Initial Supplier Negotiation for a New Project

Negociación Inicial con Proveedores para un Nuevo Proyecto

A procurement manager conducts the first round of negotiations with a potential new supplier for a critical component needed for an upcoming project, discussing pricing, delivery terms, and quality standards.

Un gerente de compras realiza la primera ronda de negociaciones con un proveedor potencial nuevo para un componente crítico necesario para un proyecto próximo, discutiendo precios, términos de entrega y estándares de calidad.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

John (Male)

Good morning, Emily. Thanks for coming in. As you know, we're developing a new product line, and your company, NovaTech, came highly recommended for the critical component 'N-3000'.

Buenos días, Emily. Gracias por venir. Como sabes, estamos desarrollando una nueva línea de productos, y tu empresa, NovaTech, fue altamente recomendada para el componente crítico 'N-3000'.

Emily (Female)

Good morning, John. It's our pleasure. We're very excited about the potential to partner with your team on this project. We've reviewed the preliminary specs you sent over.

Buenos días, John. Es un placer para nosotros. Estamos muy emocionados por la posibilidad de asociarnos con su equipo en este proyecto. Hemos revisado las especificaciones preliminares que nos envió.

John (Male)

Excellent. Our main focus for this first discussion is obviously pricing, delivery terms, and quality standards. What's your initial proposal for the 'N-3000' based on the volume of 50,000 units per quarter?

Excelente. Nuestro enfoque principal para esta primera discusión es obviamente los precios, los términos de entrega y los estándares de calidad. ¿Cuál es su propuesta inicial para el 'N-3000' basada en un volumen de 50.000 unidades por trimestre?

Emily (Female)

For that volume, our proposed unit price is $8.50. This includes our standard warranty and quality assurance checks. We believe it's very competitive, given the precision required.

Para ese volumen, nuestro precio unitario propuesto es de $8.50. Esto incluye nuestra garantía estándar y las verificaciones de control de calidad. Creemos que es muy competitivo, dada la precisión requerida.

John (Male)

That's a bit higher than our target. We were aiming for something closer to $7.80. Is there any flexibility there, perhaps with a long-term commitment or a larger initial order?

Eso es un poco más alto que nuestro objetivo. Estábamos apuntando a algo más cercano a $7.80. ¿Hay alguna flexibilidad allí, quizás con un compromiso a largo plazo o un pedido inicial más grande?

Emily (Female)

I understand your target. While $8.50 is our standard, we could potentially re-evaluate if we discuss a binding annual commitment. Perhaps we could offer a 2% discount if the annual volume exceeds 250,000 units.

Entiendo su objetivo. Aunque $8.50 es nuestro estándar, podríamos potencialmente reevaluar si discutimos un compromiso anual vinculante. Tal vez podamos ofrecer un descuento del 2% si el volumen anual excede las 250.000 unidades.

John (Male)

That's an interesting point. Let's flag that for future discussion. Regarding delivery, our project timeline is quite tight. What's your standard lead time once an order is placed?

Eso es un punto interesante. Marquémonos eso para discusión futura. Respecto a la entrega, nuestro cronograma del proyecto es bastante ajustado. ¿Cuál es su tiempo de entrega estándar una vez que se realiza el pedido?

Emily (Female)

Our standard lead time for the 'N-3000' is 6-8 weeks, depending on existing production schedules. However, for a new project like yours, we can prioritize the initial batch to 5 weeks to help you meet your launch date. We'll need solid forecasts soon.

Nuestro tiempo de entrega estándar para el 'N-3000' es de 6-8 semanas, dependiendo de los horarios de producción existentes. Sin embargo, para un nuevo proyecto como el suyo, podemos priorizar el lote inicial a 5 semanas para ayudarle a cumplir con su fecha de lanzamiento. Necesitaremos pronósticos sólidos pronto.

John (Male)

Five weeks for the initial run would be very helpful. Our quality requirements are non-negotiable; we need less than 100 DPMO. Can you confirm your capabilities to meet this standard consistently?

Cinco semanas para la ejecución inicial serían muy útiles. Nuestros requisitos de calidad son no negociables; necesitamos menos de 100 DPMO. ¿Puede confirmar sus capacidades para cumplir con este estándar de manera consistente?

Emily (Female)

Absolutely. Our current DPMO for similar components is well below that, consistently at 80 DPMO. We conduct 100% automated optical inspection and rigorous batch testing. We can provide our full quality documentation for your review.

Absolutamente. Nuestro DPMO actual para componentes similares está muy por debajo de eso, de manera consistente en 80 DPMO. Realizamos una inspección óptica automatizada al 100% y pruebas rigurosas por lotes. Podemos proporcionar toda nuestra documentación de calidad para su revisión.

John (Male)

Excellent. That's reassuring. Let's schedule a follow-up for next week to dive deeper into the technical specifications and perhaps discuss a sample order. Thanks for your time, Emily.

Excelente. Eso es tranquilizador. Programemos un seguimiento para la próxima semana para profundizar en las especificaciones técnicas y tal vez discutir un pedido de muestra. Gracias por su tiempo, Emily.

Emily (Female)

Thank you, John. We look forward to it. Have a good day.

Gracias, John. Lo esperamos con interés. Que tengas un buen día.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

proposal

A plan or offer suggested for consideration, often in business talks. In negotiations, it means the initial price or terms a supplier offers.

Un plan u oferta sugerido para consideración, a menudo en conversaciones de negocios. En negociaciones, significa el precio inicial o términos que un proveedor ofrece.

unit price

The cost of one single item. For example, $8.50 per unit for 50,000 items. Useful in buying and selling discussions.

El costo de un artículo único. Por ejemplo, $8.50 por unidad para 50.000 artículos. Útil en discusiones de compra y venta.

warranty

A promise from the seller to repair or replace a product if it has problems within a certain time. It shows quality guarantee in supplier talks.

Una promesa del vendedor de reparar o reemplazar un producto si tiene problemas dentro de un cierto tiempo. Muestra garantía de calidad en charlas con proveedores.

competitive

Offering a good value compared to others, like a low price for high quality. Suppliers use this to say their offer is attractive.

Ofreciendo un buen valor comparado con otros, como un precio bajo por alta calidad. Los proveedores usan esto para decir que su oferta es atractiva.

flexibility

The ability to change or adjust terms, like price or delivery. In negotiations, asking for flexibility means seeking better deals.

La capacidad de cambiar o ajustar términos, como precio o entrega. En las negociaciones, pedir flexibilidad significa buscar mejores acuerdos.

commitment

A firm promise to do something, like buying a certain amount over time. Long-term commitments can lead to discounts in business.

Una promesa firme de hacer algo, como comprar una cierta cantidad a lo largo del tiempo. Los compromisos a largo plazo pueden llevar a descuentos en los negocios.

lead time

The time between placing an order and receiving the goods. Important in projects with tight schedules.

El tiempo entre la colocación de un pedido y la recepción de los bienes. Importante en proyectos con horarios ajustados.

DPMO

Stands for Defects Per Million Opportunities, a measure of quality showing how many defects occur in a million chances. Lower is better for quality control.

Significa Defectos Por Millón de Oportunidades, una medida de calidad que muestra cuántos defectos ocurren en un millón de oportunidades. Menor es mejor para el control de calidad.

non-negotiable

Something that cannot be changed or discussed further. Used for strict requirements like quality standards in contracts.

Algo que no se puede cambiar ni discutir más. Se usa para requisitos estrictos como estándares de calidad en contratos.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

What's your initial proposal for the 'N-3000' based on the volume of 50,000 units per quarter?

This sentence asks for a starting offer in a negotiation. 'Initial proposal' means first suggested price or terms. 'Volume' refers to quantity. Use this to start price discussions politely.

Esta oración pide una oferta inicial en una negociación. 'Initial proposal' significa el primer precio o términos sugeridos. 'Volume' se refiere a la cantidad. Úsala para iniciar discusiones de precios cortésmente.

For that volume, our proposed unit price is $8.50. This includes our standard warranty and quality assurance checks.

Here, the supplier gives a price quote and explains what's included. 'Proposed' shows it's open to change. Useful for responding to buyer inquiries with details on benefits.

Aquí, el proveedor da una cotización de precios y explica qué está incluido. « Propuesto » muestra que está abierto a cambios. Útil para responder a las consultas de los compradores con detalles sobre los beneficios.

That's a bit higher than our target. We were aiming for something closer to $7.80. Is there any flexibility there?

This counters the offer by stating your goal price and asking if it can be adjusted. 'Aiming for' means targeting. Good for negotiating lower prices without being rude.

Esto contrarresta la oferta al declarar tu precio objetivo y preguntar si se puede ajustar. 'Aiming for' significa apuntar a. Bueno para negociar precios más bajos sin ser grosero.

While $8.50 is our standard, we could potentially re-evaluate if we discuss a binding annual commitment.

This shows willingness to adjust based on conditions like long-term agreements. 'Binding' means legally required. 'Re-evaluate' means review again. Use to suggest trade-offs in talks.

Esto muestra disposición a ajustar en base a condiciones como acuerdos a largo plazo. 'Binding' significa requerido legalmente. 'Re-evaluate' significa revisar nuevamente. Úsalo para sugerir compensaciones en las conversaciones.

Our standard lead time for the 'N-3000' is 6-8 weeks, depending on existing production schedules.

Explains delivery time with conditions. 'Lead time' is key business term. 'Depending on' shows variability. Helpful for discussing timelines in supply chain.

Explica el tiempo de entrega con condiciones. 'Lead time' es un término comercial clave. 'Depending on' muestra variabilidad. Útil para discutir plazos en la cadena de suministro.

Our quality requirements are non-negotiable; we need less than 100 DPMO.

States firm standards using semicolon for connection. 'Non-negotiable' emphasizes no change. Use in contracts to set clear, unchangeable expectations.

Establece estándares firmes usando punto y coma para la conexión. 'Innegociable' enfatiza no cambio. Usar en contratos para establecer expectativas claras e inmutables.

We can provide our full quality documentation for your review.

Offers proof of quality. 'Documentation' means supporting papers. Polite way to build trust by sharing evidence in vendor evaluations.

Ofrece prueba de calidad. 'Documentation' significa papeles de apoyo. Forma educada de construir confianza compartiendo evidencia en evaluaciones de proveedores.

Let's schedule a follow-up for next week to dive deeper into the technical specifications.

Suggests next steps. 'Dive deeper' is idiomatic for more detail. 'Follow-up' means continuing meeting. Ends negotiations positively by planning ahead.

Sugiere los próximos pasos. 'Dive deeper' es una expresión idiomática para más detalles. 'Follow-up' significa reunión de continuación. Termina las negociaciones positivamente planificando por adelantado.