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Package Delivery Issues

Damaged Package Claim

Reclamación por Paquete Dañado

The customer receives a package that is visibly damaged and needs to report the issue to the courier service to file a claim or request a replacement.

El cliente recibe un paquete visiblemente dañado y necesita reportar el problema al servicio de mensajería para presentar una reclamación o solicitar un reemplazo.

Dialogue

Listen and follow along with the conversation

1
Sarah (Female)
Hi, I received a package today and it's visibly damaged. I need to report an issue.
Hola, recibí un paquete hoy y está visiblemente dañado. Necesito reportar un problema.
2
John (Male)
I'm sorry to hear that, ma'am. Can I please get your tracking number?
Lo siento al oír eso, señora. ¿Podría darme su número de seguimiento, por favor?
3
Sarah (Female)
Yes, it's 987654321. The box is crushed on one side, and it looks like something inside might be broken.
Sí, es 987654321. La caja está aplastada en un lado, y parece que algo dentro podría estar roto.
4
John (Male)
Thank you. I see the record here. For damaged packages, we usually require photos of the damage, both to the outer packaging and the contents if possible.
Gracias. Veo el registro aquí. Para paquetes dañados, generalmente requerimos fotos del daño, tanto al empaque exterior como al contenido si es posible.
5
Sarah (Female)
I've taken photos already. How do I submit them for a claim?
Ya he tomado fotos. ¿Cómo las envío para una reclamación?
6
John (Male)
You can email them to our claims department at [email protected]. Please include your tracking number and a brief description of the issue in the email. We'll then initiate a damage inspection.
Puedes enviarlos por correo electrónico a nuestro departamento de reclamaciones en [email protected]. Por favor, incluye tu número de seguimiento y una breve descripción del problema en el correo. Luego iniciaremos una inspección de daños.
7
Sarah (Female)
Okay, so I send the photos, and then what's the next step? Will someone contact me?
Vale, envío las fotos, ¿y luego cuál es el siguiente paso? ¿Alguien me contactará?
8
John (Male)
Yes, once we receive the photos, our claims team will review them. They'll contact you within 2-3 business days to discuss options, which may include a replacement or a refund, depending on the sender's policy and the claim assessment.
Sí, una vez que recibamos las fotos, nuestro equipo de reclamaciones las revisará. Se pondrán en contacto con usted en 2-3 días hábiles para discutir las opciones, que pueden incluir un reemplazo o un reembolso, dependiendo de la política del remitente y la evaluación de la reclamación.
9
Sarah (Female)
Alright, that sounds reasonable. I'll send those photos right away. Thank you for your help.
Está bien, eso suena razonable. Enviaré esas fotos de inmediato. Gracias por tu ayuda.
10
John (Male)
You're welcome. Is there anything else I can assist you with today?
De nada. ¿Hay algo más en lo que pueda ayudarte hoy?
11
Sarah (Female)
No, that's all for now. Goodbye.
No, eso es todo por ahora. Adiós.
12
John (Male)
Goodbye, and thank you for contacting us.
Adiós, y gracias por contactarnos.

Vocabulary

Essential words and phrases from the dialogue

visibly

Means something can be seen clearly with your eyes, like obvious damage on a package. Use it to describe things that are easy to notice.

Significa que algo se puede ver claramente con los ojos, como daños obvios en un paquete. Úsalo para describir cosas que son fáciles de notar.

damaged

Refers to something that is broken or harmed, like a package that arrived in bad condition. Common in complaints about deliveries.

Se refiere a algo que está roto o dañado, como un paquete que llegó en malas condiciones. Común en quejas sobre entregas.

tracking number

A unique code used to follow the location and status of a package during delivery. Always provide it when reporting issues to customer service.

Un código único utilizado para seguir la ubicación y el estado de un paquete durante la entrega. Siempre proporcione este número al reportar problemas al servicio al cliente.

crushed

Means squished or pressed so hard that it's flattened or deformed, often used for boxes or items that got smashed in transit.

Significa aplastado o presionado tan fuerte que queda aplanado o deformado, a menudo usado para cajas o artículos que se aplastaron en tránsito.

claim

A formal request for compensation or replacement due to damage or loss. In delivery contexts, it's like filing a report to get your money back.

Una solicitud formal de compensación o reemplazo debido a daños o pérdida. En contextos de entrega, es como presentar un informe para recuperar su dinero.

submit

To send or provide information officially, like emailing photos for a claim. Use it when handing in documents or forms.

Enviar o proporcionar información de manera oficial, como enviar fotos por correo electrónico para una reclamación. Úsalo al entregar documentos o formularios.

replacement

A new item given instead of the damaged one. Often an option in customer service for faulty products or deliveries.

Un nuevo artículo dado en lugar del dañado. A menudo una opción en el servicio al cliente para productos defectuosos o entregas.

refund

Money returned to you because of a problem with the purchase or delivery. Request it when a replacement isn't possible.

Dinero devuelto a usted por un problema con la compra o entrega. Solicítelo cuando no sea posible un reemplazo.

Key Sentences

Important phrases to remember and practice

Hi, I received a package today and it's visibly damaged. I need to report an issue.

This is a polite way to start a complaint call. It states the problem clearly and asks to report it. Useful for opening conversations about delivery problems; note the simple present tense for current issues.

Esta es una forma educada de iniciar una llamada de queja. Expone el problema claramente y pide reportarlo. Útil para abrir conversaciones sobre problemas de entrega; nota el presente simple para problemas actuales.

I'm sorry to hear that, ma'am. Can I please get your tracking number?

A customer service response showing empathy and politely requesting information. 'I'm sorry to hear that' softens the interaction; use 'ma'am' for female customers. The question uses 'can I please' for courteous requests.

Una respuesta de servicio al cliente que muestra empatía y solicita educadamente información. 'Lo siento mucho' suaviza la interacción; use 'señora' para clientes femeninas. La pregunta usa 'podría... por favor' para solicitudes corteses.

The box is crushed on one side, and it looks like something inside might be broken.

Describes the damage in detail to help the listener understand. Uses 'looks like' for speculation and 'might be' for possibility. Helpful when explaining problems over the phone; connects ideas with 'and'.

Describe el daño en detalle para ayudar al oyente a entender. Usa 'looks like' para especulación y 'might be' para posibilidad. Útil al explicar problemas por teléfono; conecta ideas con 'and'.

I've taken photos already. How do I submit them for a claim?

Shows preparation and asks for next steps. Present perfect 'I've taken' indicates a completed action; 'how do I' is a common way to ask for instructions. Practical for following up on reports.

Muestra preparación y pregunta por los próximos pasos. El presente perfecto 'I've taken' indica una acción completada; 'how do I' es una forma común de pedir instrucciones. Práctico para el seguimiento de informes.

You can email them to our claims department at [email protected].

Gives clear instructions on how to proceed. 'You can' suggests a possible action; includes specific details like email address. Use this pattern to guide someone through a process.

Proporciona instrucciones claras sobre cómo proceder. 'You can' sugiere una acción posible; incluye detalles específicos como la dirección de correo electrónico. Usa este patrón para guiar a alguien a través de un proceso.

Yes, once we receive the photos, our claims team will review them.

Explains the timeline and process using future tense 'will review' after 'once' for sequence. Useful for reassuring customers about what happens next in a claim.

Explica la línea de tiempo y el proceso usando el tiempo futuro 'will review' después de 'once' para la secuencia. Útil para tranquilizar a los clientes sobre lo que sucede a continuación en una reclamación.

They'll contact you within 2-3 business days to discuss options, which may include a replacement or a refund.

Outlines expected follow-up and possibilities with 'may include' for options. 'Within' specifies time frame; relative clause 'which may include' adds details. Great for setting expectations in service talks.

Describe el seguimiento esperado y posibilidades con 'may include' para opciones. 'Within' especifica el marco temporal; cláusula relativa 'which may include' añade detalles. Genial para establecer expectativas en conversaciones de servicio.

You're welcome. Is there anything else I can assist you with today?

Standard closing phrase in customer service. 'You're welcome' responds to thanks; the question checks for more help using 'can assist' for offers. Use to end conversations politely.

Frase de cierre estándar en el servicio al cliente. 'De nada' responde a los agradecimientos; la pregunta verifica si hay más ayuda usando 'pueda ayudarte' para ofertas. Úsala para terminar conversaciones cortésmente.