Handling a Complaint Call
Skillfully listening to and responding to a customer's complaint or issue over the phone, aiming for a satisfactory resolution.
電話で顧客の苦情や問題を巧みに聞き取り、対応し、満足のいく解決を目指す。
ダイアログ
会話を聞いてついていく
語彙
ダイアログからの必須の単語とフレーズ
persistent
Means something that continues to happen or exist for a long time without stopping. Use it to describe ongoing problems, like 'a persistent error' in software.
長時間にわたって止まらずに起こり続けたり存在し続けたりすることを意味します。継続的な問題を記述するのに使用します。例えば、ソフトウェアの「持続的なエラー」のように。
crash
When a computer or program suddenly stops working. In phone calls, say 'my system crashed' to report technical issues.
コンピュータやプログラムが突然動作を停止したとき。電話での会話では、技術的な問題を報告するために「私のシステムがクラッシュした」と言います。
frustrating
Something that makes you feel annoyed or upset because it's difficult or not working as expected. Useful for expressing empathy, like 'That sounds frustrating.'
予想通りにいかず、難しくてイライラしたり落ち込んだりするものを指す。同感を示すのに便利、例えば「それはもどかしいね。」
troubleshooting
The process of finding and fixing problems, especially with technology. Common in customer service, as in 'troubleshooting steps on the website.'
問題を特定し修正するプロセス、特に技術的なもの。カスタマーサービスで一般的、例えば「ウェブサイト上のトラブルシューティング手順」。
escalating
To pass a problem to a higher level of authority or experts for handling. In complaints, say 'I'm escalating your case' to show action is being taken.
問題をより上級の権限や専門家に引き継いで処理する。苦情の場合、『お客様のケースをエスカレーションします』と言うことで、対応が行われていることを示す。
timeframe
A period of time in which something is expected to happen. Useful for setting expectations, like 'What's the timeframe for a response?'
何かが起こると予想される時間期間。期待を設定するのに役立ちます、例えば「返信の時間枠は何ですか？」
business hours
The regular working hours of a business, usually weekdays from 9 AM to 5 PM. Mention it for response times, e.g., 'within 24-48 business hours.'
ビジネスの通常の営業時間で、通常平日の午前9時から午後5時までです。応答時間のために言及し、例: '24-48営業時間以内。'
重要文
覚えて練習すべき重要なフレーズ
Good morning, you've reached TechSolutions customer support. My name is Alex. How can I help you today?
This is a standard professional greeting for phone calls. It introduces the company, speaker, and asks for the caller's needs. Use it to start customer service conversations politely; note the contraction 'you've reached' for natural flow.
これは電話での標準的なプロフェッショナルな挨拶です。会社、話者、呼び出し元のニーズを紹介します。お客様サービス会話の礼儀正しく始めるために使用してください。「you've reached」の縮約形に注意して、自然な流れになります。
I'm very sorry to hear that, ma'am. That sounds incredibly frustrating.
An empathetic response to a complaint. 'I'm sorry to hear that' shows understanding, and 'ma'am' is polite for women. Useful for de-escalating anger; 'incredibly' adds emphasis to 'frustrating.'
苦情に対する共感的な応答。「それは残念に思います」は理解を示し、「奥様」は女性に対する礼儀正しい表現。怒りを和らげるのに有用；「信じられないほど」は「苛立たしい」に強調を加える。
Could you please tell me your account number or the email associated with your registration?
A polite request for information using 'could you please' for courtesy. 'Associated with' means connected to. Essential in service calls to verify identity; the 'or' offers options.
「could you please」を使った礼儀正しい情報依頼。「associated with」は関連付けられたという意味。サービス通話で身元確認に不可欠；「or」は選択肢を提供します。
Before we dig deeper, have you tried restarting your computer and clearing your browser's cache after the update?
Suggests basic fixes before advanced help. 'Dig deeper' is an idiom for investigating further. Question form with 'have you tried' checks actions; useful for troubleshooting sequences.
高度なヘルプの前に基本的な修正を提案します。「Dig deeper」はさらに調査することを意味するイディオムです。「have you tried」を使った疑問形は行動を確認します。トラブルシューティングのシーケンスに有用です。
I'm escalating your case to our technical team now for an in-depth analysis.
Informs the customer of next steps. 'Escalating' means referring to experts, 'in-depth' means thorough. Use this to show progress in handling complaints; present continuous 'I'm escalating' indicates immediate action.
顧客に次のステップを通知します。「Escalating」は専門家への参照を意味し、「in-depth」は徹底的なものを意味します。苦情処理の進捗を示すためにこれを使用してください。現在進行形の「I'm escalating」は即時行動を示します。
They typically respond within 24-48 business hours. You'll receive an email with their findings and proposed solutions.
Sets clear expectations for response time. 'Typically' means usually; future 'you'll receive' promises follow-up. Helpful for closing complaints; includes details on what to expect.
応答時間に関する明確な期待を設定します。「Typically」は通常を意味します。将来的な「you'll receive」はフォローアップを約束します。不満の解決に役立ち、期待される内容の詳細を含んでいます。
Is there anything else I can assist you with today?
A standard way to check for more issues before ending the call. Polite and professional; use in service to ensure satisfaction. The question invites additional help if needed.
通話を終了する前にさらに問題がないか確認するための標準的な方法。礼儀正しくプロフェッショナル；満足を確保するためにサービスで使用。必要な場合に追加の助けを促す質問。