Addressing Delivery Issues (Damage/Missing Parts)
The customer discovers a damaged item or missing parts during or after delivery and needs to report the issue to the delivery team or the store for resolution.
El cliente descubre un artículo dañado o partes faltantes durante o después de la entrega y necesita reportar el problema al equipo de entrega o a la tienda para su resolución.
Dialogue
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Vocabulary
Essential words and phrases from the dialogue
scratched
Past tense of 'scratch', meaning a mark or cut on a surface, often from damage. Use it when describing issues with items like furniture.
Pasado de 'scratch', que significa una marca o corte en una superficie, a menudo por daño. Úsalo al describir problemas con objetos como muebles.
extent
The degree or size of something, like how bad a problem is. Common in customer service to ask for details about a issue.
El grado o tamaño de algo, como lo grave que es un problema. Común en el servicio al cliente para pedir detalles sobre un problema.
noticeable
Easy to see or notice. Use this adjective to describe something obvious, like a visible damage on an item.
Fácil de ver o notar. Usa este adjetivo para describir algo obvio, como un daño visible en un artículo.
transit
The process of transporting goods from one place to another. Often used in delivery contexts to explain how damage might occur.
El proceso de transporte de bienes de un lugar a otro. A menudo usado en contextos de entrega para explicar cómo podría ocurrir un daño.
assembly
The act of putting together parts of furniture or items. Related to instructions for building something like a bookshelf.
El acto de unir partes de muebles o artículos. Relacionado con instrucciones para construir algo como una estantería.
exchange
To replace a faulty item with a new one. A polite way to request a swap in shopping or delivery situations.
Para reemplazar un artículo defectuoso con uno nuevo. Una forma educada de solicitar un cambio en situaciones de compra o entrega.
assess
To evaluate or judge the condition of something. Used in service calls to check damage before deciding on a solution.
Evaluar o juzgar la condición de algo. Usado en llamadas de servicio para verificar daños antes de decidir sobre una solución.
ship out
To send or mail items to a customer. A phrasal verb common in business for delivering replacement parts quickly.
Enviar o mandar por correo artículos a un cliente. Un verbo frasal común en los negocios para entregar rápidamente piezas de repuesto.
Key Sentences
Important phrases to remember and practice
I'm sorry to hear that, ma'am.
A polite apology in customer service. Use 'ma'am' for female customers to show respect. This expression builds rapport when handling complaints.
Una disculpa educada en el servicio al cliente. Use 'señora' para clientas femeninas para mostrar respeto. Esta expresión construye rapport al manejar quejas.
Could you please describe the extent of the scratch?
A question to get more details about a problem. Uses 'could you please' for politeness. Useful for clarifying issues in reports or calls.
Una pregunta para obtener más detalles sobre un problema. Usa 'could you please' para ser educado. Útil para aclarar problemas en informes o llamadas.
It looks like it happened during transit.
Explains the cause of damage. 'Looks like' softens the statement. Good for describing suspected reasons in complaints without blaming.
Explica la causa del daño. 'Looks like' suaviza la declaración. Bueno para describir razones sospechosas en quejas sin culpar.
Could you send us a photo of the damage to our email?
Requests evidence politely. Includes specific details like email address. Essential in modern customer service for visual assessments.
Solicita evidencia de manera educada. Incluye detalles específicos como dirección de correo electrónico. Esencial en el servicio al cliente moderno para evaluaciones visuales.
We can ship those out to you immediately.
Offers a quick solution. 'Ship out' means to send. Use this to assure customers of fast action in delivery problems.
Ofrece una solución rápida. 'Ship out' significa enviar. Úsalo para asegurar a los clientes una acción rápida en problemas de entrega.
Would you like us to proceed with shipping those out?
Seeks confirmation before acting. 'Proceed with' means to continue. Polite way to confirm customer approval in service interactions.
Busca confirmación antes de actuar. 'Proceed with' significa continuar. Forma educada de confirmar la aprobación del cliente en interacciones de servicio.
I'd prefer an exchange if possible.
Expresses a preference politely. 'If possible' adds flexibility. Useful when requesting options like replacement over repair.
Expresa una preferencia cortésmente. 'Si es posible' añade flexibilidad. Útil al solicitar opciones como reemplazo en lugar de reparación.
Is there anything else I can assist you with today?
Standard closing question in service calls. Checks for more needs. Helps end conversations professionally and ensures satisfaction.
Pregunta de cierre estándar en llamadas de servicio. Verifica necesidades adicionales. Ayuda a finalizar conversaciones profesionalmente y asegura la satisfacción.