Handling a Complaint Call
Skillfully listening to and responding to a customer's complaint or issue over the phone, aiming for a satisfactory resolution.
Geschicktes Zuhören und Reagieren auf die Beschwerde oder das Problem eines Kunden am Telefon mit dem Ziel einer zufriedenstellenden Lösung.
Dialog
Hören Sie zu und folgen Sie dem Gespräch
Wortschatz
Wichtige Wörter und Sätze aus dem Dialog
persistent
Means something that continues to happen or exist for a long time without stopping. Use it to describe ongoing problems, like 'a persistent error' in software.
Bedeutet etwas, das lange anhält oder existiert, ohne aufzuhören. Verwende es, um anhaltende Probleme zu beschreiben, wie 'einen hartnäckigen Fehler' in der Software.
crash
When a computer or program suddenly stops working. In phone calls, say 'my system crashed' to report technical issues.
Wenn ein Computer oder Programm plötzlich aufhört zu arbeiten. In Telefonaten sagen Sie 'mein System ist abgestürzt', um technische Probleme zu melden.
frustrating
Something that makes you feel annoyed or upset because it's difficult or not working as expected. Useful for expressing empathy, like 'That sounds frustrating.'
Etwas, das dich verärgert oder aufregt, weil es schwierig ist oder nicht wie erwartet funktioniert. Nützlich, um Empathie auszudrücken, wie 'Das klingt frustrierend.'
troubleshooting
The process of finding and fixing problems, especially with technology. Common in customer service, as in 'troubleshooting steps on the website.'
Der Prozess des Findens und Behebens von Problemen, insbesondere mit Technologie. Häufig im Kundenservice, z. B. 'Fehlerbehebungsschritte auf der Website'.
escalating
To pass a problem to a higher level of authority or experts for handling. In complaints, say 'I'm escalating your case' to show action is being taken.
Ein Problem an eine höhere Ebene der Autorität oder Experten weiterleiten zur Bearbeitung. Bei Beschwerden sagen Sie 'Ich eskaliere Ihren Fall', um zu zeigen, dass Maßnahmen ergriffen werden.
timeframe
A period of time in which something is expected to happen. Useful for setting expectations, like 'What's the timeframe for a response?'
Ein Zeitraum, in dem etwas erwartet wird. Nützlich zur Festlegung von Erwartungen, wie 'Was ist der Zeitrahmen für eine Antwort?'
business hours
The regular working hours of a business, usually weekdays from 9 AM to 5 PM. Mention it for response times, e.g., 'within 24-48 business hours.'
Die regulären Arbeitszeiten eines Unternehmens, in der Regel Werktage von 9 Uhr morgens bis 17 Uhr. Erwähnen Sie es für Reaktionszeiten, z. B. 'innerhalb von 24-48 Geschäftsstunden.'
Schlüsselsätze
Wichtige Sätze zum Erinnern und Üben
Good morning, you've reached TechSolutions customer support. My name is Alex. How can I help you today?
This is a standard professional greeting for phone calls. It introduces the company, speaker, and asks for the caller's needs. Use it to start customer service conversations politely; note the contraction 'you've reached' for natural flow.
Dies ist eine standardmäßige professionelle Begrüßung für Telefonate. Sie stellt das Unternehmen, den Sprecher und die Bedürfnisse des Anrufers vor. Verwenden Sie sie, um Kundenservice-Gespräche höflich zu beginnen; beachten Sie die Kontraktion 'you've reached' für einen natürlichen Fluss.
I'm very sorry to hear that, ma'am. That sounds incredibly frustrating.
An empathetic response to a complaint. 'I'm sorry to hear that' shows understanding, and 'ma'am' is polite for women. Useful for de-escalating anger; 'incredibly' adds emphasis to 'frustrating.'
Eine empathische Reaktion auf eine Beschwerde. 'Es tut mir leid, das zu hören' zeigt Verständnis, und 'Madam' ist höflich für Frauen. Nützlich zum Deeskalieren von Wut; 'unglaublich' verstärkt 'frustrierend'.
Could you please tell me your account number or the email associated with your registration?
A polite request for information using 'could you please' for courtesy. 'Associated with' means connected to. Essential in service calls to verify identity; the 'or' offers options.
Eine höfliche Anfrage nach Informationen unter Verwendung von 'could you please' aus Höflichkeit. 'Associated with' bedeutet verbunden mit. Essentiell in Serviceanrufen zur Identitätsverifizierung; das 'or' bietet Optionen.
Before we dig deeper, have you tried restarting your computer and clearing your browser's cache after the update?
Suggests basic fixes before advanced help. 'Dig deeper' is an idiom for investigating further. Question form with 'have you tried' checks actions; useful for troubleshooting sequences.
Schlägt grundlegende Lösungen vor, bevor fortgeschrittene Hilfe kommt. 'Dig deeper' ist eine Redewendung für weitere Untersuchung. Fragesatz mit 'have you tried' prüft Aktionen; nützlich für Troubleshooting-Sequenzen.
I'm escalating your case to our technical team now for an in-depth analysis.
Informs the customer of next steps. 'Escalating' means referring to experts, 'in-depth' means thorough. Use this to show progress in handling complaints; present continuous 'I'm escalating' indicates immediate action.
Informiert den Kunden über die nächsten Schritte. 'Escalating' bedeutet Weiterleitung an Experten, 'in-depth' bedeutet gründlich. Verwenden Sie dies, um Fortschritte bei der Bearbeitung von Beschwerden zu zeigen; das Präsens Progressiv 'I'm escalating' deutet auf sofortige Handlung hin.
They typically respond within 24-48 business hours. You'll receive an email with their findings and proposed solutions.
Sets clear expectations for response time. 'Typically' means usually; future 'you'll receive' promises follow-up. Helpful for closing complaints; includes details on what to expect.
Setzt klare Erwartungen für die Antwortzeit. 'Typically' bedeutet gewöhnlich; zukünftiges 'you'll receive' verspricht Nachverfolgung. Hilfreich zum Schließen von Beschwerden; enthält Details darüber, was zu erwarten ist.
Is there anything else I can assist you with today?
A standard way to check for more issues before ending the call. Polite and professional; use in service to ensure satisfaction. The question invites additional help if needed.
Eine Standardmethode, um vor dem Beenden des Anrufs auf weitere Probleme zu prüfen. Höflich und professionell; im Service verwenden, um Zufriedenheit zu gewährleisten. Die Frage lädt zu zusätzlicher Hilfe ein, falls benötigt.