion

Überprüfung der Audit-Feststellungen und Diskussion des Aktionsplans

Management reviews initial findings from an internal or external audit, discusses potential risks, and outlines an action plan to address identified non-compliance issues or weaknesses.

Das Management prüft die anfänglichen Erkenntnisse einer internen oder externen Prüfung, diskutiert potenzielle Risiken und skizziert einen Aktionsplan, um identifizierte Nichteinhaltungsprobleme oder Schwächen zu beheben.

Dialog

Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch

John (Male)

Good morning, everyone. Let's get straight into the audit findings. Sarah, could you walk us through the significant issues identified?

Guten Morgen, allerseits. Lassen Sie uns direkt zu den Audit-Ergebnissen kommen. Sarah, könnten Sie uns die wesentlichen identifizierten Probleme erläutern?

Sarah (Female)

Good morning, John. Certainly. The primary concern revolves around the lack of consistent documentation for our data privacy controls. This was flagged as a high-risk non-compliance.

Guten Morgen, John. Gewiss. Die Hauptbesorgnis betrifft das Fehlen konsistenter Dokumentation für unsere Datenschutzkontrollen. Dies wurde als hochrisikoreiche Nichteinhaltung markiert.

James (Male)

High-risk, you say? What are the potential implications if we don't address this promptly?

Hohes Risiko, sagen Sie? Welche potenziellen Auswirkungen hätte es, wenn wir das nicht umgehend angehen?

Sarah (Female)

Well, it exposes us to significant regulatory fines and potential reputational damage, especially with the upcoming GDPR extension. We need a robust action plan.

Nun, es macht uns anfällig für erhebliche Bußgelder und potenzielle Reputationsschäden, insbesondere mit der bevorstehenden Erweiterung der DSGVO. Wir benötigen einen robusten Aktionsplan.

John (Male)

Agreed. What's our proposed action plan to tackle this documentation issue? Who will be responsible for overseeing it?

Einverstanden. Was ist unser vorgeschlagener Aktionsplan, um dieses Dokumentationsproblem anzugehen? Wer wird für die Überwachung verantwortlich sein?

Sarah (Female)

My team has drafted a preliminary plan. We aim to implement a centralized documentation system within three months. I'd propose James to take the lead on this, as it aligns with his department's expertise.

Mein Team hat einen vorläufigen Plan erstellt. Wir streben an, ein zentralisiertes Dokumentationssystem innerhalb von drei Monaten umzusetzen. Ich schlage vor, dass James die Führung übernimmt, da dies mit der Expertise seines Departments übereinstimmt.

James (Male)

I can certainly take that on. We'll need to allocate resources quickly and conduct some internal training for the new system. What's the timeline for getting approval on this action plan?

Ich kann das sicherlich übernehmen. Wir müssen Ressourcen schnell zuteilen und eine interne Schulung für das neue System durchführen. Was ist der Zeitplan für die Genehmigung dieses Aktionsplans ?

John (Male)

Let's aim to have it finalized and approved by end of next week. Sarah, please coordinate with James to refine the specifics. We need to demonstrate to the auditors that we're taking this seriously.

Lassen Sie uns anstreben, es bis zum Ende der nächsten Woche finalisiert und genehmigt zu haben. Sarah, bitte koordinieren Sie mit James, um die Details zu verfeinern. Wir müssen den Prüfern zeigen, dass wir das ernst meinen.

Sarah (Female)

Will do, John. We'll set up a follow-up meeting for next Tuesday to review the refined plan.

Wird gemacht, John. Wir richten ein Folgetreffen für nächsten Dienstag ein, um den verfeinerten Plan zu überprüfen.

James (Male)

Sounds good. I'll get my team on it right away.

Klingt gut. Ich setze mein Team sofort darauf an.

Wortschatz

Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog

audit findings

Results or discoveries from an official check of a company's records and processes, often identifying problems or areas for improvement. Useful in business meetings to discuss reviews.

Ergebnisse oder Entdeckungen aus einer offiziellen Überprüfung der Aufzeichnungen und Prozesse eines Unternehmens, die oft Probleme oder Verbesserungsbereiche identifizieren. Nützlich in Geschäftstreffen, um Überprüfungen zu besprechen.

non-compliance

Failure to follow rules or regulations set by authorities. Common in compliance discussions to describe violations that could lead to penalties.

Versäumnis, die von Behörden festgelegten Regeln oder Vorschriften zu befolgen. Häufig in Compliance-Diskussionen verwendet, um Verstöße zu beschreiben, die zu Strafen führen können.

high-risk

Describing something that has a high chance of causing serious problems if not fixed. Used in professional settings to prioritize urgent issues.

Beschreibt etwas, das eine hohe Wahrscheinlichkeit hat, ernsthafte Probleme zu verursachen, wenn es nicht behoben wird. Wird in beruflichen Umgebungen verwendet, um dringende Probleme zu priorisieren.

action plan

A detailed list of steps to solve a problem or achieve a goal, including timelines and responsibilities. Essential for business planning and follow-ups.

Eine detaillierte Liste von Schritten, um ein Problem zu lösen oder ein Ziel zu erreichen, einschließlich Zeitplänen und Verantwortlichkeiten. Wesentlich für die Geschäftsplanung und Nachverfolgungen.

implement

To put a plan or idea into action. Often used in work contexts when starting new systems or changes.

Einen Plan oder eine Idee in die Tat umsetzen. Wird oft in beruflichen Kontexten verwendet, wenn neue Systeme oder Änderungen eingeführt werden.

overseeing

Watching over or managing a project to ensure it goes well. Refers to a supervisory role in teams.

Überwachen oder Verwalten eines Projekts, um sicherzustellen, dass es gut läuft. Bezieht sich auf eine Aufsichtsrolle in Teams.

coordinate

To organize people or activities to work together smoothly. Useful for scheduling and team collaboration.

Um Menschen oder Aktivitäten zu organisieren, damit sie reibungslos zusammenarbeiten. Nützlich für die Planung und Teamzusammenarbeit.

reputational damage

Harm to a company's public image or trust from customers. Important in discussions about risks to business standing.

Schaden am öffentlichen Image oder Vertrauen einer Firma bei Kunden. Wichtig in Diskussionen über Risiken für die Geschäftsposition.

Schlüsselsätze

Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben

Let's get straight into the audit findings.

This sentence means starting a meeting directly on the main topic without delay. It's useful for efficient business discussions; the phrase 'get straight into' shows directness, and it's polite yet firm for leading meetings.

Dieser Satz bedeutet, ein Meeting direkt mit dem Hauptthema zu beginnen, ohne Verzögerung. Er ist nützlich für effiziente Geschäftsdiskussionen; die Phrase « get straight into » zeigt Direktheit und ist höflich, aber bestimmt für das Leiten von Meetings.

Could you walk us through the significant issues identified?

Asking someone to explain something step by step. 'Walk us through' is an idiom for guiding through details; great for presentations or reviews, using polite 'could you' for requests in professional settings.

Jemanden bitten, etwas schrittweise zu erklären. 'Walk us through' ist eine Redewendung für das Führen durch Details; ideal für Präsentationen oder Überprüfungen, mit der höflichen Formulierung 'could you' für Anfragen in beruflichen Kontexten.

The primary concern revolves around the lack of consistent documentation.

Describing the main problem, which centers on inconsistent records. 'Revolves around' means focuses on; useful for summarizing issues clearly, with 'lack of' showing absence, common in reports.

Beschreibung des Hauptproblems, das sich auf inkonsistente Aufzeichnungen konzentriert. 'Revolves around' bedeutet fokussiert auf; nützlich zum klaren Zusammenfassen von Problemen, wobei 'lack of' Abwesenheit zeigt, üblich in Berichten.

What are the potential implications if we don't address this promptly?

Inquiring about possible consequences if not fixed quickly. 'Potential implications' means likely effects; 'promptly' means soon. Helpful for risk discussions, using conditional 'if' for hypotheticals.

Erkundung möglicher Konsequenzen, wenn nicht schnell behoben. « Potenzielle Implikationen » bedeutet wahrscheinliche Auswirkungen; « promptly » bedeutet bald. Hilfreich für Risikodiskussionen, unter Verwendung des Konditionals « if » für Hypothesen.

We need a robust action plan.

Stating the need for a strong, effective plan to fix issues. 'Robust' means solid and reliable; this imperative sentence is direct and useful for emphasizing urgency in team meetings.

Die Notwendigkeit eines starken, effektiven Plans zur Behebung von Problemen äußern. 'Robust' bedeutet solide und zuverlässig; dieser imperativen Satz ist direkt und nützlich, um in Teammeetings Dringlichkeit zu betonen.

I'd propose James to take the lead on this.

Suggesting someone to be in charge. 'Take the lead' means to direct or manage; 'I'd propose' is a polite way to recommend. Ideal for assigning roles in collaborative work.

Jemanden als Verantwortlichen vorschlagen. 'Take the lead' bedeutet leiten oder managen; 'I'd propose' ist eine höfliche Art zu empfehlen. Ideal für die Zuweisung von Rollen in der Zusammenarbeit.

Let's aim to have it finalized and approved by end of next week.

Setting a target for completion and agreement by a deadline. 'Aim to' means plan to; useful for timelines in projects, with 'finalized' meaning completed and 'approved' meaning officially okayed.

Ziel setzen für Abschluss und Zustimmung bis zu einem Frist. 'Aim to' bedeutet planen; nützlich für Zeitpläne in Projekten, mit 'finalized' bedeutend abgeschlossen und 'approved' bedeutend offiziell genehmigt.

We'll set up a follow-up meeting for next Tuesday.

Planning a future meeting to check progress. 'Set up' means arrange; 'follow-up' refers to subsequent review. Common for ongoing business processes, using future 'will' for commitments.

Planung eines zukünftigen Meetings zur Überprüfung des Fortschritts. 'Set up' bedeutet einrichten; 'follow-up' bezieht sich auf anschließende Überprüfung. Häufig für laufende Geschäftsprozesse, unter Verwendung des Futurs 'will' für Verpflichtungen.